OF11 Registrering av offert |
|
OF11 Registrering av offert |
|
OF11 Registrering av offert
OF1 Normal offert
================================================================================
1. Registrering av offert
2. Ändring/borttag av offert
1 Val?
Period 06
Datum 960625
Variant
Lager 01
Offertnr 800083
Kundnr
================================================================================
Systemet anger innevarande period.
Systemet föreslår dagens datum, kan ändras genom överskrivning. Endast datum inom innevarande period godtas.
Registrerad variant i SY414 föreslås, ändras genom överskrivning. Blank ger standardutformning.
Systemet anger automatiskt följande offertnummer.
Ange vilken kund offerten ska registreras på.
Om kunden inte finns upplagd kan uthopp göras till kundreskontran med F5. Kunduppgifterna flyttas sedan automatiskt med till offerten.
Om kunden finns i kundregistret men sökning behöver göras efter numret så går det bra med hjälp av F6. Utnyttja därefter funktionstangenterna som visas längst ned på skärmbilden till att snabbt hitta rätt kundnummer. F4 väljer in den kund som markören står på till offerten.
Offerthuvud med villkorsruta
En ny skärmbild med offerthuvud och villkorsruta visas.
Land Fri lev.mån N Rabatt 0.00 O F F E R T
Val Bet.frist 30 Frakt 0.00 Datum Kundnr Fakturanr
Momskod 1 Kassarab 0.00 960625 1
PÅMIN.A J Rab.frist 0 Orderdatum Ordernr Per Sida
------------------------------------------ 960625 800083 06 1
Lgr Vår referens Projekt Ert orderdat Er referens
01
Leveransadress Adressat
Transportsätt Leveransvillkor
Godsmärkning Leveransdatum Leveranskod
Betalningsvillkor
30 DAGAR NETTO
--------------------------------------------------------------------------------
Saldo: 0 Order ex moms: 0 Kreditgräns: 0 Försening: 0
================================================================================
Villkorsrutan visas uppe till vänster med ett antal uppgifter som inte kommer att skrivas ut på offerten. Motsvarande plats på offertblanketten är reserverad för företagsnamn eller påtryckt logotyp.
Systemet har fyllt i ett antal uppgifter utgående från systemparametrar och kunduppgifter.
Har information registrerats på kunden i funktion KR11 i informationsfältet visas denna information i ett reverserat fält tillsammans med ett varningspip. Denna information skrivs inte ut på offerten.
Kundens gällande saldo, ordersaldo exklusive moms, kreditgräns och genomsnittlig betalningsförsening i dagar visas. Fälten överhoppas. Fälten kommer inte att skrivas ut på ordern.
Har kunden en förfallen faktura ges en varningsignal och en upplysning om hur många dagars aktuell försening det rör sig om. Ange ja eller nej (J/N) för om orderregistreringen ska fortsätta eller ej.
Är valt kundnummer en diversekund (se därom i avsnitt KR.C4), går systemet först till adressfälten där kundnamn och adress kan läggas in.
Har obligatoriskt leveransdatum valts i funktion SY443 går systemet till leveransdatumfältet där ett giltigt leveransdatum måste läggas in.
Systemet frågar:
Ändring av huvud? (Ja/Nej/Avbryt/Boka/KundText)
Vid N, eller bara ENTER, har man accepterat offerthuvudet och går vidare till en ny skärmbild med radmatris.
Avbryt, avbryter registreringen.
Boka, ger möjlighet att ange vilket konto och kostnadsställe offerten ska bokföras på.
KundText, visar eventuell text som är registrerad i TX-modulen för kunden i fråga.
Vid J går markören in i orderhuvudet där man kan bekräfta eller ändra de olika fälten. Markören ställer sig i fältet "Vår referens". Därifrån kan man gå framåt från fält till fält med ENTER eller bakåt med PIL UPP.
Uppdatering av skärmbilden kan göras när som helst med F10, varvid systemet omedelbart går vidare till radmatrisen.
Villkorsruta
Då landskod anges påförs ingen moms. Därtill skrivs landnamnet ut på offerten under postadressen, om det finns registrerat i landskodsregistret, funktion FA8.
