Hanteringstips (MP.C) |
|
Hanteringstips (MP.C) |
|
Arbetsställen underhålls i MP12.
a)Lego, likheter och olikheter med Ackord
I MP2 kan man bereda processer med operationstyp L. Det innebär att processen beräknas som en Ackordsoperation, dvs man får ange ett ställpris, och ett styckepris för artikeln.
Vid angivande av dessa värden beräknar programmet en genomloppstid genom att göra följande beräkning:
(ställpris + orderstorlek x styckpris) / timlönen
På detta vis erhålls en operationstid i timmar. Denna tid multipliceras med omkostnadspålägget för arbetsstället för att beräkna förädlingsvärdet.
Anledningen till att formeln ser ut på detta vis är att ackordspriset oftast är det pris som arbetaren vid arbetsstället får för att tillverka en enhet, inte den totala kostnaden för att tillverka en enhet.
Vid en legooperation är det snarare så att man anger det pris, dvs det totala priset för att tillverka artikeln, som man fått från sin leverantör.
Det får till följd att för ackordsarbetsställen så anges timlön och omkostnadspålägg som vanligt, däremot för legoarbetsställen så anges endast en ungefärlig timkostnad som leverantören debiterar i timlönefältet (för att få en uppskattad operationstid beräknad), medan omkostnadspålägget lämnas med 0 kronor för att inte förädlingsvärdet ska beräknas tokigt.
Operationsberedning utförs i funktion MP2.
Vid operationsberedningen är det viktigt att känna till att för artiklar som finns i något register över pågående eller avslutade arbeten kan ingen operationsrad tas bort.
Eftersom registret över avslutade arbeten normalt sparas året ut för efterkalkyländamål innebär det i praktiken att inga ändringar i operationskedjan i form av strykningar kan göras så fort en tillverkning har påbörjats, utom i början av ett arbetsår.
Det går däremot bra att byta operationstyp, arbetsställe, operationstext, tider och priser på en befintlig operationsrad. Insättningar kan alltid göras på oanvända operationsrader.
Vid registrering av operationsberedning i MP2 och ett antal andra positioner där artikelnummer efterfrågas kan s k multisökning göras.
Multisökning är en sökning efter ett begrepp varvid flera alternativa söknycklar kan användas.
Multisökning anropas med F5. Systemet begär önskad söknyckel. Man kan välja mellan
1 = Sökning på artikelnummer
2 = Sökning på leverantörsnummer
3 = Sökning på PLU-nummer
4 = Sökning på söknyckel 1
5 = Sökning på varugrupp
6 = Sökning på klass
7 = Sökning på söknyckel 2
Sedan man valt söknyckel väljer man från och med vilket nummer sökningen ska börja. Systemet läser då in de 200 närmaste posterna och bland dem kan man med olika funktionstangenter stega fram och tillbaka tills man funnit rätt post. Denna hämtas med F4.
Material som ingår i en egentillverkad artikel måste alltid registreras i produktstrukturen, funktion PS1.
Det räcker alltså inte att bara registrera ett belopp i fältet inköpspris, eftersom detta bortses ifrån när artikeln är registrerad som egentillverkad.
Fallande material, exempelvis spån eller skrot, som är av sådan betydelse att det bör medtas i produktkalkyl och lagerstyrning hanteras på följande sätt:
Lägg upp materialet i artikelregistret, funktion LA11, exempelvis som metallspån.
Lägg sedan in materialet i produktstrukturen, funktion PS11. Ange som kvantitet ett negativt belopp.
Vid avrapportering av order kommer automatiskt "inleverans" att ske av det fallande materialet.
