LA3 Beställningsrutin |
|
LA3 Beställningsrutin |
|
Beställningsrutinen bygger på beställningspunkter och orderkvantiteter. Dessa kan sättas manuellt eller beräknas automatiskt av systemet.
Den automatiska beräkningen av beställningspunkter och orderkvantiteter kan göras utifrån ett antal olika beräkningsformler. Man måste därför först välja metod.
Det är beställningspunkter och orderkvantiteter som styr lagrets storlek och därmed kapitalbindningen, allt enligt de normala lagerteorierna.
I det följande inledande avsnittet beskrivs utförligt hur beställningspunkterna och orderkvantiteterna fungerar och hur man kan styra lagret.
Årsförbrukningen är grundläggande för beräkningen av både beställningspunkt och orderkvantitet.
Systemet arbetar med två begrepp:
•Budgeterad årsförbrukning sätts manuellt. Detta är lämpligt att göra när produkten är ny eller när man har kännedom om att en viss artikel kommer att öka i volym.
•Beräknad årsförbrukning beräknas alltid av systemet.
Finns budgeterad årsförbrukning angiven, använder systemet alltid denna. Annars används beräknad årsförbrukning.
Vid beräkningen fastställer systemet först om en artikel är ny eller gammal. Detta styrs av artikelns första rörelsedatum. Om detta ligger mindre än 12 månader bakåt i tiden betraktas artikeln som ny.
Jämförelsedatumet är alltid den första i den månad som ligger elva månader bakåt från angiven sista period.
För en artikel som är gammal är beräknad årsförbrukning lika med summan av sålt och internförbrukat antal under de sista tolv perioderna.
För en artikel som är ny beräknar systemet först hur många perioder som produkten haft försäljning eller internförbrukning, och årsförbrukning proportioneras sedan upp till helår.
Exempel: Om en ny artikel haft försäljning under de senaste 5 månaderna och den totala försäljningen uppgått till 100 blir beräknad årsförbrukning 100 x 12 / 5 = 240.
Beställningspunkten styr när en artikel ska föreslås för beställning.
Det finns i systemet två beställningspunkter:
- Beställningspunkt
- Minimi beställningspunkt
Beställningspunkten kan visserligen sättas manuellt, men beräknas lämpligen automatiskt av systemet enligt ett antal alternativa modeller som beskrivs nedan.
Minimi beställningspunkt sätts alltid manuellt.
Vid framställning av beställningsförslag använder systemet alltid den högsta av de två beställningspunkterna.
Hur man anger att en artikel ska vara lagerförd
Ska en artikel vara lagerförd, alltså alltid beställas till lager senast när artikeln tagit slut, lägger man in 1 eller mer i minsta beställningspunkt.
Artikeltypen ska vara N, normalartikel.
Ska beställning initieras så snart som disponibelt antal understiger ett visst antal, oavsett årsförbrukning, anges detta antal som minsta beställningspunkt. Artikeltypen ska vara N, normalartikel.
Detta gäller exempelvis om en butik alltid vill se till att det finns fyra däck av en viss dimension i lager. ange då 4 som minsta beställningspunkt.
Hur man anger att en artikel inte ska vara lagerförd
Ska en viss normalartikel inte vara lagerförd, oavsett årsförbrukning, sätter man i funktion LA11 artikeltypen till E, ej lagerförd. Det går även med vilken annan artikeltyp som helst utom N.
En E-artikel får vid beräkning beställningspunkten noll, vilket innebär att den medtas på beställningsförslag först när disponibelt antal understiger noll, alltså exempelvis när man registrerat en kundorder för artikeln samtidigt som lagerbehållningen är noll.
En artikel medtas på ett beställningsförslag när disponibel kvantitet understiger den högsta av beställningspunkten och minsta beställningspunkten.
En förutsättning är att artikeln har artikeltyp N, normalartikel, eller E, ej lagerförd artikel.
Hur nyupplagda artiklar hanteras, beskrivs längre fram.
Beställningspunkten är summan av säkerhetslager och förbrukning under leveranstiden. Säkerhetslagret är det antal av en viss artikel som teoretiskt ska finnas kvar som reserv vid den tidpunkt då en utlagd beställning kommer hem.
Det finns tre olika metoder för beräkning av säkerhetslagret. Vilken metod som ska användas väljs i funktion SY463.