Anges i Valutafältet valuta som finns registrerad i valutaregistret, funktion VA1, skrivs en ytterligare totalrad ut på offerten där totalbeloppet omräknats till angiven valuta.
Fakturaavgift bokförs på systemkonto för fakturaavgift, frakt och avrundning.
Fakturaavgift ingår inte i underlag för kassarabatt.
Offerthuvud
Offertdatum visas, utgående från vad som angivits på föregående bild.
Fakturamottagarens kundnummer visas. Detta kan vara annat än kundens. I så fall visas kundens namn och adress i leveransadressfälten. Fältet överhoppas.
Offertdatum visas utgående från vad som angivits på föregående bild. Kan ändras genom överskrivning.
Ordertext typ SK kan användas i Vår referens fältet. Finns ett namn registrerat för motsvarande säljarkod i funktion FA81 skrivs säljarens namn ut. Om en säljarkod finns registrerad i KR11 på kunden skrivs namnet ut direkt.
Om projektnummer anges och inte ändras vid fakturering av offerten i funktionerna FA12, FA22, FA31, FA32 och FA51 registreras fakturan på detta nummer i projektmodulen.
Är inte projektmodulen installerad, vilket anges i funktion SY433, hoppas fältet över.
Systemet lägger in den information som registrerats på kunden i funktion KR11 i fältet "Er referens". Fältet kan ändras genom överskrivning.
Observera att vid fakturering skrivs inte referensen ut som rad 2 i adressfältet om någonting finns registrerat i fältet Er referens.
Offert/fakturatext typ LV, registrerad i funktion FA81, kan användas i Leveransvillkor fältet. Om ett leveransvillkor finns registrerat i KR11 på kunden skrivs detta ut direkt.
Offert/fakturatext typ GM, registrerad i funktion FA81, kan användas i Godsmärkning fältet. Om en godsmärkning finns registrerad i KR11 på kunden skrivs denna ut direkt.
Om arbetssättet leveransvecka tillämpas går det bra att ange en veckokod istället för datum i Leveransdatum fältet. I detta fall hämtas datum från veckoregistret samt veckotext och visas i bild istället för datum. Samma sak visas om datum registreras som stämmer överens med registreringsdatum i veckotabellen.
Leveranskoden används för information om en offert ska levereras till kunden eller hämtas och om delleverans är tillåten.
Leveranskoden kan vid framställning av plocklista i funktion LA5 användas för utselektering av offerter som ska levereras eller telefonaviseras efter det att en inleverans kommit.
Välj mellan:
Pos 1: H = Hämtas av kund
L = Leverans till kund
Pos 2: D = Delleverans går bra
E = Ej delleverans
Blank går bra i båda positionerna.
Finns någon anmärkning registrerad på kunden i KR11 anger systemet den. Offert/fakturatext typ AN, registrerad i funktion FA81, kan användas. Anmärkningsraderna skrivs ut på offerten.
Finns information registrerad på kunden, i informationsfältet i funktion KR11, visas denna följt av ett varningspip. Fältet överhoppas.
Systemet återgår till fältet "Ändring av offerthuvud (J/N/A/B/T)". Vid N eller bara ENTER går systemet vidare till radmatrisen.
Radmatris
RAD M ART.NR BENÄMNING KVANTITET A-PRIS RAB1 RAB2 BELOPP
--------------------------------------------------------------------------------
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
012
013
014
015
016
017
018
--------------------------------------------------------------------------------
Sida 01 (01) Marg: 0% TOTALT: 0.00
Ange artikelnummer, ENTER:Kommandorad F1:Nästa F2:Föreg O F F E R T
F3:Ordläge F4:Lgrläge F5:Sök F6:Undh F7:Alt.namn F8:Kompl F9:Art.bild F10:Plan
En ny skärmbild visas med en matris med 18 rader. På varje sida på offertblanketten kan 36 rader, alltså två skärmbilder, skrivas. En offert kan innehålla maximalt 10 sidor x 36 rader, totalt 360 rader. För att bläddra mellan bildskärmens olika sidor används siffertangenterna när markören står i kommandoraden. Tryck på punkt-tangenten för att göra markören två tecken bred.