Planering och utläggning av produktionsorder kan göras efter två vägar.
a) Normal rutin med nettobehovsberäkning
b) Manuell rutin
c) Manuell rutin med orderkedja
Med jämna mellanrum, exempelvis en, två eller tre gånger per vecka gås igenom en rutin för planering och utläggning av produktions och inköpsorder enligt följande:
1. Genomför nettobehovsberäkning, funktion MP43. Nettobehovet beräknas utifrån kända behov i form av kund och prognosorder, befintligt lager och redan utlagda inköps eller produktionsorder. Systemet tar hänsyn till behovstidpunkter, beräknad genomloppstid, arbetskalender och angivna orderstorlekar.
2. Skriv ut planeringsrapport med behov, funktion MP44. Planeringsrapporten innehåller förslag till nya produktions och inköpsorder med angivna behovstidpunkter.
3. Analysera planeringsrapporten. Behöver ändringar göras i denna måste förutsättningarna ändras, förslagsvis genom någon av följande åtgärder:
•Lägg till, ta bort eller ändra behovstidpunkt för prognosorder eller kundorder.
•Ändra orderstorlek eller genomloppstid för en eller flera artiklar.
Om ändringar görs i förutsättningarna, ska steg 13 göras om på nytt tills planeringsrapporten fått ett utseende som kan accepteras.
4. Genomför utläggning av produktions och inköpsorder, funktion MP47. Rutinen ändrar status för föreslagna produktionsorder till planerade och framställer inköpsorder för erforderliga inköp.
5. Nedbryt planerade produktionsorder till processer, funktion MP33. Denna funktion möjliggör framställning av beläggningsöversikter. En process är det minsta delmomentet i en produktionsorder. Systemet definierar en process för varje operation på varje artikel i varje produktionsorder.
6. Skriv ut en grafisk beläggningsöversikt i funktion MP63 eller titta på motsvarande på skärm i funktion MP64. Se närmare anvisningar i avsnitt MP.C7.
7. Analysera beläggningsöversikterna. Vid problem är följande åtgärder aktuella:
•Ändra kapaciteten så att planerad produktion kan genomföras.
•Ändra planerade produktionsorder, orderstorlekar eller planerade färdigtidpunkter. Detta görs i funktion MP31.
Vid större ändringar bör steg 17 göras om på nytt. Därvid tas först planerade order och processer bort i funktion MP35.
8. Skriv ut orderstatusrapport för alla produktionsorder, funktion MP9421. Den visar vilka produktionsorder som är försenade och vilka som bör igångsättas.
9. Igångsätt produktionsorder, funktion MP32. Som underlag för vilka produktionsorder som ska igångsättas används orderstatusrapporten. För varje igångsatt produktionsorder kan beställas vilket produktionsunderlag som önskas utskrivet.
Finns kännedom om den eller de produktionsorder som ska läggas upp och igångsättas kan rutinen göras helt manuellt enligt följande:
1. Lägg upp produktionsorder i funktion MP31.
1.Igångsätt produktionsorder i funktion MP32. För varje igångsatt produktionsorder nedbryter systemet automatiskt till processer och framställer materialrekvisitioner och arbetsorder.
Vid strikt kundorderstyrd produktion finns möjlighet att skapa följdorder, orderkedja, utifrån den högsta nivån automatiskt.
2.Lägg upp produktionsorder i funktion MP31 för högsta nivån.
3.MP311 Skapa orderkedja. Programmet efterfrågar ett produktionsordernummer som kommer att vara huvudorder i orderkedjan. För att produktionsordernummer ska godkännas krävs att den uppfyller följande villkor:
-Finnas i orderregistret som produktionsorder
-Får ej vara igångsatt
-Orderspecifikt material måste innehålla minst en ej lagerförd artikel (artikeltyp E).
Om dessa villkor uppfylls skapar programmet orderkedja av materialet.
För varje komponent i orderns specifika material skapas en ny
produktionsorder om dessa villkor är uppfyllda:
-Artikeln är upplagd
-Egentillverkning = J
-Artikeltyp = E
-Operationsberedd i MP2
Den nya produktionsorder skapas med slutdatum = överliggande produktionsorder startdatum minus en dag. Variant är artikelns huvudvariant och kundinformation, text mm hämtas från huvudordern.
