Hanteringstips (KA.C)

KA.C        HANTERINGSTIPS

 

KA.C1        Stort eller litet kassakvitto

 

Kassakvitton kan skrivas ut i tre olika format.

 

Det ena är i format 8" och kräver en matrisskrivare. Kvittot kan skrivas ut på ett blankettset med upp till tre kopior.

 

De andra två kvittona skrivs ut på en liten kvittoskrivare, med en kvittorulle utan möjlighet till några kopior. De två kvittona skiljer sig lite i storlek, där det ena kvittot är smalare än det andra.

 

 

KA.C2        Varuförsäkring

 

Snabbkassan kan integreras med modulen varuförsäkring så att artiklar kodade som försäkringsartiklar, behandlas speciellt i kassan.

 

Vid försäljning av en sådan artikel hoppar systemet automatiskt till VF21 för uppläggning av försäkringsbrev.

 

För ytterligare upplysningar hänvisas till manual för VF.

 

 

KA.C3        Funktionstangenter

 

Vissa funktionstangenter programmeras speciellt för snabbkassan. Dessa fungerar endast då kassan är startat, och endast på just den arbetsplatsen som kassan är installerad på.

 

F5        Öppnar kassalådan

 

 

KA.C4        Presentkort

 

Presentkort kan registreras i kassan och information om sålda och inlösta presentkort sparas i en särskild reskontra. För att presentkort ska kunna mottagas som betalning i systemet måste ett betalningssätt för detta finnas upplagt. Betalningssätt definieras i KA14.

 

För att sälja ett presentkort kräver systemet att det finns upplagt en artikel för detta. Artikeln måste ha ett artikelnummer där de fem första tecknen är ‘PKORT’. För en butik där presentkort kan säljas i valfri valör kan det vara fullt tillräckligt att ha endast ett artikelnummer för presentkort - PKORT. Artikeln läggs då upp utan pris, och pris får i stället anges vid varje försäljningstillfälle. För en butik där presentkort säljs i fasta valörer kan flera artikelnummer läggas upp. Exempel:

 

Artikelnummer        Söknyckel        Benämning/text på kassakvitto

PKORT50                50                Presentkort                        (50:-valörer)

PKORT100                100                Presentkort                        (100:-valörer)

PKORT500                500                Presentkort                        (500:-valörer)

 

I kassan går det även bra att registrera såld artikel genom att ange söknyckel. I det här fallet kan söknyckeln läggas in motsvarande presentkortets valör för snabb  och enkel registrering i kassan. På det här sättet kan också statistik erhållas över vilka valörer av presentkort som säljs mest.

 

Alla sålda presentkort ska åsättas ett löpnummer. Om butiken har förtryckta presentkort med egen nummerserie, skrivs detta löpnummer in vid försäljning av presentkortet. Dessutom registreras kundens namn och eventuellt telefonnummer. Denna information lagras i reskontran.

 

Vid mottagning av presentkort såsom betalning kontrolleras presentkortets giltighet och betalningssätt för presentkort väljs.

 

Om butiken själv har sålt presentkortet går det enkelt att kontrollera giltigheten i reskontran, KA85. I reskontran kan information ges om när presentkortet är sålt och på vilket kvittonummer, till vem och vilket belopp.

 

Vid betalningen ska löpnummer på presentkortet anges, vilket förhindrar att samma presentkort inlöses flera gånger. Denna kontroll kan dock inte göras om det inte är den egna butikens presentkort. I reskontran sparas dock även information om inlösta presentkort som ej ursprungligen är sålda av den egna butiken.

 

Om beloppet på presentkortet överstiger det belopp som kunden ska betala, kan butiken välja olika hanteringssätt. Det går dock inte att lösa in endast en del av presentkortet.

1. Kunden får tillbaka mellanskillnaden i kontanter.

2. Kunden får tillbaka mellanskillnaden i form av ett tillgodokvitto. Tillgodokvitto registreras in i systemet med kundens namn och telefon och sparas, liksom presentkortet, i en särskild reskontra.

 

 

Kontering av presentkort

 

Ett presentkort som säljs ska behandlas som en skuld till en kund och därför bokas på ett skuldkonto (förslagsvis konto 2611 BAS96/2421 BAS97).

 

För att inte moms ska dras felaktigt två gånger, d v s både vid försäljning av presentkortet och vid försäljning av varorna som man köper för presentkortet, så ska presentkortsartikeln (PKORT) säljas utan moms. I artikelregistret ska artikeln PKORT läggas upp med momskod 4, momsfri artikel.

 

Det är viktigt att samma konto används både vid försäljning av presentkort och vid inlösen av presentkort. Om kontering i systemet sker per varugrupp måste detta tänkas igenom. Om man inte använder kontering per varugrupp kommer systemet vid försäljning av presentkort leta upp det första betalningssätt som har betalningstyp ”P” och använda kontot för detta betalningssätt även som försäljningskonto.

 

För att följa upp omsättningen av presentkortsförsäljningen hänvisas till artikelstatistiken, KA85.

 

 

KA.C5        Tillgodokvitto

 

Tillgodokvitto kan skrivas ut av systemet och uppgifter om utlämnade och mottagna tillgodokvitton sparas i en särskild reskontra. För att tillgodokvitton ska kunna mottagas som betalning i systemet måste ett betalningssätt för detta finnas upplagt. Betalningssätt definieras i KA14.

 

Det utskrivna kvittot utgör hela tillgodokvittot. All nödvändig information skrivs ut automatiskt av systemet. Ingen manuell hantering behövs. Detta blir enkelt och bekvämt för butikspersonalen.

 

Vid utlämnande av tillgodokvitto registreras kundens namn och eventuellt telefonnummer in i systemet.

 

Kvittonumret blir automatiskt gällande löpnummer på tillgodokvittot.

 

 

KA.C6        Kundkrediter

 

Funktionen ej ännu implementerad.

 

I kassan kan kreditposter skapas på en kund och registreras som transaktion i kundreskontran. Detta förutsätter att modulen KR - kundreskontra är installerad.

 

En kreditpost skapas med verifikationsnummer hämtat från SY51 - nummerserien för manuella kundreskontrafakturor. Någon särskild faktura skrivs inte ut av systemet.

 

 

KA.C7        Rabatter

 

I kassan kan rabatter registreras på två olika sätt, antingen knutet till en viss försäljningsrad/vara, eller som en total rabatt på hela köpet.

 

a) rabatter per rad

 

Rabatt på viss vara kan ges i procent. Rabatten skrivs ut på kvittot, dels i procent och dels omräknat till kronor, så att kunden tydligt ser vilken rabatt som erhållits.

 

För att komma till rabattfältet trycks tab när markören står i fältet för antal.

 

 

b) rabatt på hela kvittot

 

Rabatt på hela kvittot kan ges i kronor.

 

Rabatt måste då finnas upplagt som ett betalningssätt, med gällande betalningstyp, i KA14.

 

När kunden ska betala, väljs först betalningssätt rabatt för att ge den totalrabatt som är tänkt att ge, och därefter väljs det betalningssätt som kunden önskar.

 

Rabatten skrivs ut på kvittot.

 

 

KA.C8        Inbetalningar i kassan

 

Det finns en funktion i kassan som kan användas för att registrera och ta emot betalningar som direkt berör kundreskontran. Funktion kan endast användas om modulen KR och/eller VF är installerad.

 

Inbetalning kan tas emot och läggas in på aktuellt kundnummer. Betalningen registreras i form av a conto-betalning. Kopplingen till en viss faktura får göras i transaktionstexten. Det går inte att registrera en inbetalning av en specifik faktura och få det knutet till just detta fakturanummer automatiskt Om betalning ska registreras som avser specifik kundreskontrapost rekommenderas funktionen KR31. Om ändå betalningen mottas direkt i kassan måste man vid senare tillfälle gå till funktion KR31 och registrera både fakturan och a conto-betalningen mot varandra.

