Hanteringstips (AR.C) |
|
Hanteringstips (AR.C) |
|
AR.C HANTERINGSTIPS
AR.C1 Tidpunkt för årsredovisning
Årsredovisning ska vara insänd till Patentverket senast en månad efter fastställelse på ordinarie bolagsstämma. Ordinarie bolagsstämma ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets utgång.
AR.C2 Årsredovisning för företag i annat bibliotek eller på annan dator
Normalt görs årsredovisningsarbetet i samma bibliotek som den normala bokföringen görs i. Därvid hämtas data från bokföringen automatiskt från rätt ställe.
Om bokföringsdata inte finns i det bibliotek där årsredovisningen görs, gör följande åtgärder:
| a) | Företaget finns i annat bibliotek på samma dator. Detta är aktuellt för koncerner, då koncernredovisning görs i ett separat bibliotek. |
| Använd funktion AR6 för överkopiering av koncernbalansräkning, koncernresultaträkning och i tillämpliga fall finansieringsanalys koncern. |
| b) | Företaget använder INFOFLEX GROSSIST på annan dator. |
| Kopiera erforderliga filer via modem, på kassett eller band till det egna biblioteket. De filer som ska kopieras är "bokkto.dat" och "boksld.dat". |
Vänd dig till Infoflex Kundstöd AB om ytterligare hjälp önskas.
| c) | Företaget finns ej i INFOFLEX GROSSIST. |
| Läs in data i funktion AR61 från tomma datafiler. På detta sätt skapas rapporter med rätt utseende men med alla saldon lika med noll. Dessa rapporter kan därefter redigeras i funktion AR7, varvid beloppen skrivs in manuellt. |
AR.C3 Normal rutin för framställning av årsredovisning
Följande rutin tillämpas vid framställning av årsredovisning.
Om årsredovisning framställs för första gången för företaget i fråga, ska rutinen för igångsättning i avsnitt AR.D först genomföras.
1. Genomför årsslutsrutin och bokslut
| Vid överkopiering till bokslutsföretag med kommandot KB ska man, om årsredovisning tidigare gjorts i INFOFLEX GROSSIST, vara noga med att inte kopiera in nya årsredovisningsfiler, för då raderas de gamla. |
| Gör först bokslut enligt anvisningarna i SYSTEM-11. |
2. Framställ koncernredovisning
| Vid koncern framställ koncernredovisning enligt avsnitt KC.C.1. |
3. Framställ finansieringsanalys för koncern
| Om finansieringsanalys för koncern ska framställas, göres denna enligt avsnitt KC.C.2. Se även avsnitt AR.C.5. |
4. Gör övergång till nytt år
| Gör övergång till nytt år med funktion AR18. (Detta ska givetvis inte göras första gången årsredovisning framställs.) |
5. Justera företagsuppgifter
| Kontrollera företagsuppgifterna i funktion AR2 och gör ev justeringar av datum. |
| Vid nystartad verksamhet, sätt fältet "sista datum föregående år" till 000000. Se avsnitt AR.C.7. |
6. Justera befattningshavare
| Lägg upp ev nya befattningshavare i funktion AR3. Gör vid behov ändringar av adressuppgifter. Om någon befattningshavare ska avgå notera A i fältet "Ny/avgår". |
| I de fall där man byter styrelse, VD eller revisor, skriv först ut underskriftsbladen US, UR och UF med funktion AR81. |
7. Justera befattningar
| Kontrollera befattningsregistret i funktion AR4 och gör ev ändringar. |
8. Fastställ eventuella sidonummer
| Om sidonummer används, kontrollera att inga ändringar behöver göras. |
| Se anvisningar i avsnitt AR.C9. |
9. Läs in ekonomiska rapporter
| Läs in ekonomiska rapporter i funktion AR6. Följande rapporter ska läsas in: |
| - Resultaträkning, RR eller annat rapportnummer som börjar på R. |
| - Balansräkning tillgångar, TI eller annat rapportnamn som börjar på T. |
| - Balansräkning skulder och eget kapital, SE eller annat rapportnummer som börjar på S. |
| - Finansieringsanalys om sådan ska ingå, AN eller annat rapportnummer som börjar på A. |
10. Läs in koncernrapporter
| Om bolaget är moderbolag i koncern, läs med funktion AR6 över följande rapporter från koncernredovisning, som gjorts i separat bibliotek : |
- Koncernresultaträkning, RK.
- Koncernbalansräkning tillgångar, TK.
