Hanteringstips (FA.C) |
|
Hanteringstips (FA.C) |
|
FA.C HANTERINGSTIPS
FA.C1 Priser
INFOFLEX GROSSIST innehåller 5 olika försäljningspriser exklusive moms, kallade försäljningspris 1 - 5, och bruttopris som är försäljningspris 1 inklusive moms.
En översikt över alla priser finns i avsnitt LA.C2.
Utöver de olika priser som kan finnas på en artikel finns möjlighet att i rabattmatrisen i PK1 registreras specialpris eller prislista som gäller för kund eller kundgrupp på artikel eller varugrupp.
Med prislista menas motsvarande pris i artikelregistret. Om t ex prislista 3 angivits på en kund betyder det att denna kund ska ha pris 3.
Vid registrering av offert, kundorder eller faktura hämtas priser i följande prioritetsordning:
| 1. | Manuellt inlagt eller ändrat pris vid registrering av artikel eller diverserad. |
| Pris 1 - 5 kan anropas för en artikel som har pris 1 högre än 1 krona genom att som pris ange 0.01 - 0.05 kr. |
| 2. | Specialpris eller prislista enligt rabattmatrisen, PK1, med följande interna prioritetsordning: |
a) På kund/artikel
b) På kund/varugrupp
c) På kundgrupp/artikel
d) På kundgrupp/varugrupp
| 3. | Prislista angiven på kund i funktion KR11. |
| 4. | Volymberoende pris i lager/artikelregistret. |
| Förutsätter att information finns registrerad i fälten kvantitet 2 - 5 medan fälten rabatt 2 - 5 är blanka, och att angiven kvantitet på raden berättigar till volymstafflat pris. |
| 5. | Pris 1 enligt lager/artikelregistret. |
| Används specialpris eller pris 1 - 5 och om endast en rabattkolumn används samt att man i SY412 valt J på visa priskod, då visas i rabatt 2-kolumnen kod för vilket pris som hämtats enligt följande: |
SP betyder specialpris
#1 betyder pris 1
#2 betyder pris 2 o.s.v.
| 6. | Ställpris i artikelregistret används för att skapa en tilläggsrad till varje artikel, vid order/fakturering. |
| Det blir automatiskt två rader för varje artikel som registreras. Den andra raden har ställpriset i kolumnen för belopp men ingen kvantitet. Funktionen är lämplig för industriföretag med höga uppsättningskostnader o d vid tillverkning. |
FA.C2 Rabatter
Systemet kan arbeta med ett flertal olika rabatter.
Offert, kundorder och faktura har två rabattkolumner. Man kan emellertid välja att arbeta med endast en rabattkolumn, varvid den andra kolumnen används för att visa koder för specialpris och prislista (se avsnitt FA.C1).
Det finns fyra olika grupper av rabatter:
| - | Rabatter i rabattmatris. Denna placeras i rabatt 1 eller rabatt 2 enligt val i SY412. |
| - | Rabatt på kund. Denna placeras alltid i rabatt 1. |
| - | Volymberoende rabatter i artikelregistret. Dessa placeras i rabatt 1 eller rabatt 2 enligt val i SY412. |
| - | Manuellt inlagda rabatter. Dessa kan läggas in som separata rabattrader eller påföras artikelrader i efterhand, varvid de placeras i första lediga rabattfält eller, om båda är belagda, inmultipliceras i rabatt 2. |
En viktig specialregel är att om specialpris används, hämtat från rabattmatrisen PK1, eliminerar systemet alla automatiska rabatter.
Det innebär att om en kund har 10% rabatt och får ett specialpris på viss artikel, gäller detta netto och ingen ytterligare rabatt utgår, såvida man inte anger det manuellt vid registrering av offert, kundorder eller faktura.