I matrisens nederkant finns angivet ett sidonummer och ett antal kommandon. Markören står i position för inmatning av artikelnummer, PLU-nummer eller söknyckel. I kommandoraden finns val för olika funktionstangenter. ENTER ger en annan kommandorad. Följande funktionstangenter kan anges:
| F1: | Nästa. Då man angivit någon artikel på offerten kan man på följande rad trycka F1 varpå systemet hämtar den därpå i ordning följande artikeln från artikelregistret. |
| F2: | Alternativnamn. För att ange alternativnamn istället för benämning: Ange artikelnummer och tryck ENTER, benämningen visas, tryck F2 och benämningen skiftas mot alternativnamnet. |
| För att ange både benämning och alternativnamn: Registrera artikeln, tyck F2 när markören står i artikelfältet på raden under. Alternativnamnet visas då på fältet under benämningen. |
| F3: | Orderläge. För att se orderläget för en artikel trycker man F3 och anger artikelnumret. En rad visas med aktuell behållning, kundorder, inköpsorder och disponibel behållning. I tabell visas därunder samtliga verifikationsnummer och deras respektive inverkan på lagerbehållningen. ENTER ger nästa sida, S avslutar. |
| F4: | Lagerläge. Funktionen ger uthopp till PS9, lagerläge för sammansatta artiklar. Där visas åtgång och inköpsbehov av komponenter till sammansatta artiklar vid en viss kvantitet. |
| F5: | Söka. Artikelsökning görs på en rad olika söknycklar och upplysningar ges om artiklar och aktuellt lager. Sökning görs i 200 artikelposter närmast efter den artikel man angivit som startvärde. Ange något av följande nyckelvärden: |
| 1. Artikelnummer. |
| Systemet frågar fr.o.m. vilket artikelnummer sökning ska göras. ENTER ger fr.o.m. första. Artiklarna listas på skärmen med kolumner för artikelnummer, benämning, behållning i lager samt disponibel kvantitet. |
| 2. Leverantörsnummer |
| Systemet frågar fr.o.m. vilket leverantörsnummer sökning ska göras. ENTER ger fr.o.m. första. Artiklarna listas på skärmen med kolumner för leverantörsnummer, benämning, behållning i lager samt disponibel kvantitet. |
| 3. Klass + PLU-nummer |
| Systemet frågar fr.o.m. vilken klass sökning ska göras. ENTER ger fr.o.m. första. Därefter frågar systemet fr.o.m. vilket PLU-nummer sökningen ska göras, ENTER ger fr.o.m. första. Artiklarna listas därefter på skärmen med kolumner för klass, PLU-nummer, benämning, behållning i lager samt disponibel kvantitet. |
| 4. Söknyckel |
| Systemet frågar fr.o.m. vilken söknyckel sökning ska göras. ENTER ger fr.o.m. första. Artiklarna listas på skärmen med kolumner för söknyckel, benämning, behållning i lager samt disponibel kvantitet. |
| 5. Varugrupp + artikelnummer |
| Systemet frågar fr.o.m. vilken varugrupp sökning ska göras. ENTER ger fr.o.m. första. Därefter frågar systemet fr.o.m. vilket artikelnummer sökningen ska göras, ENTER ger fr.o.m. första. Artiklarna listas på skärmen med kolumner för varugrupp, artikelnummer, benämning, behållning i lager samt disponibel kvantitet. |
| Vid listningarna i ordning enligt någon av 1 - 5 ovan ger funktionstangenterna följande möjligheter. |
| F1:Förflyttning till första posten i sökningen. |
| F2:Möjlighet att ange fr.o.m. vilken rad man vill se listning på skärmen. |
| F3:Förflyttning till sista posten i sökningen. |
| F4:Val av artikel. Uthopp till artikelregistret och den artikel markören |
| befinner sig vid. |
| F5:Bläddrar fram nästa skärmbild i sökordningen. |
| F6:Går tillbaka till föregående skärmbild i sökordningen. |
| F7:Förflyttning till översta raden på skärmen. |
| F8:Förflyttning till nedersta raden på skärmen. |
| F10:Avslutar. |