Efter en ny produktionsorder skapats går programmet igenom dess komponenter och lägger upp produktionsorder för dessa om ovanstående villkor uppfylls.
Det finns alltså ingen ”praktiskt” begränsning i hur många nivåer av automatiskt skapade order det kan bli i orderkedjan. Rent teoretiskt är den satt till 50 nivåer.
Beläggning kan redovisas som utskrift i MP61 och MP63 eller på skärm i MP62 och MP64.
I båda fallen kan beläggningen visas enligt två alternativ:
Som grafisk beläggningsöversikt
Som beläggningslista
En förutsättning för att en planerad produktionsorder ska medtagas i beläggningen är att den är nedbruten till processer. Detta görs i funktion MP33.
Igångsatta produktionsorder medtas alltid i beläggningen.
Den grafiska beläggningsöversikten visar beläggningen i förhållande till kapaciteten som staplar. Siffrorna redovisas även i tabeller.
Valfri tidsrymd kan visas och varje stapel kan omfatta valfritt antal kalenderdagar. Om inte annat anges, väljer systemet 7-dagars perioder.
Igångsatta order visas som + och planerade order som *.
Den grafiska beläggningsöversikten kan visas per arbetsställe eller för en eller flera produktionsgrupper. Om alla produktionsgrupper väljs, erhålls beläggningen för hela verkstaden.
Beläggningslistan upptar samtliga planerade processer per arbetsställe under valfri tidsrymd.
Processerna visas i datumordning och avslutas med en summering av total-beläggning under perioden.
Beläggningslistan kan användas som hjälp för planeringen och som körplan.
Den är också lämplig för analys av åtgärder om den grafiska beläggningsöversikten visar en onormal beläggning för ett visst arbetsställe under en viss tidsrymd.
Färdigrapportering av produktion kan ske med olika rutiner.
a) Normal rutin vid fullständig MPS
b) Färdigrapportering av enstaka order utan att produktion planerats
c) Nedbrytning av materialförbrukning utan fullständig MPS
Vid normal rutin med fullständig MPS har systemet skapat produktionsorder och processer. Återrapportering bör ske enligt följande:
1. Enskilda processer färdigrapporteras i funktion MP51 eller i VT. Detta måste göras om effektivitetsuppföljning och en beräkning av produkter i arbete önskas. Varje process måste inte färdigrapporteras individuellt. Om färdigrapportering av någon process överhoppas, registreras den automatiskt som färdig när en efterföljande operation färdigrapporteras. Därvid registreras antal och arbetstidsåtgång lika med förplanerat. Processer kan delrapporteras.
2. Produktionsorder färdigrapporteras i funktion MP52. Detta måste alltid göras. De enskilda processer som eventuellt inte färdigrapporterats kan annars samtidigt automatiskt bli färdigrapporterade med antal och arbetstidsåtgång lika med förplanerat. Order kan delrapporteras. Vid rapportering av order sker inleverans i lager av färdiga produkter, och uttag ur lager av komponenter.
Det går bra att färdigrapportera utförd produktion utan att produktionsorder dessförinnan upprättats.
I dessa sammanhang registreras inte utförda operationer utan endast uppgifter för logistiken, d v s förbrukat material och producerade artiklar.
Enstaka order färdigrapporteras i funktion MP53, varvid nedbrytning kan ske en nivå i strukturen. Denna funktion är lämplig om behov skulle ha uppstått av att snabbt tillverka eller sammansätta en viss artikel, eller för registrering av materialåtgång för en kasserad artikel.
För företag som utlevererar sammansatta produkter men inte har behov av en fullständig produktionsstyrning kan ett förenklat förfarande tillämpas.
En förutsättning är att fullständiga strukturer finns upprättade. Förfarandet innebär att produktionsorder inte används utan att materialstyrningen sker från kundorder, plocklistor, fakturor eller följesedlar. Plockning och eventuell sammansättning sker direkt från något av dessa dokument.