Följande prioritetsordning gäller i rabatt 1:
| 1. | Manuellt inlagd eller ändrad rabatt som görs direkt på raden vid registrering av offert kundorder och faktura. |
| 2. | Rabatt angiven i rabattmatris PK1, om den i SY412 placerats i rabatt 1, med följande interna prioritetsordning: |
a) På kund/artikel
b) På kund/varugrupp
c) På kundgrupp/artikel
d) På kundgrupp/varugrupp
| 3. | Rabatt angiven på kund i KR11. |
| 4. | Volymberoende rabatt angiven i artikelregistret LA11, om den i SY412 placerats i rabatt 1, med följande interna prioritetsordning: |
| a) Volymberoende rabattstaffling angiven i rabatt 2 - 5 vid motsvarande kvantitetsgränser i kvantitet 2 - 5. |
| b) Volymberoende rabatt angiven i fältet rabattkod, där motsvarande rabatt hämtas ifrån rabattkodregistret i LA123, om kvantiteten uppgår till minst angiven rabattgräns. |
| Volymberoende rabatt rekommenderas att normalt läggas i rabatt 2, varvid denna punkt utgår. |
| 5. | Manuellt i efterhand inlagd rabatt på tidigare rader vid registrering av offert, kundorder och faktura. |
Följande prioritetsordning gäller i rabatt 2:
| 1. | Manuellt inlagd eller ändrad rabatt som görs direkt på raden vid registrering av offert, kundorder och faktura. |
| 2. | Rabatt angiven i rabattmatris PK1, om den i SY412 placerats i rabatt 2, med följande interna prioritetsordning: |
a) På kund/artikel
b) På kund/varugrupp
c) På kundgrupp/artikel
d) På kundgrupp/varugrupp
| Rabattmatrisen rekommenderas att normalt läggas i rabatt 1, varvid denna punkt utgår. |
| 3. | Volymberoende rabatt angiven i artikelregistret LA11, om den i SY412 placerats i rabatt 2, med följande interna prioritetsordning: |
| a) Volymberoende rabattstaffling angiven i rabatt 2 - 5 vid motsvarande kvantitetsgränser i kvantitet 2 - 5. |
| b) Volymberoende rabatt angiven i fältet rabattkod, där motsvarande rabatt hämtas från rabattkodregistret i LA123, om kvantiteten uppgår till minst angiven rabattgräns. |
| 4. | Manuellt i efterhand inlagd rabatt på tidigare rader vid registrering av offert, kundorder och faktura. För denna rabatt gäller att om rabatter redan finns angivna i både rabatt 1 och rabatt 2, läggs denna rabatt in i rabatt 2 ovanpå tidigare rabatt, varvid multipliceringsregeln för rabatt på rabatt används enligt följande formel: |
| 100 - 100 x (1 - rabatt 1 / 100) x (2 - rabatt 2 / 100) |
| Exempel: 10% på 10% blir 19%. |
| Rabatt kan också anges på en separat rabattrad. På denna kan rabatten anges i kronor eller i procent (rabatt 0.15 kr tolkas av systemet som 15%). Rabatt i procent beräknas alltid vid tillfället gällande totalbelopp. |
FA.C3 Multisökning på kundnummer
Systemet innehåller i många registreringsfält möjlighet till multisökning. Multisökning är en avancerad sökning efter en post, där sökningen kan göras på flera olika nycklar och där den sökta posten sedan kan hämtas in automatiskt.
Multisökning anropas med funktionstangent F5. Finns multisökning i ett aktuellt fält står F5, söka, angivet i ledtexten till fältet.
Multisökning på kund och artikel finns beskrivna under avsnitt F11.
Multisökning är en sökning efter ett begrepp varvid flera alternativa söknycklar kan användas.
Multisökning på kundnummer går till så här:
Multisökning anropas med F5. Systemet begär önskad söknyckel. Man kan välja mellan:
1 = Sökning på kundnummer
2 = Sökning på kundgrupp och kundnummer
3 = Sökning på kundens söknyckel (oftast lika med kundnamn)
Sedan man valt söknyckel väljer man från och med vilket nummer sökningen ska börja. Systemet läser då in de 200 närmaste posterna och bland dem kan man med olika funktionstangenter stega fram och tillbaka tills man funnit rätt post. Denna hämtas med F4.
