Allmän information, Igångsättning (SYSTEM-1)

1.A Allmänt

Avsnittet innehåller allmän information om INFOFLEX GROSSIST och dess uppbyggnad, om operativsystemet UNIX och om krav på hårdvara.

Vidare beskrivs handledningens uppbyggnad och hur man hittar i den.

Tillvägagångssätt vid igångkörning fastställs i form av en checklista för systemuppläggning. Avsnittet kan läsas före installation eller gås igenom den första utbildningsdagen.

1.B Innehållsförteckning

1.1 Allmänt om systemet

1.1.1 INFOFLEX GROSSIST

1.1.2 Operativsystemen UNIX, AIX och LINUX

1.1.3 Operativsystemet Windows

1.1.4 Maskinkonfiguration

1.1.5 Arbetsföretag, testföretag, periodbokslutsföretag och bokslutsföretag

1.1.6 Flerföretagarmeny

1.2 Systemets och handledningens uppbyggnad

1.2.1 Terminologi

1.2.2 Programnumrering

1.2.3 Handledningens uppdelning

1.2.4 Ingående moduler

1.2.5 Sidnumrering

1.3 VD-greppet

1.4 Tillvägagångssätt vid igångsättning

1.5 Support från Infoflex Data AB

1.1 Allmänt om systemet

1.1.1 INFOFLEX GROSSIST

INFOFLEX GROSSIST är ett av landets första fullständiga administrativa fleranvändarsystem som arbetar under operativsystemen UNIX, AIX och LINUX.

INFOFLEX GROSSIST är ett egenutvecklat affärssystem. Infoflex Data AB har kontor på flera orter i Sverige med huvudkontoret i Stockholm.

1.1.2 Operativsystemen UNIX, AIX och LINUX

Operativsystemen UNIX, AIX och LINUX ingår i samma familj. De är operativsystem som är utvecklade för att på ett snabbt och effektivt sätt hantera flera arbetsplatser kopplade till samma dator.

UNIX utvecklades redan i slutet av 60-talet av Bell Laboratories, men den stora tillväxten kom under 80-talet då system V lanserades.

Såväl de amerikanska som svenska statsmakterna föreskriver idag UNIX vid upphandlingar. UNIX har blivit en etablerad standard för medelstora fleranvändarsystem.

Ett huvudmål med UNIX är att erbjuda ett operativsystem som är maskinoberoende. Detta har givit användaren möjlighet att flytta sina program mellan olika hårdvaror. Det går också lätt att byta ut olika komponenter i systemet. INFOFLEX GROSSIST arbetar under UNIX system V.

AIX är en variant av UNIX utvecklad av IBM för IBM-maskiner. AIX är ett kraftfullt system som uppfyller gällande UNIX-standarder.

På senare år har ju LINUX kommit starkt in på marknaden.

Kännetecknande för detta operativsystem är att det är fritt att använda och utveckla för alla. Därför har operativsystemet kommit att spridas över hela världen. Systemet har många inbyggda funktioner, och är relativt lättdrivet i jämförelse med många kommersiella operativsystem. Allt fler mjukvaruföretag utvecklar programvara för detta system.

1.1.3 Operativsystemet Windows

MS Windows lämpligt för installationer med en arbetsplats eller för flera arbetsplatser i nätverk.

I huvudsak är INFOFLEX GROSSIST under Windows identiskt med INFOFLEX GROSSIST under UNIX.

Windows har ett grafiskt användargränssnitt. INFOFLEX GROSSIST under Windows fungerar emellertid på samma sätt som under UNIX utan användning av de speciella grafiska funktionerna eller rullgardinmenyerna.

1.1.4 Maskinkonfiguration

INFOFLEX GROSSIST kräver en UNIX-maskin med minst Pentium-processor eller motsvarande, helt kompatibel med industristandard. Lämplig processortyp, minne och hårddiskutrymme beror på antal samtidiga INFOFLEX GROSSIST-användare och vilka bransch-tillämpningar som körs i INFOFLEX GROSSIST.