Fakturering sker på överordnad nivå av sammansatta artiklar även om dessa i realiteten inte är lagerförda sammansatta.
Detta leder till att systemet registrerar negativt lagersaldo på de överordnade artiklar som utlevererats.
Med jämna mellanrum körs nedbrytning av negativa behållningar, funktion MP54, varvid systemet i efterhand eliminerar de negativa behållningarna av de sammansatta artiklarna genom nedbrytning och uttag av ingående komponenter. Nedbrytningen sker automatiskt i flera nivåer så länge som negativa behållningar finns för sammansatta artiklar.
Vid färdigrapportering av processer i funktion MP51 anges vem som utfört arbetet och använd tid.
Som förberedelse ska personalgrupper och personal registreras i funktion PL21 respektive PL11 och lönearter registreras i funktion PL3. För övertid och annan extratid anges också ersättning per timme.
Allt detta ger möjlighet till uppföljning av utfört arbete enligt två alternativ:
a) Sammanställning av arbetstidslista per anställd
b) Uppföljning via verkstadstransaktioner
Varje avrapportering av processer i funktion MP51 leder till att en eller flera poster skapas i ett arbetstidsregister.
Vid varje avlöningsperiods slut (eller närhelst man önskar) kan en arbetstidslista skrivas ut i funktion PL51. Denna är sorterad per anställd och visar samtliga rapporterade arbeten med summering av rapporterad arbetad tid och rapporterade tillägg för exempelvis övertid, specificerade post för post med lönearter och lön.
Denna arbetstidslista kan användas för avstämning mot närvarokort och som underlag för lön.
Efter avlöningsperiodens och månadens slut bör gamla poster tas bort i funktion PL5.
Uppföljning via verkstadstransaktioner görs i funktion MP7.
Vid avrapportering av arbete i VT stämplar anställda in och ut vid arbetsdagens början och slut. Detta ger automatiskt en detaljerad arbetstidslista som kan underhållas i PL4. Se ytterligare information under avsnitt NT.C.
Framför allt skapas från VT, vid in- och utstämpling på olika arbeten, verkstadstransaktioner som kan underhållas i MP7. Verkstadstransaktionerna kan skrivas ut sorterade per anställd, order eller datum. Verkstadstransaktioner kan ändras i efterhand.
Verkstadstransaktionerna ger full information om arbetad tid jämfört med planerad tid på de olika sorteringsbegreppen.
Systemet kan framställa olika former av efterkalkyler:
a) Effektivitetsuppföljning av arbete
b) Efterkalkylering av intäkter och kostnader per projekt
Systemet registrerar tidsåtgång för varje utförd process, om funktion MP51 rutinmässigt används.
Detta ger möjlighet till uppföljning av effektiviteten mätt i relation till förkalkylerade tider.
Denna uppföljning kan göras per artikel i funktion MP81, per arbetsställe i funktion MP82 eller per utförd process i funktion MP83.
Informationen registreras och ackumuleras under valfri tidsrymd. Om registerutrymmet på hårddisken räcker till kan det vara lämpligt att ackumulera informationen ett helt år innan den nollställs och ackumulationen börjar om igen.
Borttagning av färdigrapporterade processer görs i funktion MP19 och nollställning av ackumulerad effektivitet görs i funktion MP18.
En komplett och detaljerad efterkalkyl kan erhållas med hjälp av projektstyrningsmodulen. Den kan integreras med faktureringen för att registrera intäkter, med leverantörsreskontran för att registrera inköpt material och inköpta tjänster och med material och produktionsstyrningen för att registrera utfört verkstadsarbete och uttaget lagermaterial. Därtill kan utfört projektarbete registreras direkt i projektmodulen.