Alternativen är följande:
P |
Procent-metoden. Säkerhetslagret anges som viss procent av årsförbrukningen. Denna metod är enkel att använda och passar bra om leveranstiderna är förhållandevis korta. |
|
|
D |
Dagar-metoden. Säkerhetslagret anges som visst antal arbetsdagars förbrukning. Metoden är analog med P-metoden. Vid beräkningen utgår systemet från 240 arbetsdagar per år. |
|
|
S |
Säkerhetsmarginal-metoden. Säkerhetslagret anges som viss säkerhetsmarginal i procent av leveranstiden. Om man exempelvis sätter säkerhetsmarginalen till 50% innebär det att om artikelns leveranstid är 10 dagar blir säkerhetslagret 5 dagar, men om leveranstiden är 40 dagar blir säkerhetslagret 20 dagar. Denna metod återspeglar bäst det faktiska behovet av säkerhetsmarginal, men förutsätter att leveranstid finns på samtliga artiklar. |
Sedan man valt metod ska man i varugruppsregistret ange hur stort säkerhetslagret ska vara. Detta kan göras per varugrupp. Det räcker dock att lägga upp uppgifter för varugrupp noll, gemensamt. Vid beräkning letar systemet först på den aktuella varugruppen, men finns inga uppgifter där hämtas de från varugrupp noll.
I varugruppsregistret anges säkerhetslagret som procent av årsförbrukningen, som antal arbetsdagar eller som säkerhetsmarginal i procent av leveranstiden inom upp till fyra intervall av årsförbrukningen. Man kan alltså välja ett visst tal som ska gälla upp t.o.m. en viss årsförbrukning, ett annat, lägre tal som ska gälla i nästa intervall o.s.v..
Är leveranstiden längre än några enstaka dagar måste systemet ta hänsyn till förbrukningen under leveranstiden.
Systemet utgår från 240 arbetsdagar per år vilket är baserat på 5 dagar per vecka med normal semester.
Förbrukningen under leveranstiden blir då:
•årsförbrukning x leveranstid / 240
De olika beräkningsformlerna för beställningspunkt:
Vid metod P: |
Å x (S/100 + L/240) |
Vid metod D: |
Å x (S + L) / 240 |
Vid metod S: |
Å x (1 + S/100) x L /240 |
där |
|
Å |
budgeterad årsförbrukning, om den är angiven, annars beräknad årsförbrukning |
S |
koefficient för säkerhetslager för den aktuella årsförbrukningen enligt tabell i LA13 |
L |
leveranstid för artikeln i arbetsdagar |
I funktion LA124 bör avrundningstabeller läggas in, dels för varugrupp noll, dels för de varugrupper för vilka man vill ha särskilda avrundningsregler.
Avrundning kan göras till närmaste heltal, tiotal, hundratal och tusental. Olika avrundningar kan anges för olika intervall.
för artiklar med så liten årsförbrukning att beställningspunkten blev mindre än 0.5 görs avrundning enligt normal metod till 0, vilket skulle kunna medföra att artikeln inte medtas på beställningsförslaget.
Detta problem kan hanteras på två sätt:
A) I avrundningstabellen i funktion LA124 för posttyp B, beställningspunkt, finns ett fält för lägsta gräns för beställningspunkt.
Om detta sätts till exempelvis 0.2 kommer systemet att avrunda alla inställningspunkter till 1, som räknats fram till 0.2 eller mer (upp till 1.49).
B) Man kan på alla berörda artiklar ange en minsta beställningspunkt på minst 1. Jämför följande stycke.
Ett särskilt problem är hur man ska tillse att nyupplagda artiklar tas med åtminstone vid första beställningstillfället efter uppläggningen, eftersom dessa ännu inte har hunnit få någon statistik.
Man kan hantera problemet på tre sätt:
A) Anger man på varje nyupplagd artikel 1 som minsta beställningspunkt, kommer artikeln alltid att föreslås vid första tillfället. I detta fall ska så anges redan på artikelförvalet i funktion LA12. För äldre artiklar med statistik bör senare övervägas att ta bort minsta beställningspunkten, så att inte alla artiklar lagerförs för all framtid. Detta kan göras automatiskt.
B) Anger man en budgeterad årsförbrukning och därefter kör beräkning av beställningspunkter kommer artikeln att ha en beställningspunkt och därmed medtas på beställningsförslaget.
C) Man kan helt enkelt vid framställning av beställningsförslaget i funktion LA33 välja J på frågan om nyupplagda artiklar ska medtas. Därvid tas alla artiklar med som saknar rörelsedatum och har disponibelt antal noll.
Metod A och C är normalt enklast att använda.
Orderkvantiteten är det antal av varje artikel som är lämpligt att beställa.
Det finns två olika metoder för beräkning av orderkvantiteten. Metoden väljs i SY463.