| F6: | Underhåll. Ger uthopp till artikelregistret, LA11. F10 och pil upp går tillbaka till offertregistreringen. |
| F7: | Kompletteringsartikel. Då man vill ange en kompletteringsartikel anger man artikelnummer för första artikeln och trycker därefter på F7. Benämningsfältet är då tomt så att man kan ange egen benämning på artikeln. I övrigt bokas artikeln som ursprungsartikeln. Kompletteringsartikel beskrivs i avsnitt LA.C1. |
| F8: | Planorderrader. Används då flera leveranser ska göras av samma artikel med regelbundna tidsintervall. Förutsätter att leveransdatum har angivits i offerthuvudet och att detta datum avser första leveransdatum i planordern. |
| Ange utgångsrad, dvs vilken artikelrad som ska vara den första i planordern. Efterföljande textrader medtas automatiskt. |
| Antal nya poster. Ange hur många ytterligare leveranser som ska göras. |
| Ange i antal dagar hur långa intervall det ska vara mellan leveranserna. |
| Ska arbetskalender upplagd i MP11 användas anges J. Tidsintervallen avser i så fall antal arbetsdagar enligt kalendern. |
| F9: | Artikelbild. Funktionen ger uthopp till LA91, viss artikel på skärm, där en mängd uppgifter om artikel kan utläsas, t ex antal osålda och disponibla artiklar, budgeterad årsförbrukning, kostpris samt förbrukat och försålt antal i år och föregående år. |
ENTER ger en ny kommandorad. För att anropa något av dessa kommandon ska man trycka begynnelsebokstaven för varje kommando. Följande kommandon finns:
| Artikel | För att kunna använda A skall integration finnas med lager och kundres kontra. Observera den speciella betydelsen av ej lagerförd artikel, fiktiv artikel och tjänsteartikel som beskrivs i avsnitt LA.C1. |
| Anges artikelnummer, PLU-nummer eller söknyckel. Finns artikelnumret visas på skärmen benämning och försäljningspris. Nederst på skärmen visas lagerbehållning, disponibelt antal och marginal. |
| Har angivet artikelnummer ersatts av en annan artikel upplyser systemet om detta. Finns behållning kvar meddelas vilken artikel som är ersättningsartikel och att behållning på ursprungsartikeln finns kvar. Saknas behållning på den ursprungliga artikeln läggs ersättningsartikeln in vid tryck på ENTER. |
| Är artikeln upprättad som en diverseartikel utan såväl benämning som försäljningspris och kostpris begär systemet dessa uppgifter. |
| Ange kvantitet och totalbeloppet räknas ut i kolumnen längst till höger. Antal anges antingen med 5 siffror utan decimaler eller med 3 siffror plus 2 decimaler. Så fort talet blir större än 3 heltal skapar systemet automatiskt decimalerna. |
| Det finns flera möjligheter till kompletteringar av den angivna artikeln. |
| I antalsfältet kan en multiplikation göras med hjälp av X (stort X). Man kan exempelvis ange 12X14 så svarar systemet med 168. Man kan också multiplicera med ett tal som finns inlagt i artikelregistret på förpackningsstorlek och volym genom att ange antal följt av F resp V. |
| För att ändra benämning, försäljningspris, kostpris, för att ge en radrabatt, för utskrift av stycklista eller nedbrytning anges ENTER i antalskolumnen och en ny kommandorad framkommer: |
Text Artikelbenämningen kan ändras.
| Rabatt Radrabatt (rabatt på den angivna artikeln) i procent anges. För artiklar med mängdrabatt eller rabatt från rabattmatrisen sätts dessa rabatter ur funktion. |
| Pris Försäljningspriset kan ändras. Vid ändring av försäljningspriset sätts den automatiska beräkningen av pris för volymberoende artiklar ur funktion. Om 0.01, 0.02, 0.03, 0.04 eller 0.05 läggs in som pris hämtas alternativpris 1, 2, 3, 4 resp 5 från artikelregistret, såvida dessa priser inte är 0. |
Kostpris Kostpriset kan ändras.
