Hanteringstips (PR.C)

PR.C        HANTERINGSTIPS

 

PR.C1        Registrering av projekttransaktioner

 

Projektmodulen kan i stor utsträckning integreras med andra moduler. I likhet med bokföringen kan transaktioner registreras från andra moduler direkt i projekt­modulen.

 

 

PR.C1.1        Transaktionsregistrering från olika funktioner

 

Projekttransaktioner kan, om projektmodulen finns installerad, regist­reras från följande funktioner:

 

 

 

 

 

 

 

Följande gäller vid registrering från olika funktioner:

 

 

Funktion        PR3        LR2, LR4        BO4        MP51        FA

 

Trans.typ        Anges        3:e pos i ver-        3:e pos i        1        4

         text, om denna är        ver.text, om                

         1-4 och pos 1 och        denna är 1-4

         2 är 01-99,        och pos 1 och

         annars 3        2 är 01-99,

                 annars enligt

                 parameter

                 i SY433

 

Nummer        Tr.typ 1-2:        Blankt        Blankt        Anst.nr        Kundnr

 anges

 

 Tr.typ 3-4:

 blankt

 

Resurs-        Tr.typ 1-2:        Första 2 pos        Första 2 pos        Arb.ställ-        00

grupp        anges, förval        i ver.text om        i ver.text om        ets

         de är 01-99,        de är 01-99,        prod.grupp

         annars 99 (för        annars 99

         bilar väljer

         systemet 97-99

         enligt regler

         som är beskrivna

         i avsnitt BF

 

 Tr.typ 3:

 anges

 

 Tr.typ 4:

 00

 

Text        Anges,        Ver.text        Ver.text        Op.nr,        FAKTURA

 förval        i bokf        i bokf        arbetsställe,        fakt.nr

                         op.typ

 

Kvant        Tr.typ 1-3:        Alltid 1        Alltid 1        Timmar        Alltid 0

 anges

 

 Tr.typ 4:

 alltid 0

 

Kost-        Tr.typ 1-2:        Ver.radens        Ver.radens        Totalpris        Alltid 0

pris        anges        trans.belopp        trans.belopp        per rad

 

 Tr.typ 3:

 anges

 

 Tr.typ 4:

 alltid 0

 

Total        Antal x        Ver.radens        Ver.radens        Kostpris        Alltid 0

kost        kostpris        trans.belopp        trans.belopp        enl formel

 

Förs.        Tr.typ 1-3:        Ver.radens        Ver.radens        Kostpris        Alltid 0

pris        anges,förval        trans.belopp        trans.belopp        enl formel

         + aut.pålägg+ aut.pålägg

 

Total        Tr.typ 1-3:        Ver.radens        Ver.radens        Kostpris        Alltid 0

pris        antal x        trans.belopp        trans.belopp        enl formel

 förs.pris        + aut.pålägg        + aut.pålägg        + aut.pålägg

 

 Tr.typ 4:

 anges

 

Integra-        Blankt        L        B        M        F

tion

 

 

Initia-        Som vanligt        Som vanligt        Som vanligt        Som vanligt        Som van-ler                                        ligt

 

 

 

PR.C1.2        Rekommenderade registreringsvägar

 

I normala fall är följande registreringsvägar mest effektiva:

 

 

 

 

 

 

 

 

PR.C2        Registrering av eget arbete

 

Systemet arbetar med tre typer av eget arbete.

 

A. Eget arbete exklusive verkstadsarbete och resor/traktamenten.

 

B. Eget verkstadsarbete.

 

C. Resor och traktamenten som betalas ut direkt till den anställde.

 

Till grupp A hör exempelvis projektarbete på kontor, utemontage, arbets­ledning, reparations och servicearbete och liknande.

 

För att göra registreringen enkel och effektiv rekommenderas följande:

 

 

 

 

 

 

Till grupp B hör verkstadsarbete i en fullständig MPSfunktion. Registre­ring av utfört arbete görs i funktion MP51. Se avsnitt MP.C7.

 

Till grupp C hör resor och traktamenten som betalas ut direkt till den anställde. Registreringen görs enklast direkt i bokföringen i samband med att utbetalningen registreras. Se avsnitt BO.C12.