Förutsättningarna är:
1. Att projektstyrning är installerad i funktion SY433.
2. Att uppdatering av projektstyrning valts i funktion SY471.
För varje produktionsgrupp ska en motsvarande resursgrupp läggas upp i funktion PR13 med transaktionstyp 2 för arbete.
För varje efterkalkyl ska ett projekt upprättas i funktion PR11. Då en produktionsorder läggs upp i MP311 ska ordern märkas med det projektnummer som man vill använda för efterkalkylen. Verkstadsarbete registreras då automatiskt på projekt vid avrapportering i funktion MP51.
Som kostpris registreras arbete plus pålägg enligt den normala kostpriskalkyleringen, avsnitt PK.C1, baserat på verklig rapporterad tid. Vid registrering av extratid (exempelvis övertidsersättning) används löneartens kostpris/timme som underlag för kostpriset. Som försäljningspris registreras beräknat kostpris plus det pålägg som angivits i funktion SY433.
Uttaget lagermaterial rapporteras automatiskt på projekt vid registrering av ej planlagd produktion i funktion MP53 och vid färdigrapportering av produktionsorder i funktion MP52. Däremot bör inte funktion MP55, nedbrytning av negativa behållningar användas, eftersom den inte uppdaterar projektregistren.
Vid fakturering i funktion FA1 och vid registrering av inköp i funktion LR21 måste man manuellt ange projektnummer om dessa funktioner ska leda till uppdatering av projektregistren.
Projektspecifikationer, projektstatusrapporter, projektstatistik, projektanalyser och projektlistor framställs i projektmodulen. Där kan även frågor på projekt och transaktioner göras.
Registren tenderar att växa fort. Man bör därför tänka sig för om den detaljerade uppföljningen verkligen behövs och sanera registren genom borttag av färdigrapporterade projekt och transaktioner i funktion PR73 resp PR74.
Vid komplett material och produktionsstyrning innehåller, som tidigare nämnts, kostpriserna en förädlingsdel.
Görs avbokning av lageruttag vid fakturering registreras både ingående material samt ett förädlingsvärde motsvarande redan kostnadsförda personal-och övriga omkostnader. Detta måste därför kompletteras med en uppbokning av upparbetat förädlingsvärde.
Sammanfattningsvis kan man särskilja tre olika fall
a) Ingen avbokning av lageruttag vid fakturering.
b) Avbokning lageruttag vid fakturering, förädlingsvärde ingår inte i kostpriserna.
c) Avbokning lageruttag vid fakturering, förädlingsvärde ingår i kostpriserna.
Denna metod innebär följande:
•Ingen avbokning görs av lageruttag vid fakturering. Förutsättningen är att så angetts i funktion SY444.
•Inköp av lagerartiklar bokförs direkt på 40konton.
Metodens fördel är att den är enkel och att den motsvarar den teknik som i många fall redan tillämpats av företaget tidigare.
Nackdelen är att den inte kan ta upp svängningar i lagret, utan antar att lagret är konstant mellan inventeringstillfällena. Lagersvängningar visas i stället felaktigt som svängningar i resultatet.
Om företaget inte tillämpar operationsberedning och inte använder material och grundvärdepålägg beräknas inget förädlingsvärde utan kostpriserna blir lika med inköpspriserna för artiklarna eller summan av inköpspriserna vid sammansatta artiklar.
I dessa fall kan följande metod tillämpas:
• Lageruttag bokas automatiskt vid fakturering, kredit 15konto, debet 40konto med beloppet lika med artikelns snittpris eller kostpris, beroende på vad som valts i funktion SY463. Förutsättningen är att så angetts i funktion SY444 och att systemkonton registrerats i funktion SY61.
• Inköp av lagerartiklar bokförs på 15konto.
Metodens fördel är att bokfört värde på lagret återspeglar lagrets verkliga svängningar.
Begränsningen är att operationsberedning ofta förekommer.
