Hanteringstips (KO.C)

KO.C        HANTERINGSTIPS

 

Beträffande ett stort antal grundläggande funktioner se avsnitt FA.C, hanterings­tips fakture­ring, som till större delen är tillämpliga även för kundorder.

 

 

KO.C1        Orderingångsstatistik

 

Orderingångsstatistiken ger upplysning om fakturering, orderingång och order­stock i kronor per kundgrupp och per varugrupp.

 

Orderingångsstatistiken baseras på uppgifter från kundorder och fakturering. I den orde­ringång som redovisas inräknas även direkt fakturering och kontantfakture­ring från kassater­minal.

 

 

KO.C2        Att omforma en offert till kundorder

 

Offerter finns registrerade i samma orderregister och med samma nummer­serie som kundorder.

 

Det går därför lätt att omforma en offert till kundorder.

 

Detta görs som ändring av kundorder i funktionerna KO12, KO22, eller KO32, varvid systemet frågar om offerterna ska omformas till kundorder. Samtidigt kan alla erforderliga textstrykningar, ändringar och komplet­teringar göras.

 

 

KO.C3        Kreditgräns, spärrar och varning för obetalda fakturor

 

Systemet innehåller olika möjligheter till att sätta kreditgränser och att spärra kunder.

 

 a)        Kreditgräns

 

I kundregistret, funktion KR11, kan varje kund åsättas en kreditgräns. Vid orderregistrering och fakturering kontrollerar systemet att kunden inte kommer att överskrida denna gräns.

 

Kontroll görs av att summan av kundens saldo och ordersaldo, dvs summan av inneliggande orderstock, inte överskrider kreditsaldot. Kontrollen görs såväl vid början av orderregistreringen som vid uppdateringen. Om gränsen överskrids ges en varning, men regist­reringen kan, om så önskas, ändå fullföljas.

 

 

 b)        Varning för obetalda fakturor

 

Vid orderregistrering och fakturering görs en kontroll av om kunden har obetalda fakturor överstigande en valfri gräns i antal dagar. Denna gräns sätts i funktion SY412, "förseningsg­räns för varning". Valfritt antal dagar upp till 99 kan anges.

 

För att denna funktion ska vara meningsfull måste funktion KR43, fram­ställning av påminnelser, eller funktion KR46, automatisk spärrning av kunder, köras regel­bundet t ex varje vecka. Därvid uppdateras fältet "aktuell försening" på kunden.

 

Observera att man i rutinen kan välja att inga spärrningar ska läggas ut. Det går alltså mycket väl att köra rutinen enbart för att räkna om aktuell försening. Fältet aktuell försening uppdateras även varje gång en betalning registreras i KR31 eller då förfallodatum ändras i KR22.

 

 

 c)        Snittförsening på kund

 

På varje kund finns även ett osynligt fält för genomsnittlig för­sening. Detta fält uppdateras varje gång en betalning registreras i KR31. Genomsnittlig försening visas vid fakturering och registrering av order eller offert. Snittförsening är ett vägt medelvärde där de senaste betalningarna alltid väger tyngst. Den sista betalningen viktas med 50%, den näst sista med hälften därav (25%), den tredje sista ytterligare hälften därav (12,5%) o.s.v..

 

 

 d)        Kreditspärr

 

En kund kan kreditspärras manuellt i funktion KR11 eller auto­matiskt utgående från valfri gräns för aktuell försening i funktion KR46, automatisk spärrning av kunder. Vid orderregistrering meddelas om en kund är kredit­spärrad, men handläggaren kan ändå ges ändå möjlighet att registrera ordern. Se även efter­följande avsnitt om leveransspärr.

 

 

 e)        Leveransspärr

 

En order som registreras på en viss kund med betalningssvårigheter el dyl kan leverans­spärras. Denna leveransspärr sätts antingen manuellt eller automatiskt.

 

Manuell spärrning av ordern görs i orderhuvudet genom val "S", spärr. Samma kommando kan även användas för att ta bort spärren. En förutsätt­ning är att man i SY443 satt parametern "rätt att häva kredit­spärr vid registrering" till "J". Är ordern leveransspärrad visas detta reverserat i orderhuvudets skärmbild.

 

Man kan också välja att order på spärrade kunder automatiskt ska leverans­spärras utan möjlighet för orderregistreraren att ändra detta. I så fall ska parametern "rätt att häva kreditspärr vid registrering" i SY443 sättas till "N".

 

Leveransspärrade order medtas inte vid utskrift av plocklista­/följesedel i funktion LA51 eller direkt efter orderregistrering i funktionerna KO1-KO3. En bevakningslista över spärrade order kan skrivas ut i funktion KO8 eller visas på skärm i KO9. Valet spärrade order ska då sättas till "E", endast spärrade order.