FA.C4 Användning av PLU-nr och söknyckel
Vid registrering av offert, kundorder, faktura och inköpsorder kan man i stället för artikelnummer ange PLU-nummer eller söknyckel. PLU-nummer är alltid numeriska, medan artikelnummer och söknyckel kan vara alfanumeriska.
När ett nummer angivits, kon kontrollerar systemet först om numret finns i artikelnummerregistret, i så fall hämtas denna artikel in.
Saknas det inslagna numret i registret och om det omfattar högst 6 tecken, kontrollerar systemet om det återfinns som PLU-nummer. I så fall hämtas denna artikel in och PLU-numret ersätts med artikelnumret.
Är numret inte heller ett PLU-nummer, kontrollerar systemet om det inslagna numret är en söknyckel. Även här måste hela söknyckeln överensstämma. Finns söknyckeln hämtas denna artikel in och söknyckeln ersätts med artikelnumret.
Först om inget av dessa begrepp överensstämmer svarar systemet att artikeln saknas.
Vet man endast början av ett nummer eller söknyckel rekommenderas att använda multisökning med tangent F5, se föregående avsnitt.
FA.C5 Utländska kunder
För utländska kunder, alltså kunder med landskod, framställer systemet automatiskt fakturor med alla kodtexter på engelska, ifall detta har angivits i funktion SY412.
FA.C6 Utländsk valuta
En faktura kan åsättas utländsk valuta på två sätt:
| - | Fakturan registreras med priser på varje post i svenska kronor. Totalsumman räknas ut i svenska kronor, varefter denna totalsumma slutligen omräknas till utländsk valuta. |
| Detta blir resultatet om någon av de vanliga faktureringsfunktionerna utom FA4 används och valuta anges i fakturahuvudet. |
| - | Faktura registreras med varje enskilt pris i utländsk valuta, liksom totalsumman. |
| Detta blir resultatet om funktion FA4, fakturering med valuta på radnivå används. Valuta måste finnas i fakturahuvudet. |
Om valuta finns angiven på kunden läggs denna automatiskt in som förslag till valuta i fakturahuvudet, oavsett vilken fakturafunktion som används.
Oavsett valutan görs all registrering i bokföring, kundreskontra och statistik i svenska kronor, omräknat efter gällande valutakurs.
Kundreskontramodulen lagrar därtill beloppet i utländsk valuta.
Beträffande betalningar i utländsk valuta, se avsnitt KR.C6.
Kursreglering av priser i SEK efter viss utländsk valuta kan göras vid faktureringen. Detta förutsätter att valutamodulen finns integrerad och gällande valuta registrerad till baskurs. Se anvisningar under avsnitt VA.C3.
FA.C7 Olika momsklasser
Infoflex hanterar fem olika momsklasser vilka anges med följande koder:
1 = Full moms
2 = 60% moms
3 = 20% moms
4 = Momsfritt
5 = Ingående moms
Olika momsklasser kan blandas på samma faktura.
a) Faktura utan moms
En faktura blir inte belagd med moms om momsprocenten i fakturahuvudet är angiven till noll. Detta föreslås automatiskt av systemet då landskod finns angiven för kunden eller om momskoden är satt till N i KR11.
Landskod och momsprocent kan ändras eller läggas in vid offertregistrering, orderregistrering och fakturering.
b) Faktura med reducerad moms
Ska en hel faktura ha reducerad moms, 20 eller 60%, anges denna momsprocent i fakturahuvudet.
c) Blandad moms
Blandad moms, det vill säga olika momsklasser på samma order, erhålls genom att man vid orderregistreringen anger olika momskoder för olika fakturarader. Detta görs med kommandot M, moms, i kvantitetsfältets kommandorad.
