Nummersättning (BO.D)

BO.D NUMMERSÄTTNING

BO.D1 Konto

Kontonumret bör konsekvent väljas efter BAS97.

Format: 4 siffror

Registrering: BO11

BO.D2 Kostnadsställe

Ett kostnadsställe är en avdelning eller varugrupp inom enheten, på vilka vissa intäkter eller kostnader ska särredovisas.

Kostnadsställen kan också användas för särredovisning av löner, traktamenten, m m på olika anställda. Resultatet kan i bokföringen selekteras fram per kostnadsställe, eller på delar av kostnadsställe.

Systemet registrerar periodsaldon för varje kombination av konto och kostnadsställe. Sådana saldoposter läggs upp automatiskt av systemet när registrering görs första gången på kombinationen.

Rekommendabelt är att börja med ett begränsat antal kostnadsställen och att använda dessa i kombination med ett begränsat antal konton.

Format: 4 tecken, alfanumeriskt

Registrering: BO12

BO.D3 Kostnadsslag

Kostnadsslag är en ytterligare indelning utöver kostnadsställen. Medan kostnadsstället mer talar om var kostnaden ska bokföras, beskriver kostnadsslaget vad det är för kostnad. Det kan vara t ex löner, hyra, värdeminskning.

Format: 6 tecken, alfanumeriskt

Registrering: BO13

BO.D4 Kostnadsbärare

Kostnadsbärare kan knytas till kunder, kundgrupper, leverantörer, leverantörsgrupper, varugrupper och felkoder eller registreras i eget register.

Format: 10 tecken, alfanumeriskt

Registrering: BO14

BO.D5 Budgetnyckel

Budgetnycklar används för att förenkla budgeteringsarbetet. Budgetnycklarna kan antingen vara upplagda så att de fördelar en totalbudget över året, eller så kan de vara så att de räknar upp föregående års värden med viss procentsats.

Vid leverans av systemet följer ett fåtal nycklar med för att det ska vara lätt att komma igång.

Format: 2 tecken, alfanumeriskt

Registrering: BO15

BO.D6 Rapportdefinitioner

Vid leverans av systemet medföljer ett större antal färdiga rapporter; resultaträkningar, balansräkningar, budget och analyser. För den som önskar kan ännu fler rapporter definieras, vilket främst blir aktuellt för dem som inte följer BAS97 och/eller ingår i koncerner med speciella redovisningskrav och/eller önskar införa andra grupperingar eller nya delsummeringar.

Format: 2 tecken, alfanumeriskt

Registrering: BO161

BO.D7 Verifikationsnummer

Varje affärshändelse ska åsättas ett nummer. Systemet skiljer på följande typer:

Kundfakturor

Kontantfakturor

Kundreskontrafakturor och a kontobetalningar från kund

Kundbetalningar

Inköpsfakturor

Leverantörsbetalningar

Bokföringstransaktioner allmänt

Bokslutsbokningar

Projekttransaktioner

Dagskassor

Ytterligare några varianter finns för speciella ändamål.

Affärshändelser som registreras i bokföringen ska behandlas som bokföringsverifikationer. Utöver dessa finns verifikationsnummerserier för bl.a. kundorder, inköpsorder, produktionsorder och följesedlar som registreras i de olika modulerna, men som aldrig anses vara affärshändelser som ska registreras i bokföringen.

Alla verifikationsnummer sätts automatiskt av systemet i löpande följd inom separata nummerserier. Dessa sätts som systemparametrar i funktion SY51.

Det går bra att ha olika verifikationsnummerserier för samma affärshändelser. Detta kan vara aktuellt om t ex fakturering sker på olika ställen och fakturorna ska lagras på respektive ställe. Då är det lämpligt att ha separata fakturanummerserier för varje plats.

Det finns en stor grad av frihet i uppläggningen av serierna. En och samma serie, bokföringsserien, kan användas för

Kundreskontrafakturor

Kundbetalningar

Inköpsfakturor

Leverantörsbetalningar

Bokföringstransaktioner allmänt

Bokslutsbokningar

Projekttransaktioner

Dagskassor

Med hänsyn till att olika personer kan handlägga olika delar av verksamheten, kanske även på olika terminaler, och att olika delar kan bokföras vid olika tidpunkter rekommenderas dock att vissa funktioner bokförs med egna nummerserier.

Observera att detta innebär att det ska finnas lika många olika verifikationspärmar som det finns nummerserier.

Vid leverans av systemet finns följande verifikationsnummerserier inlagda:

Kundfakturor (FA) 100 000 149 999

Kontantfakturor (KT) 150 000 - 199 999

Kundreskontrafakturor (KR21) Bokföringsserien

Kundbetalningar (KR3) 200 000 299 999

Inköpsfakturor (LR2) 300 000 399 999

Leverantörsbetalningar (LR4, LR54) 600 000 699 999

Bokföringstransaktioner allmänt (BO4) 1 99 999

Bokslutsbokningar (BO51) Bokföringsserien

Projekttransaktioner (PR3) 600 000 - 699 999

Dagskassor (KA) Bokföringsserien

Format: 6 eller 9 tecken, numeriskt

Registrering: SY5, BO4 m fl