 

 

PR.C3        Underlag för fakturering

 

När projektkostnader registreras i transaktionsbehandlingen ska även kundpriserna registreras.

 

För projekttyperna 1, arbete, och 2, lagermaterial, erhålles dessa från inlagda register över timpriser eller försäljningspris och förorsakar därför inget merarbete vid registreringen.

 

För externköp kan önskad bruttomarginal slås in vid registreringen, eller kan en i förväg inlagd bruttomarginal automatiskt användas varigenom uträkningen av försäljningspriset blir enkel.

 

På detta sätt ackumuleras kostpriser löpande under projektet. Projekt­status för visst projekt kan enkelt ses på skärmen med funktion PR91. Där framgår även hur mycket som vid varje tillfälle har fakturerats jämfört med projekt­upparbetningen.

 

Med jämna mellanrum, med intervall på exempelvis 7, 10, 15 eller 30 dagar, bör fakturering göras.

 

För projekt där fakturering sker mot löpande räkning eller, under projektets gång, mot upparbetning, tas projektspecifikation i funktion PR52 fram som faktureringsunderlag.

 

Denna är utformad så att den kan  bifogas som kopia till fakturan.

 

Fakturering sker som vanligt i funktion FA11.

 

 

PR.C4        Projektfamilj och delprojekt

 

I projektmodulen används begreppet projektfamilj, som avser ett antal projekt som hör ihop. En projektfamilj kännetecknas av att projektnumren börjar med ett eller flera identiska tecken.

 

Exempel: Uppförande av en ny förrådsbyggnad ges ett samlande familjenum­mer, t ex 1000 eller ABC. Man vill dock särskilja några delprojekt, vilka registreras med projektnumren:

 

Bygge                1000-1                eller                ABC1

El                1000-2                eller                ABC21

VVS                1000-3                eller                ABC22

o.s.v.

 

Det är på dessa delprojekt som samtliga registreringar görs. Familjenumren används enbart i vissa fråge- och utskriftsprogram för att visa de samman­lagda projektkostnaderna.

 

För att ge projektfamiljer en egen benämning kan de läggas upp i PR11.

 

Se även kommentarer under avsnitt PR.E5.

 

 

PR.C5        Bokföring av upparbetade projektkostnader

 

För företag med i huvudsak kundorderstyrd tillverkning av kundunika produkter är projektmodulen lämplig att använda för registrering av upparbetade kostnader.

 

I de fall ett kundprojekt har lång framställningstid är det vanligt med delfakturering före och under tillverkningen.

 

I detta fall rekommenderas följande metod för bokföringen:

 

1. Varje projekt betraktas som pågående ända till dess att slutfakturering gjorts. Då avslutas projektet, vilket görs i funktion PR14. Det är i efterhand möjligt att åter öppna projektet om ytterligare kostnader skulle dyka upp.

 

2. Intill dess att slutfakturering gjorts ska det upparbetade värdet av pågående projekt vara bokfört på ett särskilt tillgångskonto, exempelvis 1580. Som motkonto för förändring av upparbetade projektvärden används ett lämpligt unikt konto inom gruppen varuförbrukning, exempelvis 4680.

 

Båda dessa konton läggs upp i funktion BO11. Eftersom bokning på dessa konton normalt endast ska göras i en automatisk rutin, är det lämpligt att spärra kontona genom att i funktion BO11 sätta S som kontokod.

 

3. I konsekvens därmed betraktas all fakturering före slutfakturering som förskott och ska bokföras på ett särskilt konto för förskott på projekt, exempelvis 2610 eller 2611. Som motkonto används ett lämpligt unikt konto, exempelvis 3680, som korrigerar faktureringsvärdet.

 

Båda dessa konton läggs upp i funktion BO11. Analogt med föregående punkt är det lämpligt att  motkontot, i exemplet konto 3680. Detta konto ges lämpligen deklarationskoden M06, om i SY421 parametern "Omsättning på momsdeklaration" är ställd till B, annars anges blankt som deklarationskod.

