KR23 Inläsning av uppgifter från externt system

Skrivare: BN

I funktionen överförs fakturatransaktioner från, resebokningssystemet EUROTRAC och speditionssystemet SPECTRA, till Infoflexs kundreskontra och bokföring. För att bokföring ska överföras förutsätts att integration finns.

Bokföringsjournal skrivs ut automatiskt.

Kontrollera att systemparametern "Uppdragsredovisning speditionssystem" är besvarad med J.

Om kunden saknas i Infoflex vid överföringen, eller om det inte finns lika många uppgifter på kunden som i EUROTRAC eller SPECTRA, så läggs kunduppgifterna upp automatiskt. Det förutsätter att normalvillkoren, KR12, är upplagda.

Skulle av någon anledning inte hela överföringsfilen läsas in kommer de felaktiga posterna att skrivas ut på en lista. Poster som inte lästs in ligger kvar, och kan efter komplettering eller rättning läsas in på nytt. Eventuella fel kan vara att ett visst konto inte finns upplagt, konteringen är inte i balans. Även kostnadsställe, kostnadsslag, kostnadsbärare och projekt testas.

Systemet kontrollerar också att inga fakturor läses in som redan finns inlästa.

Om systemparametern i SY461 är besvarad med J ställer systemet frågan:

För System ange R om inläsning ska göras från resebyråsystem. Ange S om inläsning ska göras från speditionssystem.

Därefter kommer frågan som, för de som svarat N i SY461, kommer upp direkt:

Inläsning? OK? (Ja, Nej)

Vid J startas inläsning, N återgår till menyn.

Inläsningsfunktionen inleds med en kontrolläsning av TRAC-filen. TRAC skapar två sekvensiella filer; trikr.dat och tribo.dat. Systemet läser först in trikr och därefter tribo. Systemet kontrollerar då i tur och ordning att samtliga kunder, konton, kostnadsställen och valutor finns upplagda i Infoflex. Kontroll görs även av fakturanumren så att inga dubbletter förekommer.

Skulle något av ovannämnda inte uppfyllas görs ingen inläsning av TRAC-filen. Istället visas på skärmen vilka uppgifter som ej stämmer, varpå ändring eller komplettering kan göras i Infoflex. Därefter kan inläsning startas på nytt, eftersom TRAC-filen finns kvar i ursprungligt skick.

TRAC's fakturor kan vara av typerna

IV Invoice

CO Collection invoice

CA Cash note

CC Creditcard note

SG Signature on file

Då de överförs till kundtransaktionsregistret KUNTRA behandlas IV och CO som obetalda fakturor och SG som en kontantnota. CA och CC behandlas som betalda eller obetalda beroende på vad man angett i systemparametrarna, SY441.

Fakturajournalen uppdateras alltid och skrivs ut automatiskt.

Finns integration med bokföring skapas även bokföringstransaktioner i registren boktra.dat och boksld.dat.

Är systemparametern "Separat verifikation för varje faktura" i SY444 ställd till J skapas en bokföringstransaktion för varje faktura. Är parametern ställd till N bildas endast en bokföringstransaktion med samtliga fakturor för en dag sammanräknade. Verifikationsnumret är lika med det lägsta av fakturanumren och i transaktionstexten visas från och till vilka fakturor som ingår i verifikationen. I kundtransaktionsregistret skapas fortfarande en verifikation per faktura.

Efter inläsning nollställs TRAC-filen.