Till servern kopplas en eller flera PC-maskiner i ett nätverk. INFOFLEX GROSSIST körs via ett terminalemuleringsprogram, en windowsapplikation, t ex AniTa från April Systems AB. Därigenom öppnas ett ”fönster” från PC:n mot servern.

Lämpligt antal skrivare ansluts till servern, PC:n eller direkt till nätverket. INFOFLEX GROSSIST stödjer framför allt IBM- och HP-kompatibla skrivare.

1.1.5 Arbetsföretag, testföretag, periodbokslutsföretag och bokslutsföretag

Varje installation levereras med dubbla uppsättningar datafiler som standard, en uppsättning för arbetsföretaget och en uppsättning för ett testföretag.

Testföretaget är avsett för träning och experimenterande, så att arbetsföretaget inte behöver användas för detta ändamål. Detta är särskilt viktigt i ett system som INFOFLEX GROSSIST, där så många moduler är integrerade.

Datafilerna kan kopieras från arbetsföretaget till testföretaget. Se avsnitt SYSTEM-5, Kommando O, F följt av T.

Vid skifte av bokföringsår kopieras datafilerna över till ett särskilt bokslutsföretag. Se avsnitt SYSTEM-11.

Om så önskas finns även en möjlighet att göra ett periodbokslut i ett särskilt periodbokslutsföretag.

1.1.6 Flerföretagarmeny

INFOFLEX GROSSIST kan levereras i en version avsedd för hantering av olika bibliotek, med s k flerföretagarmeny. Detta system är lämpligt för administration av ett flertal företag, exempelvis för redovisningsbyråer och koncerner.

1.2 Systemets och handledningens uppbyggnad

Handledningen består av tio olika delar:

System

Ekonomi

Administration

Försäljning

Marknadsstöd

Logistik och inköp

Produktion

Branschsystem

Kommunikation

Systemdelen innehåller allmänna anvisningar rörande systemet och hur det ska köras igång.

De övriga delarna innehåller en flik för varje programmodul.

1.2.1 Terminologi

I systemet används följande terminologi:

Modul	Samlingsnamn för programmodul, den minsta enhet av systemet som kan köpas separat. Exempel: LA, lager/artikelregister.

Funktion	Program eller meny som utgör en del av en modul. Exempel: LA1, underhåll av artikelregister. En funktion kan i sin tur vara uppdelad i ett antal andra funktioner flera nivåer nedåt. Exempel LA11, underhåll av artikel.
Avsnitt	Del av handledningen, i många fall sammanfallande med motsvarande funktion i systemet.

1.2.2 Programnumrering

Varje program är numrerat med två bokstäver följda av en eller flera siffror, som tillsammans bildar det kommando man ska slå för att från huvudmenyn komma till programmet ifråga. Detta programnummer återfinns ofta i skärmbilden uppe till vänster.

Handledningens systembeskrivning är numrerad på samma sätt.

1.2.3 Handledningens uppdelning

Handledningen för varje modul är uppdelad i följande avsnitt:

A.	Allmänt	En kort sammanfattning av vad modulen kan utföra.
B.	Systemöversikt	En innehållsförteckning över samtliga ingående funktioner.
C.	Hanteringstips	Korta beskrivningar av de vanligaste frågorna eller rutinerna. Bör ögnas igenom före igångkörning och när man annars har någon aktuell fråga att behandla.
D.	Åtgärder vid igångsättning	Checklista omfattande åtgärder som ska göras vid igångkörning.
E.	Nummersättning	Beskrivning över de nummerserier som modulen innehåller samt tillhörande register.
1 – 9	Systembeskrivning	Detaljerad beskrivning av varje funktion i systemet. Har samma kapitelindelning och numrering som funktionerna.

1.2.4 Ingående moduler

INFOFLEX GROSSIST består av ett antal moduler som tillsammans bildar ett komplett administrativt system.

Genom val av systemparametrar kan systemet väljas så att det passar olika typer av verksamhet inom handel, industri eller serviceverksamheter m.fl.

Systemet kan köras igång med ett begränsat antal moduler och, om så önskas, byggas ut efter hand.