 

4. I funktion SY433, systemparametrar för projekt, sätts parametern "Integration med bokföring" till N, vilket innebär att ingen bokföring görs av materialuttag som registreras i funktion PR3.

 

Parametern "Integration med lager/artikelregister" sätts till J, vilket innebär att lagerregistret uppdateras när materialuttag registreras i funktion PR3.

 

Vidare sätts parametern "Automatisk bokföring av upparbetade projektvärden" till J. I efterföljande fyra fält anges vilka systemkonton som ska användas vid den automatiska bokningen i funktion PR171. Ange samma konton som valts under punkterna 2 och 3 ovan.

 

5. I funktion SY444, systemparametrar för fakturering, sätts parametern "Bokföring av varuförbrukning/lageruttag" till P, vilket innebär att varuförbrukning vid fakturering endast kommer att bokföras för fakturor som ej har projektnummer. Varuförbrukningen för projekt kommer nämligen att bokföras på annat sätt enligt nedan.

 

6. Alla kundorder och fakturor, som avser ett visst projekt, ska åsättas projektnummer i huvudet eller på enstaka rader. Detta är väsentligt.

 

Vid fakturering kommer fakturerat belopp att av systemet bokföras på ett normalt försäljningskonto som en vanlig faktura. Så sker även för en delfakturering, vilken rätteligen borde ha bokförts som ett förskott. Det spelar dock ingen roll, utan rättas automatiskt till vid den månadskörning som beskrivs nedan under punkt 7.

 

Systemet kommer att för fakturor med projektnummer inte göra någon bokföring av varuförbrukning. Däremot registreras fakturerat belopp på motsvarande projektnummer i projektmodulen.

 

7. Vid varje månads utgång avstäms och bokförs upparbetat och fakturerat projektvärde. Detta görs automatiskt i funktion PR171. För att bokningen ska komma i rätt period, ska, om månadsskiftet är passerat, systemdatumet före bokningen ställas tillbaka till sista dagen i den avslutade månaden.

 

Ingen fakturering eller registrering som kan uppdatera projektregistren får pågå, när denna funktion körs.

 

Funktion PR171 summerar från projekttransaktionsregistret upparbetat värde och fakturerat belopp på alla pågående projekt. För att endast den avslutade periodens transaktioner ska komma med, subtraherar systemet alla transaktioner som kan ha registrerats på den nya månaden, i enlighet med det första datum som anges i skärmen.

 

De framräknade beloppen jämförs med motsvarande värden i bokföringen enligt de konton som angivits i funktion SY433. Skillnaden beräknas av systemet, som också, om så väljs, genomför en automatisk bokning i bokföringen. När denna är gjord, skrivs en verifikation ut på skrivare. Denna verifikation ska sättas in i registret för bokföringsverifikationer.

 

 

PR.C6        Bokföring av pågående projekt på balanskonton

 

Om pågående projekt önskas bli bokförda på balanskonton måste detta anges i SY433. Dessutom måste systemkonton läggas upp i SY61, samt eventuellt på projekten. Manuell registrering av projekttransaktioner i funktion PR3 bör ej tillämpas, då inte konteringsmöjligheter finns i denna funktion. All registrering ska ske via någon av modulerna bokföring, kundreskontra eller leverantörsreskontra.

 

När projekten bokförs ska konteringen göras såsom den ska vara när projektet är avslutat, d v s på resultatkonton. Systemet bokar automatiskt om detta till valda balanskonton, och resultatkontona sparas i projekttransaktionsregistret.

 

När projektet avslutas letar systemet efter eventuella resultatkonton i projekttransaktionsregistret som nu ska bokas om. Om det finns några sådana konteringsrader kostnads- och intäktsförs nu projekttransaktionerna.

 

Samtliga projekttransaktioner kan skrivas ut i funktion PR52, vilken även visar om transaktionen är ombokad eller ej. Ett projekt kan avslutas och öppnas igen, vilket innebär att ett projekt kan innehålla både ombokade transaktioner och icke ombokade transaktioner. Kod för detta visas per transaktionsrad på listan från funktion PR52.

 

Funktionaliteten är implementerad i alla konteringsbilder, d v s det fungerar såväl från bokföringen som leverantörsreskontran etc.