SY31 Underhåll av användare och behörighet

Följande funktionstangenter finns vid första fältet användare:

F1: Nästa post

F2: Föregående post

Användare

10 tecken

Ange användarens identitet. Identiteten används vid inloggning o.dyl. och bör vara kort, t ex unika initialer eller siffror. Samtidigt rekommenderas enkla användaridentiteter så att de är lätta att komma ihåg. Är inslagen identitet befintligt visas i övre vänstra hörnet ordet ÄNDRING. Är det nytt visas istället UPPLÄGGNING.

En användare tas bort genom att man anger användare och väljer sedan F4 Borttag.

Vissa speciella användare måste finnas upplagda i systemet för olika funktioner. Nedan följer en förteckning över systemberoende användare och för vilka de måste finnas upplagda.

KASSA

Denna användare måste finnas upplagd på alla installationer med modulen KA installerad. Skrivare ska läggas upp som vanligt och behörigheten kan begränsas om så önskas. KA får inte begränsas.

TRAC	Denna användare måste finnas upplagd på alla installationer med det externa resebyråsystemet TRAC. Detta för att överföringar från TRAC till INFOFLEX GROSSIST ska fungera. Skrivare ska läggas upp som vanligt och behörigheten kan begränsas om så önskas. Kodordet ska alltid vara TRACAUTO.

xxAUTO

Denna användare måste finnas upplagd om man ämnar blanda leveranser från olika lager på samma order. Mer om detta finns att läsa under avsnitt KO.C och IO.C. Användaren ska börja med lagernr. (xx) följt av AUTO, så att lager 01 får användare 01AUTO, lager 02 får användare 02AUTO etc. Det viktigaste är att styra skrivarvalen rätt för de olika användarna/lagren, samt om varje lager/användare ska använda sig utan separata ordernummerserier.

Namn

30 tecken

Ange användarens riktiga namn.

Firma

1 tecken

Ange i vilken firma användaren ska arbeta. Normalt ska siffran 1 anges här. Lämnas fältet blankt ska firma väljas från gång till gång. Detta rekommenderas inte.

kodord

10 tecken

Ange användarens kodord vid inloggning. Detta bör vara unikt så att inte vem som helst kan lista ut det, men samtidigt så enkelt att användaren kan komma ihåg det. Siffror och bokstäver kan kombineras, men systemet gör inte någon skillnad på gemener och versaler.

Initialer

2 tecken

Ange användarens initialer. Initialerna registreras automatiskt på användarens samtliga transaktioner. Initialerna visas även överst på skärmbilden.

Nivå

1 siffra

Ange lägsta nivå för användning av konto. Med hjälp av detta kan en användare vara behörig för t ex inköpsfakturaregistrering, men spärras från alla lönekonton och 8-konton.

Försättsblad

1 tecken

Ange J om försättsblad med valda selekteringar ska skrivas ut vid listutskrifter med omfattande selekteringar. Detta rekommenderas för alla nybörjare i systemet. När kunskapen om systemet ökat och användaren finner detta onödigt kan detta ändras i efterhand.

Lager

2 siffror

Ange vilket lager användaren ska arbeta med. Anges ingenting kommer lager att behöva väljas från gång till gång.

Ver.nr

3 tecken

Ange den verifikationsnummerserie som användaren ska arbeta i. Normalt sett finns bara en nummerserie och då anges BLANKT, men bl.a. i större företag med kontor på skilda ställen kan det vara motiverat med olika serier. Serierna måste definieras i SY51.

Ordernr

3 tecken

Ange ordernummerserie om det är tänkt att vara olika nummerserier för olika användare. Detta kan vara aktuellt om det finns olika lager/försäljningsställen. Nummerserierna läggs upp i SY52.

Meny

2 tecken

Ange vilken meny som användaren ska arbeta med. BLANKT ger gemensam meny, vanligtvis en kundunik meny med beteckningen HUU. Denna kundunika meny kan även göras unik per användare. Om så önskas anges en beteckning på den menyn som ska anropas för denna användare, exempelvis initialerna eller BU för butiksmeny o d. Denna meny måste därefter definieras i filen syskun. Se anvisningar i SYSTEM6.2.

Postkontroll

1 tecken

Ange J om kontroll av kommande post ska göras var 30e sekund. M om kontroll ska ske enbart vid menyväxlingar. Det är lämpligt att ange M om postfunktionen ska användas, annars N. Vid J ska man vara medveten om att om datorn är kopplad via ISDN el liknande sker en uppkoppling knutet till dess kostnader var 30e sekund.

Försättsblad fax

8 tecken

Om modulen CF, kommunikation fax, är installerad kan ett särskilt försättsblad anropas.

Språk

3 tecken

Ange eventuellt språk. Normalt körs systemet på svenska och då ska detta fält lämnas blankt.

Postgrupp

10 tecken

Linjetecken topp/bottenrad

2 tecken

Här anges önskat utseende för topp- och bottenlinjer.

Linjetecken övriga

1 tecken

Här anges önskat utseende för övriga linjer. TAB ger utökad info.

Spara E-post

1 tecken

Ange om E-post som lästs av Infoflex ska sparas som Läst eller tas Bort.