FA.C8 Annan faktureringsadress än adressat
Ska fakturan stadigvarande sändas till annan än adressatens, vilket ofta är fallet t ex vid leasing eller när det gäller företag med ett huvudkontor och olika lokalkontor eller försäljningsställen, gör följande:
Lägg in kundnumret för fakturamottagaren i fältet "faktura till" i kundregistret, funktion KR11, för aktuell kund. Registrera även fakturamottagaren i kundregistret.
Registrera fakturan på den kund som ska få godset. Fakturan kommer då att skrivas ut på fakturamottagaren. På fakturan anges godsmottagaren i huvudet, dels i anmärkningsfältet med texten LEVERERAT TILL KUNDNR följt av ett kundnummer och kundnamn, dels i leveransadressfältet, där systemet lägger ut fullständigt namn och adress. Ska följesedel skrivas ut vid faktureringen, vilket styrs i systemparameter SY444, adresseras följesedeln till godsmottagaren.
"Faktura till" kan även användas vid samlingsfakturering. Finns en viss fakturamottagare registrerad på flera kunder eller order får denne ändå bara en faktura.
Kundstatistik och kundreskontrauppgifter registreras på betalaren.
Ska godset för en kund normalt sändas till viss leveransadress, läggs denna adress in i funktion KR11.
Leveransadress kan också tillfälligt ändras i huvudet vid registrering av offert, kundorder och faktura. Detta är dock ej möjligt för diversekund eftersom huvudets adressfält då används för lagring av uppgifter om kunden.
FA.C9 Bokföring av fakturering
Systemet innehåller avancerade möjligheter till bokföring av fakturering enligt ett flertal olika alternativ.
Allmänt gäller att man som systemparameter i funktion SY444 gör några grundläggande val:
| - | Separat verifikation för varje faktura. Normalt bör denna fråga besvaras med ja för att få största möjliga tydlighet. Har man ett stort antal fakturor och inte vill belasta verifikationsregistret med så mycket kan man svara nej. Vid detta alternativ summeras alla fakturor i samma fakturaomgång till en gemensam verifikation. |
| - | Möjlighet till kontering per fakturarad. Vill man kunna bokföra försäljning på varugrupp måste denna fråga besvaras med J. I annat fall svarar man nej, vilket ger en något snabbare uppdatering av fakturan. |
Konteringen av bokföringsverifikationerna görs enligt följande princip:
| - | Försäljning bokförs kredit ett eller flera försäljningskonton. (Här finns inköp som specialfall, se avsnitt FA.C8.1.) |
| - | Utgående moms bokförs kredit på ett eller flera momskonton. (Här finns ingående moms på inköp som specialfall, se avsnitt FA.C8.2.) |
| - | Ev avdrag för erhållet förskott bokförs debet på konto för förskott, se avsnitt FA.C8.3. |
| - | Fakturabeloppet netto bokförs debet på kundfordringars konto. (Här finns kassakontot som specialfall vid kontantfakturering, se avsnitt FA.C8.4.) |
| - | Varuförbrukning bokförs debet på ett eller flera varuförbrukningskonton, se avsnitt FA.C8.5. |
| - | Uttag ur lager bokförs kredit på lagerkonto, se avsnitt FA.C8.6. |
Bokföringen kan ske på konto, kostnadsställe och projekt. Vid bokföring på projekt skapas samtidigt transaktioner i projektmodulen. Se avsnitt FA.C8.7 rörande regler för kostnadsställen och FA.C8.8. rörande projekt.
FA.C9.1 Kontering av försäljning
Bokföringen av försäljningen innehåller ett flertal alternativa metoder.
Två systemparametrar i funktion SY444 är grundläggande för systemets val av försäljningskonto:
| - | Kontering på kund/kundgrupp eller på varugrupp. Endast ett av dessa två alternativ kan väljas. Systemet tillåter inte blandning av dessa båda metoder. |
| - | Kreditpost på faktura kan bokas som inköp. Denna fråga besvaras normalt med nej, vilket innebär att en kreditrad verkligen blir en kreditering, dvs minskar saldot på försäljningskontot. Inom vissa branscher, exempelvis bilbranschen, vill man dock kunna bokföra inbytesbilar som inköp direkt på fakturorna. Detta påverkar även bokningen av momsbeloppet, som för denna post blir ingående moms. |
Försäljningskonto väljs av systemet i följande prioritetsordning:
| 1. | Kontering på fakturarad. Om kontering per varugrupp tillämpas, förväljs automatiskt försäljningskonto som registrerats på varugrupp i LA13. Konteringen kan alltid anges manuellt med kommandot B, boka, i kvantitetsfältets kommandorad. |
| Har man i SY444 angivit att kreditposter kan bokas som inköp, bokförs kreditposter för artiklar vars varugrupp har krediteringskod I på det inköpskonto som finns registrerat på varugruppen. |
| 2. | Kontering på fakturahuvud. Tillämpas kontering per kund/kundgrupp förväljs automatiskt |
| a) försäljningskonto som registrerats på kund i KR11 |
| b) försäljningskonto som registrerats på kundgrupp i KR13 |
| Konteringen kan alltid anges manuellt med kommandot B, boka, i fakturahuvudet. |
| 3. | Systemkonto. Har ingen annan kontering angivits väljs försäljningskonto från systemkonton registrerade i SY62. |
FA.C9.2 Kontering av utgående moms
Utgående moms bokförs på ett av de tre systemkontona för utgående moms, som angivits i SY64, beroende av momskod på fakturarad eller fakturahuvud.
Som specialregel gäller att för kreditpost som bokas som inköp bokförs motsvarande moms debet på kontot för ingående moms enligt SY64.
FA.C9.3 Kontering av avdraget förskott
Då förskott erhållits på en kundorder som en a konto-betalning bokförd på kontot för förskott, ska det registreras i kundorderns huvud, eller vid faktureringstillfället i fakturans huvud.
Ett sådant förskott dras på fakturan från totalbeloppet inklusive moms och bokförs debet på systemkontot för förskott enligt SY62.
Ett förskott som tidigare fakturerats som en normal faktura registreras i stället som en negativ fakturarad och avdras från faktureringsbeloppet. I detta fall sker ingen särskild kontering av förskottet.
Se även avsnitt FA.C13.
FA.C9.4 Kontering av kundfordringar
Kontering av kundfordringar görs alltid på systemkontot för kundfordringar enligt funktion SY62.
Även koncernbolag bokförs på samma konto. Vid behov av separering av kundfordran för koncernbolag vid årsslut görs detta som en årsslutsbokning med uppgifter från kundreskontran som underlag.
Som specialregel gäller att vid kontantfakturering bokförs beloppet direkt på kassakontot.
Bokfört belopp är fakturans totalsumma i svenska kronor, efter eventuellt avdrag för förskott.
FA.C9.5 Kontering av varuförbrukning
Kontering av varuförbrukning görs endast om motsvarande systemparameter i SY444 besvarats med J.
Kontering görs på konto som är beroende av motsvarande försäljningskonto enligt följande regler:
| 1. | Om kontering gjorts på fakturarad eller fakturahuvud eller hämtats in från varugrupp, kund eller kundgrupp bokförs varuförbrukningen debet på försäljningskontot ökat med 1000, dvs ett försäljningskonto 3100 speglas av ett varuförbrukningskonto 4100. |
| 2. | Saknas motsvarande varuförbrukningskonto meddelar systemet detta och bokför varuförbrukningen på konto 4999, vilket läggs upp om det skulle saknas. |
| 3. | Har försäljningen bokförts på något av systemkontona för försäljning bokförs varuförbrukningen debet på systemkontot för varuförbrukning enligt SY62. |
| 4. | Vid bilförsäljning gäller speciella regler, där påkostnader bokförs på ett särskilt varuförbrukningskonto lika med försäljningskontot ökat med 1010, se avsnitt BF.C. |
Som bokföringsbelopp gäller följande regler:
| 1. | Har kostpris angivits på order- eller fakturarad tas detta i första hand. |
| 2. | Har artikeln artikelkod 1 lika med F för fast bruttovinstprocent beräknas varuförbrukningen utgående från försäljningspriset med avdrag för den bruttomarginal som angivits för varugruppen i LA13. |
| 3. | I tredje hand tas artikelns kostpris eller snittpris enligt val i SY463. |
| 4. | Som specialregel för bilar, dvs artiklar med artikelkod 3 lika med V eller B, gäller att kostpriset hämtas från upparbetad kostrad i projektregistret. |
| FA.C9.6 | Kontering av uttag ur lager |
Motkontot mot varuförbrukning är alltid systemkontot för uttag ur lager enligt funktion SY62. Systemet arbetar inte med olika lagerkonton för olika lager.
Vill man hålla separat bokföring för olika lager kan kostnadsställen tillämpas. Se avsnitt FA.C8.7.
Bokfört belopp är samma som varuförbrukningen.
FA.C9.7 Bokföring på kostnadsställen
Samtliga konteringsförval på varugrupp, kund och kundgrupp liksom manuella bokningar på fakturarad och fakturahuvud kan göras på kostnadsställen.
Man kan låta systemet automatiskt föreslå kostnadsställe utgående från vilket lager man arbetar i. Detta kostnadsställe kan även väljas att registreras på balanskonton, vilket inkluderar lagerkontot. Om kostnadsställen ska knytas till lager ska detta anges i funktion SY421 och kostnadsställen anges per lager i funktion SY463.
FA.C9.8 Bokföring på projekt
Ska bokföring av försäljning göras på projekt som angivits på fakturarad eller i fakturahuvud anges detta som systemparameter i SY444.
Där väljs också om även varuförbrukningen ska registreras i projektmodulen vid fakturering. Den frågan bör besvaras med ja, om kostnader på projekt inte registreras på annat sätt.
Om en fullständig projektmodul är installerad, registreras emellertid oftast kostnader på projektet, antingen i projektmodulen eller från leverantörsreskontran. Då ska inte varuförbrukningen bokas på projekt ifrån fakturering, för det skulle leda till dubbel registrering.
FA.C10 Faktura- och ordertexter
För att underlätta fakturainläggningen i de olika funktionerna finns det möjlighet att använda sig av ett textregister som registreras i funktion SY4142.
Textregistret kan användas i orderhuvudet i fälten vår referens, leveransvillkor, godsmärkning, transportsätt och i två anmärkningsfält.
Genom att vid registreringen ange en kod motsvarande en vald text läggs denna ut automatiskt.
I fältet vår referens kan säljarens namn automatiskt registreras om motsvarande säljarkod registrerats på kunden i funktion KR11. Där kan även registreras förval på transportsätt, leveransvillkor och anmärkningsfält.
Texter för olika betalningsvillkor behöver inte registreras eftersom dessa redan finns kodade i programmet.
FA.C11 Individuell utformning av kolumnrubrik
Det är möjligt att lägga in en egen text för kolumnrubriken i faktura, kundorder och inköpsorder. Med kolumnrubrik menas rubrikraden med artikelnummer, benämning, kvantitet och pris.
Detta kan även användas då man har rubriktexterna förtryckta på sina blanketter. I så fall anger man blank kolumnrubrikrad i SY412.
FA.C12 Restorder vid fakturering med brist
Vid fakturering av artiklar som finns registrerade i lager/artikelregistret visas artikelns lagerbehållning, disponibel behållning, kuranskod och marginal längst ner på skärmen.
Anger man ett högre antal för fakturering än den disponibla behållningen hörs ett varningspip och man kan välja antingen att
| - | Fakturera hela antalet trots bristen |
| - | Fakturera en del av ordern, varpå resten restnoteras |
- Annullera artikeln
När fakturering görs kan kommandot B, brist, användas för att få reda på vilka restorder som finns registrerade på aktuell kund. Systemet går igenom samtliga restorder och visar de orderrader där lagerbehållningen nu blivit större än noll. Därefter kan man välja om restposten, eller del av den, ska faktureras.
Se närmare tillvägagångssätt under funktion FA11.
FA.C13 Förklarande textrader på order
Det kan ibland vara önskvärt att lägga in förklarande textrader på fakturor.
Med hjälp av textkommandot kan man vid faktureringen lägga in antingen texter ur textregistret eller direkt skrivna texter. För utförlig anvisning, se avsnitt FA11.
FA.C14 Förskott som ska dras av på faktura
Förskott som erlagts av kunden och som ska dras av från fakturabeloppet kan hanteras på olika sätt beroende av hur det ursprungligen bokförts och hur momsen behandlats.
Om förskottet fakturerats på vanligt sätt, belastats med moms och konterats som försäljning, är det lämpligt att slutfakturan endast omfattar återstående nettobelopp, som då momsbelastas på vanligt sätt. I detta fall ska inte förskottet registreras i funktion KR33, utan i stället redovisas på radmatrisen så att fakturabeloppet blir lika med nettot att betala före moms.
Är förskottet däremot ett belopp som erhållits utan belastning av moms och som bokförts på skuldkonto för erhållet förskott ska slutfakturan beläggas med moms på totalbeloppet, varefter förskottet ska dras av från detta belopp. I detta fall registreras förskottet i funktion KR33 varvid förskottet registreras på fakturan. Förskottet kan avläsas i villkorsrutans fält för förskott. I radmatrisen anges sedan totalbeloppet, vilket i förekommande fall belastas med moms varefter förskottet avdras. Längst ner på fakturan anges netto att betala.
Har förskott erlagts på en faktura som ska delfaktureras, dras inte förskottet förrän på slutfakturan.
Först då man delfakturerar så stora belopp att resterande belopp på ordern understiger förskottet dras överskjutande del av förskottet redan på delfakturan. Slutfakturan kan därmed bli noll.
Förskottet bokförs av systemet på systemkontot för erhållna förskott.
Jämför även avsnitt KR.C2, delbetalning av faktura, förskott och a konto.
FA.C15 Kreditfakturering
Kreditering av faktura görs i speciell funktion under respektive faktureringsmeny. Vid kreditering av faktura läses hela fakturan in och kan därefter uppdateras varvid hela fakturan blir krediterad. Ska delkreditering göras kan istället rader ändras och/eller strykas.
Vid uppdatering kan man välja om även frakt resp faktureringsavgift ska krediteras.
Kreditfakturor kan även göras i de vanliga faktureringsprogrammen med hjälp av negativa antal eller rabattkoder. På dessa kreditfakturor lägger systemet ingen faktureringsavgift.
Positiva och negativa rader kan blandas på fakturorna. Blir totalbeloppet negativt ändras formulärets namn automatiskt till kreditfaktura.
FA.C16 Möjlighet till nollfaktura
Användaren väljer som systemparameter i funktion SY444 om en faktura ska kunna ha beloppet noll eller ej.
Det normala är att nollfaktura ej är möjlig. Detta förhindrar att en faktura av misstag inte åsätts ett pris, eller att ett fakturanummer förbrukas genom att man av misstag uppdaterar med nollbelopp när man avser att makulera.
Ett skäl till nollfaktura är att samma handlingar som vanligt ska framställas även vid en varuleverans utan debitering, t ex vid ett reklamations- eller garantiärende.
FA.C17 Fakturering av dröjsmålsränta
Kravrutin och fakturering av dröjsmålsränta finns beskriven i kundreskontramodulen. Se anvisningar i avsnitt KR.C1.