- Koncernbalansräkning skulder och eget kapital, SK.
| - Finansieringsanalys koncern, om sådan ska ingå, AK. Se anvisningar i avsnitt KC.C2. |
11. Redigera ekonomiska rapporter
| Redigera alla ekonomiska rapporter. Följ anvisning i avsnitt AR7. Checklista: |
| a) Justera föregående års värden utgående från föregående års årsredovisning. Använd tangenterna END eller TAB. |
| b) Radera nollrader med kommandot R. |
| c) Stryk onödiga rader med kommandot S. |
| d) Sätt in notnummer. Välj kommandot Ä för ändra, på önskad rad, tryck TAB-tangenten så ställer sig markören automatiskt i kolumnen för notnummer. |
| Det är lämpligt att skriva ut kopior efter editeringen, antingen arbetskopior direkt vid uppdateringen eller riktiga utskrifter med rubrikrader från funktion AR81. |
12. Framställ bokslutskommentarer
| Framställ bokslutskommentarer i funktion AR7. Första gången görs detta enklast med hjälp av textregistret. I fortsättningen görs det enklast genom justering av föregående års bokslutskommentarer, som ligger kvar i registret. Det är lämpligt att skriva ut en utskrift därefter, antingen en arbetskopia direkt vid uppdateringen eller en riktig utskrift med rubrikrader från funktion AR81. |
13. Läs in data till förvaltningsberättelse
| Läs in data, från bokföring till förvaltningsberättelse, i funktion AR51. |
14. Komplettera och justera data till förvaltningsberättelse
| Se över data i funktion AR52, komplettera med antalet anställda, kontrollera och justera löneuppgifterna (ändringar är nödvändiga om löner för företagsledare eller utbetalda semesterlöner inte förs på separata konton), fastställ avsättning till reservfond, utdelning och styrelsearvode. |
15. Registrera eventuell kompletteringstext till förvaltningsberättelse
| Om man önskar använda det utrymme som finns längst ned på den obligatoriska textsidan, blankett FV, kan man lämpligen registrera denna i funktion AR7. Fördelen är att då finns texten kvar efter en eventuell inläsning av standardtexter även till nästa år. Vid koncernredovisning kan inte funktion AR7 användas, på grund av att den obligatoriska textmassan fyller hela sidan. |
16. Skapa och editera samtliga textsidor
| Skapa och editera samtliga textsidor i funktion AR7. Följande rapportnummer är aktuella: |
Rapportnr Benämning Läses in i AR7
FB Försättsblad Ja
F1 Förvaltningsberättelse, första sidan Nej
| FV Förvaltningsberättelse, obligatorisk Ja |
F2 Förvaltningsberättelse, sista sidan Nej
US Underskrifter Ja
UR Underskrifter, med revisorspåteckning Ja
UF Underskrifter, med fastställelseintyg Ja
| KO Bokslutskommentarer Nej |
RB Revisionsberättelse Ja
| BP Bolagsstämmeprotokoll Ja |
| SP Styrelseprotokoll Ja |
| SR Styrelse- och revisorsförteckning Ja |
| ÄA Ändringsanmälan för PRV Ja |
| X1-X9 Valfritt blankettnummer Nej |
| Textsidor som är markerade med "Ja" i den högra kolumnen ska läsas in (skapas) innan editeringen börjar. Detta görs i AR7 genom att man svarar J på frågan om "Ny inläsning". Vid N på den frågan ligger den senast inlästa versionen av rapporten i fråga kvar. |
| För textsidor som är markerade med "Nej" i den högra kolumnen skrivs hela rapporten som fri text. Eventuell rapport från föregående år finns dock kvar som utgångspunkt. |
17. Skriv ut årsredovisning och handlingar till PRV
| Skriv ut alla erforderliga handlingar i funktion AR81. Se anvisningar under detta avsnitt. |
Checklista:
FB Försättsblad
F1 Förvaltningsberättelse, textsida före obligatorisk del
FV Förvaltningsberättelse, obligatorisk del
F2 Förvaltningsberättelse, textsida efter obligatorisk del
US Underskrifter
UR Underskrifter med revisorspåteckning
UF Underskrifter med fastställelseintyg
RK Resultaträkning, koncern
TK Balansräkning tillgångar, koncern
SK Balansräkning skulder och eget kapital, koncern
AK Finansieringsanalys, koncern
RR Resultaträkning
TI Balansräkning tillgångar
SE Balansräkning skulder och eget kapital
AN Finansieringsanalys
KO Bokslutskommentarer
RB Revisionsberättelse (eller RX, revisionsberättelse textblad)
BP Bolagsstämmeprotokoll
SP Styrelseprotokoll
SR Styrelse- och revisionsförteckning
ÄA Ändringsanmälan
X1-X9 Valfria blanketter
18. Framställ standardiserat räkenskapsschema SRU
| Framställ räkenskapsschema (SRU) till skattemyndigheten i funktion AR82, om så inte redan har gjorts i bokslutsmodulen. Se anvisningar i avsnitt BS72 eller AR82. |
| Detta kan framställas på papper eller på diskett. |
19. Skriv ut deklarationsbilaga för SURV
| Skriv ut deklarationsbilaga för SURV i funktion AR83. |
AR.C4 Användning av textregister i årsredovisning
För att förenkla arbetet med årsredovisning kan textregistret utnyttjas. Bokslutskommentarer bör t ex läggas upp i förväg med olika alternativ för samma kommentar. Texterna hämtas därefter in från de olika ställen i årsredovisningen där de behövs. På detta sätt minskas risken att något glöms bort eller blir felaktigt i texter och kommentarer. Dessutom går arbetet med sammanställningen snabbt.
Numreringen av texterna bör tänkas igenom i förväg. Textnumren kan kombineras av både bokstäver och siffror.