Alternativen är följande:
W = Wilsonformeln. Orderkvantiteten beräknas enligt den välkända Wilsonformeln enligt följande:
Roten ur (2 x Å x (O + S)* PD ) / (K x R/100)
där
Å = Budgeterad årsförbrukning, om den är angiven, annars beräknad årsförbrukning
O = Ordersärkostnad angiven för varugruppen i LA13
S = För köpartiklar; Ordersärkostnad enligt inköpsregistret i LA141. För egentillverkade artiklar; Ställpris för artikeln enligt operationsberedningen i MP2
K = Kostpris för artikeln
PD= Prisdivisor registrerad i LA11
R = Ränta och lagerhållningskostnad i procent enligt SY463
Metoden är lämplig att använda för tillverkande företag, men förutsätter att alla uppgifter finns registrerade.
P = Procentmetoden. Orderkvantiteten anges som viss procent av årsförbrukningen i funktion LA13 analogt med P-metoden för beställningspunkten. Metoden är lätt att förstå och använda. Metoden är lämplig för butiker.
Formeln är:
Å x P/100
där
Å = Budgeterad årsförbrukning, om den är angiven, annars beräknad årsförbrukning
P = Procent av årsförbrukning inom aktuellt intervall enligt tabell i LA13.
Hänsyn tas sedan till inköpsförpackningsstorlek och avrundning enligt efterföljande avsnitt.
För vissa artiklar kan gälla att de alltid levereras i förpackningar som innehåller visst antal. Detta anges då i motsvarande fält på artikeln i funktion LA11.
Fältet kan också lämpligen användas för frivilliga åtaganden, t ex för att det blir billigare att köpa en komplett pall av en artikel.
Vissa företag vill att beställd kvantitet alltid ska vara enligt fastställd orderkvantitet, t ex därför att det är en kvantitet som är uppgjord med leverantören eller är lagom stor att hantera i den egna hanteringen. Dessa ska i funktion SY463 i kvantitet på inköpsorder ange E, enligt orderstorlek. Denna metod är normal för industriföretag.
Andra företag vill att beställt antal ska påverkas av hur mycket som beställningspunkten underskridits. Dessa Ska i SY463 välja U, uppfyllnad med överförbrukning. I detta fall ökas beställt antal med skillnaden mellan beställningspunkt och disponibelt antal. Denna metod är önskvärd för vissa butiker och handelsföretag.
Beställningsförslaget fastställs enligt följande:
•Systemet utgår från orderkvantiteten.
•Tillämpas metod E, enligt orderkvantitet, görs därefter en kontroll av om disponibelt antal understigits med så mycket att en eller flera ytterligare satser samtidigt ska beställas. I så fall ökas orderkvantiteterna på motsvarande sätt.
•Tillämpas metod U, uppfyllnad med överförbrukning, adderar systemet mellanskillnaden mellan beställningspunkt och disponibelt antal.
•Är antalet fortfarande noll, höjs den till 1.
•Därefter kontrollerar systemet om inköpsförpackningsstorlek finns angiven, och ändrar i så fall antalet till närmaste multipel av denna, dock till minst en multipel.
•Finns ingen inköpsförpackningsstorlek angiven görs avrundning av beställningsförslaget enligt avrundningstabellen i LA124.
Det måste inte finnas en orderkvantitet angiven. Av ovanstående framgår att beställningsförslaget ändå alltid sätts till minst 1.
Särskilt om metod U tillämpas går det mycket väl att, för ett stort antal artiklar med liten förbrukning, arbeta med orderkvantiteten noll.
Säsongsartiklar bör normalt hanteras med separata beställningsförslag.
Vid framställning av betalningsförslag görs val om säsongsartiklar ska medtas eller ej.
Det går att göra vilka ändringar man vill både på beställningsförslaget och på den framställda ordern.
Sedan man gjort en beräkning av beställningspunkter och orderstorlekar är det viktigt att skapa en bedömning av att lagrets värde hamnar på en rimlig nivå.
För detta ändamål finns en funktion för simulering av lagervärde. Denna funktion gör en summering av det genomsnittliga lagervärdet för varje artikel enligt formeln:
säkerhetslager + orderstorlek / 2
Det kan därefter finnas skäl att justera de faktorer som påverkar lagervärdet.
Vill man generellt ändra beställningspunkten upp eller ner går man till funktion LA13 och ökar eller minskar faktorerna för säkerhetslagret.
För att göra motsvarande ändring uppåt eller nedåt på orderkvantiteterna ändras beräkningsmetod W, Wilson eller P, procent.
Vid procentmetoden går man till funktion LA13 och ökar eller minskar faktorerna för orderkvantiteterna.
Vid Wilsonmetoden kan man spela med följande faktorer:
•Kalkylräntan vid lagerstyrning i funktion SY463. Om räntan ökas, minskar orderkvantiteterna. Detta är den enklaste styrparametern eftersom den bara finns på ett ställe.
•Ordersärkostnaden i funktion LA13. Om ordersärkostnaden ökas, ökar orderkvantiteterna. Detta är också relativt enkelt, åtminstone om alla uppgifter bara ligger på varugrupp noll.