FA.C18 Kreditgräns och spärrad kund
I systemet finns möjlighet att lägga in en varning då kreditgränsen för en viss kund överskrids. Registrera aktuell kreditgräns på kunden i kundregistret, KR11.
En annan möjlighet är att ange betalningskod X, spärrad, på kunden i KR11.
Systemet kontrollerar därefter vid orderregistrering och fakturering om kundens sammanlagda order- och fakturasaldo överskrider angiven kreditgräns. En ny kontroll görs efter orderregistrering. Är gränsen överskriden hörs ett varningspip och en textruta syns med gällande kreditgräns.
Anger man vid orderregistrering en spärrad kund hörs ett varningspip och man måste ange om man vill gå vidare med registreringen.
FA.C19 Automatisk beräkning av frakt vid fakturering
Om fraktmodulen är installerad går det bra att låta systemet automatiskt beräkna frakt vid fakturering.
För att detta ska ske måste man i funktion SY444 ange J på frågan om automatisk fraktberäkning på faktura.
Därtill ska en eller flera frakttabeller registreras i funktion FR22. Om samma fraktsatser används oavsett avstånd, som exempelvis är fallet med postens företagspaket, behöver man endast registrera en tabell, lämpligen med tabellnummer 1. Normalt behöver man inte fylla i tilläggsavgifter (dessa är avsedda för expressavgifter eller postförskottsavgifter). Däremot är det lämpligt att ange ett erfarenhetsmässigt viktpåslag i procent av nettovikten för att täcka in emballagets vikt.
På varje kund ska i funktion KR11 anges ett tabellnummer för frakt. Om samma fraktsats används oavsett avstånd, anges 1 för samtliga kunder. Om olika fraktsatser används för olika avstånd, ska för varje kund anges tillämplig tabell.
Används samma tabellnummer för alla kunder, är det lämpligt att ange detta i normalvillkoren i funktion KR12.
FA.C20 Artikeltexter
Det finns ett flertal alternativ till komplettering och utbyte av artikeltexter. Se hanteringstips i avsnitt LA.C20.
FA.C21 Automatiskt lageruttag
Vid fakturering rekommenderas automatiskt lageruttag i lagerregistret.
Vid all fakturering sker avräkning i lagerregistret enligt registrerad på fakturan. Vid kreditfakturering sker motsvarande registrering i lagerregistret, d v s artikeln läggs tillbaka i lagret.
För de som inte önskar denna automatik finns en systemparameter i SY444 för detta.
FA.C22 Kalkylering av försäljningspris direkt på fakturaraden
Det finns en möjlighet att kalkylera försäljningspriset direkt på fakturaraden. Funktionaliteten finns i följande program; FA1, KO1 och OF1.
När en artikel läggs in på fakturan kan man i a-pris-fältet trycka F3, kalkylera. Denna funktion visas bara om systemparametrarna i SY412, visa marginal/kostpris är ställd till J.
Dessutom krävs det att det finns ett kostpris angivet på artikeln. Finns det inte kostpris från artikelregistret, går det att ange kostpris direkt på fakturaraden, så kan man sedan gå in på kalkylfunktionen.
F3, kalkylera, öppnar upp en ny ruta enligt följande:
A-PRIS MARGINAL KOSTPRIS
8+2 siffror 4+2 siffror hämtas från artikeln
ESC: Avbryta F10:Uppdatera
Ange a-pris för kalkylering av marginal
A-priset och marginalen kan ändras obegränsat antal gånger, fram och tillbaka. När kalkylen är klar väljs F10 för att uppdatera priset, och försäljningspriset läggs in på fakturaraden.
Marginalen på tidigare inlagda rader kan visas genom att välja Visa, på kommandoraden. Där finns valet Marg+Kpr, vilket visar varje rads marginal och kostpris till höger om varje rads försäljningspris.
Vid rabatt på tidigare rader ges kalkylmöjligheten. Försäljningspriset beräknas efter önskad marginal på tidigare rader. Alla rader som saknar kostpris utelämnas.