I inställningarna kan du klicka på "Sök på alla befintliga kunder". Den knappen går igenom hela kundregistret och försöker matcha dina kunder med företag som tar emot e-faktura. Denna process kan ta lång tid om du har ett stort kundregister. Om du använder knappen från inställningarna kommer du få en lista med förslag. I listan till vänster finns poster i ert kundregister. I mitten visas de förslag på mottagare som programmet har. Om du tycker att ett föreslaget företag matchar, högerklicka i listan och välj "Skicka e-faktura till kund". Högerklickar du igen har du möjlighet att ta bort kunden som mottagare av e-faktura. Du kan också markera en post i listan och sedan klicka på knappen "Skicka e-faktura till kund" högst upp.

 

I fälten längst till höger framgår hur de olika mottagarna förhåller sig till e-faktura - det kan vara t.ex att de kräver e-faktura, att de föredrar e-faktura eller att de inte tar emot e-fakturor alls. Ett specialfall är att mottagaren tar emot e-faktura efter att de har accepterat en inbjudan från er att ta emot - kontakta då mottagaren och be att de lägger till er som godkänd leverantör i deras system. Det finns en funktion för att skicka inbjudningar till att ta emot e-faktura direkt från programmet - läs mer i avsnittet Erbjud e-faktura.

 

 

Du kan också gå in på enstaka kunder i kundregistret/kundkortet och kontrollera om kunden kan ta emot e-faktura. I kundkortet finns en knapp (bredvid betalningsvillkoren), och i kundregistret finns en separat flik för e-fakturainställningar. En nyhet i kundregistret är att du nu kan ange landskod på kunden - vi rekommenderar att du gör det på de kunder som du skickar e-faktura till, det kommer bli obligatoriskt i e-fakturastandarden inom kort. När du aktiverar sändning av e-faktura på en kund försöker programmet hämta landskoden ifrån e-fakturasystemet, men om det inte finns tillgängligt på kunden kommer du få ett felmeddelande, och du får gå tillbaka till kundregistret och ange en landskod på kunden först.

 

Sökning på kunder sker med hjälp av organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller GLN-nummer. Även om det kan räcka med t.ex. GLN-nummer för att få en träff i sökningen finns det ingen garanti för att det är upplagt i Crediflows register, se därför till att alltid ha organisationsnummer registrerat på kunden.

 

 

 

KUNDER MED SAMMA ORGANISATIONSNUMMER MEN FLERA ENHETER

 

Det är inte ovanligt att kunder har olika t.ex. avdelningar men samma organisationsnummer. Ibland kan dessa avdelningar skiljas åt av t.ex. ett GLN-nummer, men inte alltid. Om kunden har ett GLN-nummer angivet i e-fakturasystemet kan detta lagras i kundregistret. Sökningen av mottagare i kundregistret görs med de organisationsnummer och GLN-nummer som finns registrerade på kunderna. Om det är så att ni skickar e-fakturor till flera avdelningar kommer ni behöva unika kundnummer i ert register för varje mottagare om ni inte redan har det.

 

KUNDER MED FLERA KUNDNUMMER I ERT KUNDREGISTER

 
Ert kundregister kan innehålla både dubbletter och kunder med samma organisationsnummer men med olika avdelningar.

 

Fortsätt: Erbjud e-faktura