Vid leveransen konfigureras systemet med de moduler som kunden beställt. För närvarande finns följande moduler att välja på:

Ekonomi	BO	Bokföring
	BS	Bokslut
	PG	Prognos
	VA	Valuta
	AR	Årsredovisning
	KC	Koncernredovisning
	KS	Koncernstatistik
	FT	Företagsanalys
Logistik	LR	Leverantörsreskontra
	IF	Inköpsförfrågan
	IO	Inköpsorder
	LA	Lager/artikelregister
	SE	Serieregister
	PK	Priskalkyl
	PI	Prisinläsning
	FR	Frakthandlingar
Försäljning	KR	Kundreskontra
	OF	Offert
	KO	Kundorder
	FA	Fakturering
	KA	Snabbkassa
	KT	Kassaterminal
Marknad	MR	Marknadsregister
	OP	Orderplanregister
	FS	Fakturastatistik
	FP	Försäljningsprovision
	AB	Avbetalning
	LE	Leasing
	VF	Varuförsäkring
Administration	PL	Personal
	NT	Närvaroterminal
	PR	Projektstyrning
	TI	Tidsredovisning
	TX	Textregister
	AL	Anläggningsregister
Telebetalning	BT	Telebetalning inland bankgirot
	PT	Telebetalning inland postgirot
	SI	Sigill
	HA	Hämtning av utförda autogirouppdrag
	SA	Sändning av autogirouppdrag
	HO	Hämtning av inbetalningar via OCR
	HL	Hämtning av inbetalningar via telebet.rutin
	SL	Sändning av löneutbetalningar
	UT	Utlandsbetalningar
	TF	Tillägg för flera företag
Kommunikation	CB	Kommunikation bärbar dator
	CE	Kommunikation EDI
	CF	Kommunikation Fax
	CL	Kommunikation lönesystem
	CK	Kommunikation butikskedja
	CS	Kommunikation SIE
	IK	Kortbet
	CA	ASCII
	IE	E-handel
	CC	Cabas
	CM	E-post
	CH	Handdator
	CW	Webbservice
	IL	Leverantörsreskontra
Produktion	MP	Material- och produktionsstyrning
	PS	Produktstruktur
	VE	Verktyg
	KV	Kvalitetsstyrning
	VT	Verkstadsterminal
Rapportgenerator	UE	U/SQL
Bransch	FM	Flerftg.meny
	FF	Fordonsförsäljning
	FV	Fordonsverkstad
	VI	Virkeshantering

1.2.5 Sidnumrering

Varje modul består, enligt föregående punkt, av flera avsnitt. En modul kan exempelvis vara numrerad LA.

Varje avsnitt är numrerat med modulens namn (två bokstäver) följt av en punkt (utom vid systembeskrivningarna) och därefter A, B, C, D, E eller siffrorna 1 - 9. Ett avsnitt kan vara numrerat LA1.

Varje sida har därtill ett sidnummer, i övre högra hörnet, som består av avsnittets nummer följt av ett sidnummer i löpande följd. En sida kan t ex vara numrerad LA1/4, där 4:an betyder sid 4 i LA1.

För att exempelvis hitta handledningen för funktion LA124, ska man leta inom avsnitt LA1 tills man i vänstermarginalen hittar det sökta funktionsnumret.

1.3 VD-Greppet

Här följer några bra tips för snabb företagsstatus i INFOFLEX GROSSIST. Vi kallar det VD-greppet.

Med dessa kommandon kan man lätt, utan särskild systemkunskap, skaffa sig en bild över vissa aktuella nyckeltal.

Information	Kommando
Orderingång och fakturering	KO52
Kundorderstock	KO9
Inköpsorderstock	IO9
Fakturering och resultat	BO7, rapport R4
Resultat, bruttomarginal	BO97
Kundfordran	KR72 eller PG5
Leverantörsskuld	LR72 eller PG5
Likviditetsprognos	PG5
Resultatprognos	PG6
Bruttomarginaler/varugrupp	LA93

1.4 Tillvägagångssätt vid igångkörning

Vid installation av systemet eller vid komplettering med ytterligare moduler, ska tillämpliga delar av nedanstående checklista gås igenom. Avsnittet system är viktigt även vid kompletteringar.

1.	Före installation läs avsnitt SYSTEM-2 och SYSTEM-8 och planera, i samråd med ansvarig utbildare, beställning av erforderligt material. Om internetuppkoppling ska installeras ska det beställas i god tid hos operatören. Gör detta i samråd med ansvarig tekniker.
2.	Första utbildningssteget är att gå igenom avsnitten SYSTEM-3 till SYSTEM-6, som ger en introduktion till hur systemet fungerar.
3.	Gå noggrant igenom systemparametrarna i funktion SY. Följ anvisningarna under flik SYSTEM-6. Utelämna ingen punkt, förutom i funktionerna SY4, definition av integration och körsätt, och SY5 underhåll av nummerserier, där endast de delar som berör installerade moduler behöver gås igenom. Systemet får inte användas förrän alla systemparametrar har fastställts. En viktig fråga vid uppläggningen är om flera företag ska läggas upp. Se avsnitt BO.C12.
4.	Fastställ och påbörja omedelbart rutiner för säkerhetskopiering. Se avsnitt SYSTEM-7. Säkerhetskopieringen är systemets viktigaste rutin och måste fungera tillfredsställande från start.
5.	För varje modul som installeras ska de förberedelser som finns beskrivna i handledningen gås igenom för respektive modul under avsnitt D. För vissa branscher finns speciella rekommendationer under respektive modul, avsnitt E.
6.	Vid senare utbildningssteg ska periodslutsrutinen i SYSTEM-10 och årsslutsrutinen i SYSTEM-11 gås igenom. Såväl vid periodslut som vid årsslut ska vissa rutiner alltid utföras innan arbetet får fortsätta på ny period respektive på nytt år. I periodslutsrutinen är vissa avsnitt obligatoriska medan andra är beroende av användarens önskemål. Gå igenom vad som ska utföras och notera detta på en kopia av handledningen. Denna kan sedan tjäna som checklista för periodslutsrutinen. Årsslutsrutinen ska alltid följas i sin helhet.
7.	Skulle frågor under drift uppstå rörande registrens storlek eller status ska anvisningarna under SYSTEM-9 följas. Detta gäller särskilt om registren blivit för stora, om nollställning ska göras, om registren p g a tekniskt fel blivit felaktiga eller om installationsform eller systemparametrar ska ändras i efterhand.

1.5 Support från INFOFLEX DATA AB

Alla system installeras av Infoflex Data AB.

För varje installation utser Infoflex Data AB en ansvarig tekniker och en ansvarig utbildare. Dessa ansvarar för att installationen hos kunden och igångkörningen av systemet blir riktigt genomförd.

För rådgivning kontakta gärna vår support per e-post, support@infoflex.se, via vårt kontaktformulär under fliken support på vår hemsida www.infoflex.se, per fax 08-758 65 35 eller per telefon, 08 - 792 64 60, som har bemanning mellan kl 8.00 - 17.00, lunch mellan 12 - 13, alla vardagar.

När Ni kontaktar vår support via mail/fax eller telefon så vill vi gärna att Ni anger:

- Ert kundnummer hos Infoflex Data eller det företag Ni jobbar på samt Ert namn.

- Vilket program ärendet gäller.

- En kortare ärendebeskrivning så vi vet vilken del av supporten som kan hjälpa Er.

- Alla ärenden loggas direkt in i vårt egenutvecklade supportsystem oavsett hur de kommer in.

Vår ärendehantering sköter vi i ett supportsystem speciellt utvecklat för Infoflex Data. Varje ärende loggas med ett unikt ärendenummer och vi kan alltid följa ett ärendes status.

Infoflex Data erbjuder en systemgaranti, som bl.a. innebär att uppdateringsfiler av INFOFLEX GROSSIST, när nya versioner kommer, kan beställas och hämtas av er via internet och kostnadsfri rådgivning per telefon för frågor som kan lösas på detta sätt.