KR21 Registrering av manuella kundfakturor

KR21        Registrering av manuella kundfakturor

 

Denna funktion används för registrering av kundfakturor i det fall integration med faktureringsmodulen saknas.

 

Funktionen används även för inläggning av ingående saldon för kunder samt för ändring av förfallodag och text i kundfakturor.

 

Det går också att från funktionen göra uthopp för registrering eller ändring av kunder.

 

Kreditfakturor registreras i samma funktion med negativt fakturabelopp.

 

Största fakturabelopp är 99 mkr.

 

Kontering kan göras inte bara på konto och kostnadsställe utan även på projekt, varvid även en projekttransaktion skapas och projektregistren uppdateras. Detta väljs som systemparameter i funktion SY433.

 

Det går att registrera en faktura med utländsk valuta. Normalt bör valutan ha lagts upp i VA1, uppläggning av valuta. Det är också en fördel om valutan anges på kunden i funktion KR11.

 

Systemet registrerar även kassarabatter. Man når detta fält då man anger ett belopp i fältet rabattgrund. Systemet stannar i fältet om man angivit kassarabatt på kunden. Man kan alltid komma till fältet genom att backa dit med pil upp.

 

För att registreringen ska gå snabbt gör systemet förval av ett stort antal funktioner och många fält överhoppas. För att ändra dessa fält vandrar man med pilarna.

 

För ändring av en redan registrerad faktura, används funktion KR22.

Om automatiskt fakturanummer har valts i SY441 visas detta. Om manuellt fakturanummer valts välj mellan att ange fakturanummer eller F7 hämtar nästa nummer. Systemet kontrollerar att angivet nummer inte redan finns som en transaktion i kundreskontran.

 

Observera att om samma nummerserie som bokföringsserien används, kan detta bli visst problem i bokslutsföretaget. I bokslutsföretaget förutsätts alla bokföringstransaktioner vara bokslutsbokningar, vilket inte stämmer för denna typ av transaktion.

 

Separat nummerserie rekommenderas.

 

Har man gjort uthopp för underhåll eller frågor kommer man automatiskt tillbaka till fakturaregistreringen sedan man avslutat dessa funktioner.

 

Systemet svarar med kundnamn och kundnummer. Dessa fält kan inte nås. Samtidigt görs även förval på ett antal andra fält som kan nås. Förvalen styrs av uppgifter i kundregistret.

 

Systemet föreslår normalt kundens landskod, enligt vad som registrerats i funktion KR11.

 

När första fakturan ska registreras föreslås dagens datum. Det kan ändras genom överskrivning. Systemet testar att datumet existerar i almanackan.

 

För påföljande fakturor föreslås det sist angivna datumet.

 

Ange Fakturatyp. Välj mellan:

F        =        Faktura

R        =        Räntefaktura

 

Ange totalbelopp. Observera att totalbeloppet inkluderar eventuell moms. Kreditfaktura anges med negativt belopp.

 

Ange Valuta. Dagskursen i valutafunktionen, VA1.

 

Systemet anger fakturabeloppet omräknat till svenska kronor genom multiplikation med valutakursen dividerat med 100.

 

Detta belopp kommer att vid uppdatering registreras i kundreskontran och på kontot för kundfordran i bokföringen. Fältet kan inte nås.

 

Systemet hoppar direkt till förfallodatum. Undantag är om kassarabatt angivits på kunden. I detta fall går systemet först till fältet rabattgrund.

 

Systemet stannar i fältet Rabattgrund om kassarabattprocent angivits på kunden i kundregistret, funktion KR11.

 

Här ska anges det belopp, i SEK, på vilket kassarabatt ska beräknas, normalt fakturabeloppet exklusive moms och frakt. Då ett belopp anges tänds fälten med kassarabatt i registreringsbildens mitt och systemet går till första rabattfältet.

 

Om inget belopp anges går systemet direkt till förfallodatum.

 

Systemet går till fältet Rabatt 1 endast om belopp angivits i rabattgrund.

 

Systemet föreslår den kassarabattprocent som finns registrerad på kunden i funktion KR11.

 

Systemet föreslår sista betalningsdag för att kassarabatten ska utgå genom att addera till fakturadatumet den betalningsfrist för kassarabatt som angivits på kunden i funktion KR11.

 

Systemet föreslår som kassarabatt rabattgrundande belopp multiplicerat med rabattprocenten dividerat med 100.

 

Systemet föreslår förfallodatum genom att till fakturadatumet addera den betalningsfrist som registrerats på kunden i funktion KR11.

 

Vid registrering av faktura väljs verifikationsnumret automatiskt av systemet. Numret ska skrivas in på fakturan i övre högra hörnet.

 

Vid ändring, attestering eller kontering anges det verifikationsnummer som ska behandlas.

 

Fältet överhoppas normalt, såvida man inte avstått från att ange kundnummer.

 

 

I detta fältet Verifikationstext anges den verifikationstext som ska registreras i bokföringen.

 

Systemet föreslår kundens namn.

 

Fältet överhoppas normalt. Det går bra att backa in i fältet.

 

I detta fältet Transaktionstext anges den transaktionstext som ska registreras i kundreskontran.

 

Systemet föreslår FAKTURA, KREDITFAKTURA eller RÄNTEFAKTURA.

 

Fältet överhoppas normalt. Det går bra att backa in i fältet.

 

Vid långa konteringar kan flera sidor behövas. Inom parentes visas hur många sidor som kontobilden omfattar.

 

Systemet går därefter till en konteringstabell i skärmbildens nedre del.

 

Konteringstabellen fungerar analogt med normal bokföring i funktion BO4 och med registrering av inköpsfakturor i LR2. För anvisningar hänvisas till detta avsnitt.

 

Följande gäller speciellt:

 

Förval av konteringar

 

Som första konto anges alltid kontot för kundfordran, såsom det angivits i funktion SY61. Beloppet är alltid lika med omräknat fakturabelopp, i kredit vid vanliga fakturor, i debet vid kreditfakturor.

 

Som andra konto erhålls, efter ENTER i kontofältet, kontot för utgående moms om momskoden för kunden är ställd till J.

 

Som nästa konto och kostnadsställe erhålls automatiskt det förval som angivits på kunden som konto 1 respektive kostnadsställe 1. Har fler konton/kostnadsställen angivits på kunden erhålls dessa automatiskt på efterföljande konteringsrader.

 

Ändring av förval

 

Förvalt konto går att ändra till annat konto. Passera först kostnadsställefältet. Om kostnadsställe är obligatoriskt för kontot, måste ett kostnadsställe anges. Backa därefter tillbaka till kontokolumnen med pil upp, så kan valfritt kontonummer registreras.

 

F5        =        Multisökning på konton

F6        =        Underhåll av konton

 

Projektredovisning

 

Registrering på projekt kan göras om projektredovisningen är installerad i funktion SY433.

 

Detta kan göras oavsett om antalsredovisning är vald i stället för projekt i bokföringen.

 

Momskontroll

 

På konteringsraden för utgående moms görs en kontrollräkning av momsbeloppet ställt i relation till fakturabeloppet exklusive moms. Skulle det framräknade procenttalet avvika från den momsprocent som angivits som 100% moms i funktion SY412, meddelar systemet detta och begär bekräftelse för att gå vidare.

 

Uppdatering

 

Vid uppdatering sker följande:

 

 

 

 

 

Vid integration med bokföringen sker dessutom följande:

 

 

 

 

Vid integration med projektregistret sker dessutom: