Hanteringstips

 Första avsnittet  Föregående avsnitt  Nästa avsnitt   Skriv ut avsnittet

ANLÄGGNINGSREGISTER - HANTERINGSTIPS

 

1. Anläggningsnummer

 

För att undvika felregistrering bör anläggningsnumret konsekvent innehålla ett bestämt antal tecken, lämpligen fyra eller fem. Anläggningsnumret är ett alfa­numeriskt fält varför t ex "1" kommer att lagras ensiffrigt och inte som "0001".

 

 

a)        Numeriska anläggningsnummer

 

Anläggningsnumret kan vara alfanumeriskt, men enbart siffror rekommenderas. Med numeriska anläggningsnummer kan funktionstangent F7 användas för automatisk hämtning av nästa lediga anläggningsnummer.

 

 

b)        Alfanumeriska anläggningsnummer

 
Om alfanumerisk nummersättning väljs kan ett system vara följande numrering; BORD01, BORD02, BORD03 o s v. Här är det precis lika viktigt, som vid enbart numeriska anläggningsnummer, med ett bestämt antal tecken i anläggningsnumreringen.

 

 

c)        Befintliga anläggningsnummer

 

Om det redan finns ett väl fungerande nummersystem för företagets anläggningar så kan givetvis detta användas även i datasystemet. Men även i detta fall bör numreringen bestå av lika många tecken för respektive anläggning. Om inte så är fallet bör de nu gällande anläggningsnumren justeras så att det passar inom ramen för våra rekommendationer.

 

 

2. Definition av olika avskrivningsmetoder

 

a)        Bokföringsmässig eller räkenskapsenlig avskrivning.

 

Med bokföringsmässig avskrivning avses avskrivning som bokförs i företagets redovisning, ofta den högsta som tillåts enligt skattelagstiftningen.

 

Är bokföringsmässig avskrivning, s.k. avskrivning utöver plan, högre än planenlig avskrivning redovisas skillnaden ofta som en särskild post under bok­sluts­dispositioner i resultaträkningen.

 

I balansräkningen redovisas analogt den ackumulerade skillnaden under obeskattade reserver.

 

 Exempel på avskrivningsprocent:

 

 Mark 0%

 Byggnader 1,5-4%

 Maskiner, inventarier, bilar 20-30%

 Förbrukningsinventarier 100%

 

 

b)        Planenlig avskrivning

 

Planenlig avskrivning är jämnt fördelad över anläggningens ekonomiska livslängd och baserad på anskaffningsvärdet.

 

Systemet skiljer på definitiv och preliminär planenlig avskrivning. Preliminär planenlig avskrivning är lämpligt att göra löpande under verksamhetsåret för att få fram ett underlag för planenlig avskrivning i samband med t ex delårsrapporter. Även vid årsslut kan preliminär avskrivning göras som förberedelse för den definitiva planenliga avskrivningen. Preliminär planenlig avskrivning görs i funktion AL51.

 

Definitiv avskrivning lagras av systemet för varje anläggning för varje enskilt år och registreras i funktion AL52. Gjord avskrivning kan alltid ändras i funktion AL53.

 

 Exempel på avskrivningsprocent:

 

 Mark 0%

 Byggnader 1-5%

 Generatorer, transformatorer 6-8%

 Bearbetningsmaskiner 7-14%

 Fordon 15-25%

 Kontorsmaskiner 20-25%

 Verktyg 20-33%

 

 

c)        Kalkylmässig avskrivning

 

Kalkylmässig avskrivning är jämnt fördelad över anläggningens ekonomiska livslängd och baserad på återanskaffningsvärdet.

 

I realiteten innebär detta att kalkylmässig avskrivning normalt är högre än planenlig. Syftet med kalkylmässig avskrivning är att, i till exempel en produkt­kalkyl, tillräckligt kapital reserveras för att ersätta en befintlig anläggning, med hänsyn till att priset då normalt sett blivit högre.

 

 Exempel på avskrivningsprocent:

 

 Mark 0%

 Byggnader 1-5%

 Generatorer, transformatorer 6-8%

 Bearbetningsmaskiner 7-14%

 Fordon 15-25%

 Kontorsmaskiner 20-25%

 Verktyg 20-33%

 

 

3. Upp/nedskrivning

 

Det finns bestämda regler enligt bokföringslagen för hur upp- eller ned­skrivning får göras.

 

Uppskrivning får göras antingen genom

 

-att uppskrivningsvärdet avsätts till en särskild uppskrivningsfond som kan omvandlas till aktiekapital.

 

-att en samtidig nedskrivning görs av en annan anläggning.

 

Upp/nedskrivning registreras i funktion AL43.

 

 

4. Nuvärde eller återanskaffningsvärde

 

Nuvärde eller återanskaffningsvärde används hos många företag som grund för produkt­kalkylering. Anläggningsregistermodulen använder två begrepp:

 

Indexerat nuvärde:Återanskaffningsvärdet beräknat med hjälp av årlig uppindexering. Metoden är lämplig därför att den är föga arbetskrävande och ofta fullt tillräcklig för billigare anläggningar.

 

Återanskaffningsvärde:Manuellt fastställt återanskaffningsvärde grundat på bedömning, aktuell prislista eller offert. Ett återanskaffningsvärde kan vara lämpligt att sätta för dyrare anläggningar.

 

Vid beräkning av kalkylkostnaden kan man välja att basera detta på återanskaffningsvärdet eller indexerat nuvärde. Saknas återanskaffningsvärde väljer systemet automatiskt indexerat nuvärde.

 

 

5. Kalkylkostnad

 

Kalkylkostnad för en anläggning är den kostnad som bör användas i samband med produktkalkylering. Kalkylkostnaden är summan av kalkylmässiga avskrivningar och kalkylränta. Kalkylkostnad och kalkylränta baseras på nuvärdet, antingen man registrerat återanskaffningsvärde eller indexerat nuvärde. Kalkylränta anges per anläggningsgrupp i funktion AL2. Normalt används samma kalkylränta för samtliga grupper.

 

 

6. Deklarationsunderlag

 

Deklarationsunderlag kan framställas i funktion AL7. Underlaget beräknas och framställs enligt 20-, 30- och nuvärdesavskrivningsregeln.

 

 

7. Anskaffning mot investeringsfond

 

Anläggningar som köps in mot investeringsfond läggs lämpligen i en separat anläggningsgrupp. För denna grupp sätts bokföringsmässig avskrivning till 100%. Detta medför att anläggningarna summeras under en separat rubrik på deklarations­underlaget, samt att de inte medräknas vid planenlig avskrivning.

 

 

8. Uppläggning av anläggningsregister för redovisningsbyråer

 

För redovisningsbyråer kan följande checklista användas vid uppläggning av anläggningsregister för en ny klient.

 

Därvid förutsätts att datafilerna i arbetsföretaget DATA genomgåtts och givits lämpliga värden som passar de flesta klienter. Gör följande:

 

1.Kopiera in nya datafiler med hjälp av kommandot RE i operativmenyn följt av KÅ. Välj alternativ 4, endast anläggningsregister.

 

2.Lägg in anläggningsnummer i SY52. Lägsta 1000, högsta 9999, nästa 1000.

 

3.Lägg om möjligt in anläggningarna i kronologisk ordning, med början på den äldsta. Ska t ex 5 år läggas in, åren 1987-1991, börjar man med att registrera anläggningar anskaffade 1987 och gör avskrivning för detta år. Därefter lägger man in anläggningar från 1988 och gör avskrivning på alla inlagda anläggningar o s v.

 

 

9. Registrering av anläggningar i klump

 

Att registrera flera anläggningar på samma anläggningsnummer kan ha sina för- och nackdelar. I de fall där det rör sig om kontorsmöbler och datautrustning kan detta sätt vara befogat och ger då flera fördelar:

 

- Listor blir korta och lätt överskådliga

- Det går snabbt vid igångsättning och registrering

 

Några nackdelar bör man känna till innan man väljer registrering i klump:

 

- Flera anläggningar får samma beteckning vid etikettering

- Merarbete vid utrangering

- Överskådligheten försvinner successivt om kompletterande inköp görs av de anläggningar som registrerats i klump

 

Problemet vid utrangering kan lösas på följande sätt:

 

1.Dela upp anläggningen i två nya, x och y, där x består av den del som ska vara kvar och där y består av den del som ska utrangeras. Uppläggningen sker i AL11. På det "gamla" anläggningsnumret ändras benämningen, i funktion AL11, till "ersatt av x och y".

 

2.Genomför, i AL53, avskrivningar på anläggningarna x och y för alla tidigare år och ta samtidigt bort avskrivningarna från den gamla anläggningen, i AL191. Fördelningen av avskrivningarna för x och y måste räknas ut manuellt. Summan av avskrivningarna för x och y ska vara lika med de registrerade avskrivningarna för den gamla anläggningen.

 

3.Genomför utrangeringen i AL81 av den del av anläggningen som såldes/kasserades.

 

4.Skriv ut utrangeringslista i AL82.