 

Hävning av leveransspärr vid automatisk spärrning görs i funktion KO6. Alternativt makuleras ordern i KO1-KO3.

 

 

KO.C4        Olika betalare på en order

 

I många sammanhang kan det vara praktiskt att på en viss order låta olika poster betalas av olika kunder.

 

Detta kan vara aktuellt t ex då ett försäkringsbolag ska bära en viss del av en reparationsorder, eller att en viss del ska gå på garanti och därför faktu­reras en generalagent. Ett annat exempel kan vara att en order registreras på en kund, men ska betalas till viss del eller i sin helhet av ett konto­korts- eller leasingföretag.

 

I dessa fall kan man vid registrering av offert eller order på valfria artikelrader ange kundnumret för den kund som ska betala just den artikelraden. Detta görs antingen manuellt eller automatiskt.

 

Manuellt görs detta vid orderregistreringen med hjälp av kommandot K för kund, varvid man får ange vilka radnummer som denna kund ska betala.

 

Automatiskt görs registreringen genom att man i LA11 har angivit betala­rens kundnummer i anmärkningsfältet för artikeln i fråga, varvid denna artikel alltid kommer att debiteras angiven kund. En förutsättning är att parametern "Betalare knuten till artikel" i funktion SY444 satts till J.

 

För att en order ska fördelas på olika betalare måste ordern faktu­reras genom samlingsfakturering i funktion FA6. I övriga fakture­ringsfunktioner faktureras alltid hela ordern på den kund som angivits i orderhuvudet.

 

 

KO.C5        Framställning av flera lika kundorder

 

Det förekommer ibland att man önskar framställa flera order med helt eller delvis samma innehåll. För vidare anvisningar, v g se avsnitt OF.C2.

 

 

KO.C6        Artikeltexter

 

Det finns ett flertal alternativ till komplettering och utbyte av artikeltexter. Se hanteringstips i avsnitt LA.C20.

 

 

 

Om man har flera lager kan det ibland bli så att man vill eller måste dela upp en order genom att leverera olika artiklar från olika lager. I INFOFLEX GROSSIST kan man bara registrera ett lager på en order, men det finns en funktion som gör att man kan registrera allt på samma order. Ordern delas vid uppdateringen sedan upp på en order per inblandat lager.

 

Funktionen är avsedd att enkelt kunna hantera leveranser från flera lager till en och samma kund. Endast en order behöver registreras manuellt. Det enda dokument som skrivs ut på de övriga lagren som ska leverera är en plocklista. Det rekommenderas därför starkt att alltid skriva ut plocklistor vid denna typ av order för att inte missa någon order.

 

Först måste en "dummy-användare" per lager läggas upp. Den ska heta xxAUTO, där xx står för lagernumret. Det behövs således användare 01AUTO för lager 01, 02AUTO för lager 02 o s v. På dessa användare talar man framförallt om vilka skrivare som används för plocklistor och om man använder en speciell ordernummerserie på det lagret. Det är från dessa användare som uppgifter om de automatiskt skapade orderna hämtas vid uppdatering.

 

I KO och KT kan man nu beställa leverans av vissa artiklar från andra lager vid antingen bristfrågan eller från kommandoraden på artikelraden som fås med F2 eller ENTER i kvantitetsfältet. Kommandot som används är bestÄll (Ä). När man väljer beställ får man ange vilket lager som leveransen ska ske från.

 

Kommandot Visa är också kompletterat med beställ för att man ska kunna se vilket lager som artiklarna är beställda från. Innan ordern är uppdaterad ligger orderraderna kvar som ordinarie artikelrader för att vara enkelt ändringsbara.

 

Vid uppdatering sker en överflyttning av alla artikelrader som ska levereras från andra lager till en ny order per lager. Observera att det alltid skapas en order oavsett om ursprungsdokumentet är en följesedel eller inte. De automatiskt skapade orderna skrivs ut som plocklistor på respektive lagerskrivare enligt användarna 01AUTO, 02AUTO o s v om så väljs vid uppdatering. De automatiskt skapade orderna får ordernummer från den nummerserie som användaren xxAUTO har.

 

På den ursprungliga ordern/följesedeln skapas en textrad med information om vilka artiklar som beställts på denna order, vilket nytt ordernummer de fått och från vilket lager de kommer att beställas.

 

Det blir nu respektive lager som får ta över ansvaret för leverans och fakturering av respektive order. Det är med andra ord inte möjligt att ändra uppgifter om leverans från andra lager från ursprungsordern efter uppdatering.

 

Om funktionen används i kombination av möjligheten att enkelt se vilken lagerbehållning man har på andra lager vid bristfråga, kan mycket försäljning som annars gått förlorad att kunna räddas genom att lova snabb leverans från ett annat lager på enkelt sätt.