Det rekommenderas att alla texter som hör till årsredovisningen läggs i en egen textgrupp. Därefter "numreras" texterna, exempelvis enligt följande mönster:
A01, A02, A03, d v s löpnummervis med prefixet A. En annan variant kan vara att texter som hör till resultaträkningen börjar på R, balansräkningens texter börjar på B, förvaltningstexterna börjar på F o s v.
Det är viktigt att inte texterna bara numreras från 1 och uppåt. När systemet hittar en not i resultat- och/eller balansräkningen, vilken oftast är mellan 1-9, och sedan återfinner en text med samma nummer, skrivs denna text ut på en sida direkt efter resultaträkningen. Finns samma not på flera rader, skrivs textsidan ut lika många gånger. Detsamma gäller för balansräkningen.
AR.C5 Framställning av finansieringsanlays
Enligt aktiebolagslagen ska aktiebolag, som på grund av sin storlek är skyldigt att ha en auktoriserad revisor, i sin årsredovisning ha en finansieringsanalys. Moderbolag, som är skyldigt att ha en auktoriserad revisor, ska lämna en finansieringsanalys för koncernen.
Auktoriserad revisor krävs i följande fall:
| - | Om bolaget är noterat vid Stockholms fondbörs. |
| - | Om balansomslutningen i bolaget eller koncernen minskad med obeskattade reserver enligt fastställda balansräkningar för de två senaste verksamhetsåren överstigit 1000 basbelopp, vilket 1991 motsvarade 32.2 Mkr. |
| - | Om antalet anställda under de två senaste verksamhetsåren överstigit 200 anställda. |
Finansieringsanalys för ett bolag framtas enkelt i årsredovisningsmodulen utgående från befintliga data.
För en koncern måste finansieringsanalysen framtas i samband med koncernredovisningen. Därvid kan det normalt visa sig enklast att framställa finansieringsanalysen i ett separat bibliotek. Se anvisningar under avsnitt KC.C2.
AR.C6 Framställning av delårsrapport
Aktiebolag eller koncern som på grund sin storlek ska ha auktoriserad revisor - se avsnitt AR.C5 - ska också enligt lagen om årsredovisning framställa en delårsrapport.
Bestämmelserna innebär i praktiken att delårsrapporten ska omfatta sex eller åtta månader. Den ska insändas till Patentverket inom två månader efter periodens utgång.
Delårsrapporten ska omfatta en översiktlig redogörelse för verksamhet, resultatutveckling, investeringar och förändringar i likviditet och finansiering. Redogörelsen registreras i funktion AR7, blankett DR. Blanketten undertecknas av VD, om denne har styrelsens fullmakt för detta, annars av minst halva styrelsen. Glöm inte att tillskriva namn för undertecknande nedtill på blanketten.
Vidare ska uppgift lämnas om omsättning och resultat före bokslutsdispositioner och skatt. Motsvarande uppgifter för samma tid föregående år ska finnas med som jämförelse. Det är lämpligt att uppfylla detta krav genom att lämna med en resultaträkning, blankett RR, och i förekommande fall även en koncernresultaträkning, blankett RK. Dessa kan framställas på samma sätt som en årsredovisning.
Vid utskrift av redogörelse och resultaträkning i funktion AR81 anges att utskriften avser delårsrapport.
AR.C7 Nystartad verksamhet
Vid nystartad verksamhet ska fältet "sista datum föregående år" i funktion AR2 sättas till 000000. Därvid utelämnar systemet, på samtliga utskrifter, alla fält och kolumner avseende föregående år.
AR.C8 Utskrift av styrelse- och revisorsförteckning
Styrelseledamöter och revisorer läggs upp i AR3 och AR4. Dessa skrivs ut i en förteckning, blanketten SR. Blanketten SR sorteras och skrivs ut i initialordning.
Om man önskar denna förteckning i viss ordning rekommenderas att man registrerar initialerna som siffror istället. Exempelvis:
Verkställande ledning har siffrorna 10-19
Styrelse har siffrorna 20-49
(som ej ingår i verkställande ledning)
Revisorer har siffrorna 90-99
AR.C9 Sidnumrering
Alla sidor i årsredovisningen, förutom försättsbladet, kan åsättas ett sidnummer. Sidnumreringen sätts av användaren och fungerar efter en väl definierad prioritetsordning.
Om en blankett innehåller så mycket text att den kräver flera sidor vid utskrift, åsätts den första sidan det sidnummer som användaren har valt, därefter får sidorna nummer som stegas upp på normalt sätt.
Sidnumrering kan anges i tre olika program, enligt följande prioriteringsordning:
| 1. | Eventuell sidnumrering angiven vid editering i AR7 väljs alltid. |
| 2. | Om sidnumrering i AR7 är noll, och en rapportföljd enligt AR11 valts, tas sidnummer från denna. |
| 3. | Skulle även AR11 sakna sidnumrering tas sidnummer från förval i AR15. |
Normalt är det enklast att förlita sig på AR15, eftersom detta val även fungerar vid utskrift av enstaka blad.