Då företaget tillämpar fullständig material och produktionsstyrning kan följande kompletta metod tillämpas:
•Lageruttag bokas automatiskt vid fakturering, kredit 15konto (förslagsvis 1590, uttag ur lager), debet 40konto (förslagsvis 4000, varuförbrukning löpande) med beloppet lika med artikelns snittpris (eller kostpris, beroende på vad som valts i funktion SY463). Förutsättningen är att så angetts i funktion SY444 och att systemkonton registrerats i funktion SY61.
• Inköp av lagerartiklar bokförs på 15konto (exempelvis 1510, varuinköp, eller på olika konton för olika varugrupper). I detta fall kan lämpligen ingående varulager vara registrerat på ett separat lagerkonto, 1500.
•Upparbetat förädlingsvärde bokas månadsvis upp debet 15konto (förslagsvis 1550, påfört förädlingsvärde), kredit 40konto (förslagsvis 4080, upparbetat förädlingsvärde) med verkstadens kostnadsställe, om sådant används. Som underlag för beräkningen av upparbetat förädlingsvärde används lämpligen listan över upparbetat värde i funktion MP85.
•Varulagret stäms månadsvis av genom att totalt lagervärde enligt bokföringen (summan av alla lagerkonton) jämförs med värdet enligt lagervärdelistan i funktion LA71 ökat med värdet av produkter i arbete enligt funktion MP84. Vid inventering rapporteras inventerat antal i lager i funktion LA42 varefter ny lagervärdelista framtas, och förädlingsvärdet av produkter i arbete erhålls från funktion MP84.
Denna metod kräver en viss administration men ger följande fördelar:
• Svängningar i inköp till lager och utleveranser ur lager visas riktigt i bokföringen och påverkar inte resultatet.
• Ett så kallat påläggsresultat kan tas fram för verkstaden, där intäkterna är upparbetade förädlingsvärden och kostnaderna är de verkliga påförda kostnaderna.
• Som bruttomarginal visas marginalen mellan försäljningsvärde och inköpt material.
Om man önskar få ett mått på verkstadens effektivitet kan summan av förädlingsvärde och grundvärdepålägg i listan över upparbetat värde, funktion MP85, jämföras med upparbetad arbetskostnad i arbetstidslistan, funktion PL51.
I funktion MP41 framställs försäljningsprognoser i form av en eller flera offerter. Vi rekommenderar att en särskild formulärvariant, PR, används för försäljningsprognoser. Formulärvarianter registreras i funktion SY414. Försäljningsprognoser kan göras av flera säljare och ska omfatta ett år. Har man flera likartade strukturartiklar kan man ev göra prognos för en typartikel och därefter manuellt registrera budgeterad årsförbrukning på de riktiga artiklarna.
Systemet summerar samtliga prognoser och bryter ner behovet i hela artikelbeståndet på alla nivåer. Behovet adderas in i budgeterad årsförbrukning på respektive artikel. Observera att rutinen MP413 adderar årsförbrukningen varje gång den körs. Man kan nollställa befintlig budgeterad årsförbrukning genom att sätta noll i fältet i funktion MP412 och välja E, ersätta.
Vid lagerstyrning, då budgeterad årsförbrukning finns, utgår systetemet från denna istället för beräknad årsförbrukning. Behovet ligger till grund för beräkning av beställningspunkter och orderkvantiteter.
Varje artikel kan ha upp till 99 olika operationsberedningar. Dessa kan betraktas som revisionsnivåer, eller alternativa produktionsvägar.
Om förändringar görs i en operationsberedning, som är så omfattande att inte den gällande operationsberedningen kan ändras inom ramen för vad programmet tillåter, kan en ny variant registreras och den gällande beredningen kan kopieras in. En ny beredning kan sedan ändras helt fritt.
En produkt kan också tillverkas på olika sätt i verkstaden. Då kan olika varianter beskriva de alternativa produktionsvägarna. Varje gång en order startas kan man välja vilken variant som ska användas.
En variant är alltid huvudvariant. Det är på huvudvarianten som kostprisberäkningen sker.