Visa påg.beräkn

4 tecken

Ange faktor för att visa pågående beräkning. 0 ger igen. 10 rekommenderas.

Epost-adress

60 tecken

Ange avsändares mejladress om denna ska användas istället för unix-användaren

SKRIVARE

De olika skrivare som användarens utskrifter ska styras till anges med två tecken i fälten vid resp skrivare. Observera att fältet är alfanumeriskt, varför 01 och 1 uppfattas som två olika skrivare.

BN Bred normal lista

KE Kundetikett

SF Standardformulär

BL	Bred lång lista (ex. artikellista, huvudbok, kund- och leverantörsreskontra från funktionerna BO81, BO82, LR98, LR99, KR98, KR99, LA61, LA941, LA942)

AE Artikellista

PL Plocklista

SN Smal normal lista

AK Arbetskort

KK Kassakvitto

BB Betalningsblanketter/adresslappar

SP Specialskrivare (post- och frakthandlingar, varuförsäkringsblanketter)

S2 Standardform. 2

BEHÖRIGHET

För varje användare anges helt individuellt vilka menyer och program som denne får gå in i. Detta görs i funktion SY3 genom angivande av ett antal intervall som är tillåtna eller förbjudna.

På varje användare kan man sammanlagt ange 18 intervall.

För varje intervall registreras följande fält:

J/N Ange om intervallet är tillåtet (J) eller förbjudet (N)

Från funktion

Ange fr.o.m. vilken funktion angivet J eller N ska gälla. Med funktion menas den meny i vilken ett val skall göras. En funktion kan exempelvis vara BO för bokföring eller BO1 för underhåll av kontoplan och grundregister eller BO18 för registerhantering eller BO184 för sanering av kontoplan. Om det finns en kundunik meny heter denna HUU. Vill man att intervallet ska gälla från början, d v s alla program, anger man blankt, d v s trycker Enter.

Från val

Ange fr.o.m. vilket val i menyn angivet J eller N ska gälla. Ett val är antingen ett eller två tecken. I de högsta menyerna är valen två tecken, oftast bokstäver. Detta gäller alltid i huvudmenyn. I de lägre menyerna är valen ett tecken, oftast siffror. Vill man att intervallet ska gälla från början, anger man blankt.

Till funktion

Ange analogt t.o.m. vilken funktion angivet J eller N ska gälla. Vill man att intervallet ska gälla till slut, anger man ÅÅÅÅÅ. Å är nämligen det sista tecknet i operativsystemets alfabet.

Till val

Ange analogt t.o.m. vilket val i menyn angivet J eller N ska gälla. Vill man att intervallet ska gälla till slut, anger man ÅÅ.

Varje användare måste ha något J, annars kan han/hon inte göra någonting. Exempelvis måste det alltid vara tillåtet att komma till huvudmenyn. Detta behöver inte alltid anges i detalj, exempelvis om allt tillåts för en systemanvändare, då behövs endast ett intervall anges enligt; J blankt blankt ÅÅÅÅÅ ÅÅ.

I alla fält ska man fylla i tecken från vänster i fältet.

Alla namn på menyer och funktioner står i skärmbilden längst upp till vänster. Observera att även huvudmenyn har ett namn. Den heter HU, om det är standardmenyn, men ofta är det en anpassad meny av något slag. För den som använder redovisningsmenyn står det exempelvis HUR, och är det en kundanpassad meny heter den HUU.

Vissa systemkommandon är undantagna från behörighet och får alltid användas. Det är AN (användare) och AV (avsluta).

Övriga systemkommandon, FI (firma), OS (operativsystem), DA (datum), PE (perioder), SK (skrivare) och SY (systemparametrar) anropas direkt. De anses inte tillhöra huvudmenyn, utan tillhör modul blank. För att spärra eller tillåta dessa ska man ange funktion blank och val SY etc.

Observera att man måste skriva behörighetssträngen så att användaren kan komma in till den menypunkt hon/han ska använda ända uppifrån. Han måste alltså ha tillstånd att få gå in i en underliggande menypunkt.

Systemet börjar med att kontrollera behörigheten från början. Det första intervall som passar in på ett visst val, väljs.

Om man ska låta en användare göra det mesta utom vissa utvalda funktioner, ska man börja med att ange undantagen och avsluta med att allt annat får göras, vilket skrivs från blankt/blankt till ÅÅÅÅÅ/ÅÅ.

Exempel 1:

En användare ska inte få lägga upp konton (BO11) eller kostnadsställen (BO12) och inte få bokföra (BO4), men allt annat. Skriv då så här:

J/N funktion val till funktion val

N BO1 1 BO1 2

N BO 4 BO 4

J ÅÅÅÅÅ ÅÅ

Exempel 2:

En användare ska få göra allt i kundreskontran (KR), men ingenting annat. Skriv då så här:

J/N funktion val till funktion val

J HU KR HU KR

J KR KRÅÅÅ ÅÅ

I stället för HU kan det vara HUD, HUI, HUH, HUR, HUU o s v.

Exempel 3:

En användare ska inte få gå in i systemparametrarna, men göra allt annat. Skriv då så här:

J/N funktion val till funktion val

N SY SY

J ÅÅÅÅÅ ÅÅ