| Finns inget kostpris registrerat använder systemet i första hand det kostpris |
| som finns på artikeln i artikelregistret. Är detta noll, använder systemet det |
| kostpris som eventuellt kan ha lagts in vid offertregistrering. |
| Moms Ange momskod för raden: |
| 1 = 100% |
| 2 = 60% |
| 3 = 20% |
| 4 = 0% |
| 5 = Ingående moms |
Osynlig Ange osynlighetskod för raden P/O/F/A:
| P - utelämnar priset |
| O - hela raden är osynlig vid utskrift |
| F - artikeln är endast synlig på följesedeln |
| A - endast a-priset blir synligt på fakturan. |
| Finns någon rad med A på fakturan skrivs |
| aldrig radsumma och totalsumma ut. |
| Ldat Leveransdatum kan ändras för raden. |
| Boka Boka, ger möjlighet att ange vilket konto och kostnadsställe raden ska bokföras på. |
| Övrigt Övrigt. Ange vikt, 5 siffror + 3 decimaler, och volym, 3 siffror + 3 decimaler. |
| Finns PS, funktion för produktstruktur installerad, vilket angivits i funktion SY471 visar systemet också: |
| St.lista Närmast underliggande nivå av stycklistan visas som textrader under artikeln. |
| Nedbryt Artikeln nedbryts en nivå. Stycklistan visas som artikelrader och huvudartikeln som textrad. |
| Då denna funktion används fungerar inte de rabatter som kan finnas |
| upplagda i rabattmatrisen i funktion PK1. |
Systemet vänder tillbaka till huvudkommandoraden:
| Diverse | Används för artiklar som inte är upplagda i artikelregistret. Systemet frågar efter kvantitet och benämning. Om kvantitet anges frågas om apris varpå totalpriset räknas ut. Anges ingen kvantitet frågas efter totalpriset. |
| Diverseposter har inget artikelnummer och inget kostpris. För artiklar som man är intresserad av statistik på och för vilka det finns ett kostpris, är det bättre att använda diverseartiklar i artikelregistret, upplagda utan benämning och pris. Se avsnitt LA.C1 e). |
| D kan användas för registrering av pristillägg upp till högst 60 %. Välj då D, fyll inte i kvantitet, ange text och ange som belopp tilläggsprocenten uttryckt i hundradelar. Exempel: 0.20 motsvarar 20 %. |
| Rabatt | Detta är en rabatt i kronor eller procent fr.o.m. angiven rad t.o.m. angiven fakturarad. Anges ett belopp mindre än en krona, uppfattas det som rabatt i procent, vilken då beräknas på aktuell fakturaradsumma. |
| Pålägg | Ange text och tryck ENTER. I beloppsfältet anges pålägg i kronor eller procent. För att ange procent skrivs decimaltal, t ex 0.05 för 5%. Systemet frågar därefter fr.o.m. och t.o.m. vilken rad summan ska utgöra grund för påläggsberäkning. |
| Text | Valfri vägledande text kan skrivas in. Vid behov fortsätter texten på efterföljande rader efter tryck på ENTER. |
| Tomrad erhålles med ett kommatecken. |
| En * följt av textnummer från textregistret, TX1, hämtar angiven text ur registret. |
| TeXt | Ger samma val som T samt att Tab kan användas för att hoppa 10 positioner framåt på raden. Dessutom kan paketpris anges. För paketpris tryck $ och ENTER. Ange därefter från och till vilken rad som ska ingå i paketpriset. Välj synlighetskod P eller O. P utelämnar priset på de ingående artiklarna. O utelämnar både artikelnamn och pris på de ingående artiklarna. |
| Inmatn | Sätter in en ledig rad före det radnummer som anges. |
| Stryk | Stryker det radnummer som anges. |
| Ändra | Ange radnummer. Ändra ev kvantitet, tryck F4 för borttagning av rad, F10 för uppdatering eller pil-upp för avbryt. F2 ger följande ändringskommandon: |
| T - för överskrivning i benämningsfältet |
R - ange rabattprocent i heltal
| P - ange nytt försäljningspris, gäller endast aktuell offert |
K - ange nytt kostpris för offerten
| M - ange momskod 1=100%, 2=60%, 3=20%, 4=0%, 5=Ingående moms |
O - ange osynlighetskod P/O/F/A:
| P - utelämnar priset |
| O - utelämnar både artikelnamn och pris |
| F - artikeln är endast synlig på följesedeln |
| A - endast a-priset blir synligt på offerten. Finns någon rad med A på offerten skrivs aldrig radsumma och totalsumma ut. |
| L - Leveransdatum kan ändras. Ändring gäller för |
| samtliga poster på offerten. |
| B - Boka, ger möjlighet att ange vilket konto och |
| kostnadsställe offerten ska bokföras på. |
| Ö - Övrigt. Ange vikt, 5 siffror + 3 decimaler, och |
| volym, 3 siffror + 3 decimaler. |
| Läs | Valda rader från en annan kundorder eller offert kan kopieras och sättas in. |
| Visa | Visa ger ny kommandorad för uppgifter som visas i skärmens övre högra |
| hörn. Ange bokstav för önskad uppgift: |
| V - visar total vikt för offerten |
Y - visar total volym för offerten
N - visar artiklarnas PLU-nummer
E - visar de ingående artiklarnas enhet
| K - visar artikelradernas konto och kostnadsställe |
P - visar projektnummer
L - visar artikelradernas leveransdatum
| Osynlig | Sätt osynlighetskoden till (P/O/F/A). Ange osynlighetskod samt fr.o.m. och t.o.m. vilket/vilka radnummer koden ska gälla. |
P - utelämnar priset
| O - hela raden är osynlig vid utskrift |
F - raden är endast synlig på följesedeln
| A - endast a-priset blir synligt på offerten. Finns någon rad med A på offerten skrivs aldrig radsumma och totalsumma ut. |
| Uppdat | Systemet frågar |
Uppdatering OK (J/N)
| Vid N återgår systemet till kommandoraden. Vid J frågar systemet |
| Utskrift? (J/N) |
| Offerten registreras i det skick den står på skärmen, och eventuell utskrift sker på formulärskrivaren. Vid utskrift föreslår systemet rubrik enligt vald formulärvariant eller standard, bekräfta med ENTER eller skriv över. Därefter frågas: |
Totalsumma på utskrift? (J/N)
| Vid J skrivs totalsumma ut på offerten, vid N skrivs enbart radsummorna ut. |
| Man kan ange i systemparametrarna, SY442, om ledtexterna på offerter ska skrivas ut på engelska för kunder med landskod annat än blank. |
| Skulle valt offertnummer under offertregistreringen ha blivit upptaget på grund av att en offert med samma nummer redan hunnit bli registrerad på en annan terminal, säger systemet: |
| Offertnummer upptaget nytt offertnummer är..... Tryck ENTER. Offerten får nu det angivna numret. |
| Makulera | Systemet svarar med kontrollfrågan |
| Makulera OK? (J/N) |
| Vid J annulleras hela offerten och systemet vänder tillbaka till funktion OF1. |
| Vid N eller bara ENTER återgår systemet till kommandoraden. |
| $ | Kursreglerat pris |
| Med funktionen kan försäljningspriser som angivits i svenska kronor vid en viss valutakurs omräknas efter en angiven dagskurs så att en kursregleringspost skapas på offerten. |
| För att funktionen ska fungera måste baskurs och dagskurs vara registrerade i valutamodulen, VA1. |
| Kursregleringsposten ska läggas in sist på offerten efter det att alla poster som ska kursregleras lagts in. Vid tryck på $ skapas en rad med texten "KURSREGLERING BASKURS ...". Vid fakturering skapas sedan automatiskt en ytterligare rad med DAGSKURS och regleringsbelopp i SEK skrivs ut. |
| Finns poster på offerten som inte ska kursregleras, ska dessa läggas in efter kursregleringen. |
| Huvud | Går upp till offerthuvudet och kommandoraden där, se ovan. |
Rabattkolumnerna
På offerten kan i rabatt 2 visas vissa priskoder. En förutsättning är att så valts i funktion SY412. Priskoderna har följande betydelse:
| # | följt av en siffra 1, 2, 3, 4 eller 5 betyder att pris 1, 2, 3, 4 eller 5 har använts. Dessa priser är inlagda i funktion LA11. |
| SP | betyder specialpris som gäller för kunden eller kundgruppen i fråga. Dessa är inlagda i rabattmatrisen, funktion PK1. |
Rabatt i procent anges.