 

Om inbetalningen avser en tecknad försäkring som ska återförsäkras kan detta registreras och kopplas till aktuellt försäkringsnummer. Dessa uppgifter lagras även i den speciella filen, PCFIL, för att kunna skickas vidare centralt.

 

Systemet skriver alltid ut kvitto på gjorda inbetalningar.

 

 

KA.C9        Uttag ur kassan

 

Pengar kan tas ut ur kassan för olika ändamål, ex bankning, köp av kaffebröd. Alla uttag registreras och konteras direkt, så att konteringssammandraget vid dagsavslutet stämmer.

 

Konteringen kan bestå av upp till 5 konteringsrader utöver raden för själva kassauttaget. Konteringsraden för kassauttaget visas inte. Kontot för detta hämtas automatiskt från systemkontona, SY63.

 

Systemet skriver alltid ut kvitto på gjorda uttag.

 

 

KA.C10        Konteringsregler

 

 

 

KA.C11        Textrader

 

Olika textrader kan skrivas ut på kvittot, dels automatiskt av systemet och dels genom manuell inskrivning på kvittot. Olika automatiska textrader kan även ges annan layout, med hjälp av skrivareffekter.

 

Skrivareffekter definieras i funktion KA13. Skrivareffekter kan läggas in på huvudtextens rad 1, text på negativa kvitton och kvittoslut. Huvudtext och kvittoslut gäller samtliga kvittotyper.  Första raden i huvudtexten är i regel butikens namn, vilket kan vara snyggt att göra i annan layout, fet stil, större stil o d.

 

 

b) automatiska huvud- och fottexter på samtliga kvitton

 
Huvudtext registreras i funktion SY445. Totalt fem rader kan skrivas ut på kvittot. Raderna skrivs ut överst på kvittot. Systemet hanterar inte automatisk radbrytning. Kontrollera själv hur lång text som får plats att skrivas ut på varje rad på den kvittobredd som gäller för just denna installation. Lämplig huvudtext är butikens namn, adress, telefon, öppettider o d.

 
Fottext registreras i funktion SY445. Totalt fem rader kan skrivas ut på kvittot. Raderna skrivs ut längst ned på kvittot. Systemet hanterar inte automatisk radbrytning. Kontrollera själv hur lång text som får plats att skrivas ut på varje rad på den kvittobredd som gäller för just denna installation. Lämplig fottext kan vara villkor för öppet köp, god jul-hälsning, semestertider/stängt, garantitid, olika kampanjer.

 

 

c) automatiska textrader på negativa kvitton

 
Textrader som skrivs ut enbart på negativa kvitton kan registreras i SY445. Totalt fem rader kan skrivas ut på kvittot. Raderna skrivs ut längst ned på kvittot. Systemet hanterar inte automatisk radbrytning. Kontrollera själv hur lång text som får plats att skrivas ut på varje rad på den kvittobredd som gäller för just denna installation. Lämplig text kan vara kvittensrad för kunden att skriva på att pengar är mottagna.

 
Skrivareffekter kan läggas in på en eller flera av dessa textrader. Se instruktioner ovan.

 
 

d) fri text på kvitton

 
Valfria textrader kan skrivas in på kvitton under tiden försäljningen registreras.

 
Tryck F8 för textrad, när markören står i fältet för att ange en artikel. Textraden kan vara upp till 20 tecken lång. Behövs mer utrymme, välj F8 igen och fortsätt på nästa rad.

 
Detta kan vara aktuellt om särskilda villkor gjorts upp vid ett speciellt köptillfälle. Exempelvis förlängt öppet köp, bytesrätt o d.

 
 

e) artikeltexter/varugruppstexter

 
Funktionaliteten ej ännu implementerad. Om modulen TX - textregister finns installerad kommer möjlighet finnas till automatiska textrader kopplade till artikeln/varugruppen.

 

 

KA.C12        Skrivarhantering

 

 

KA.C13        Kreditering av presentkort

För att sälja presentkort används försäljning av artiklar som börjar på artikelnummer PKORT.

 

Presentkort kan krediteras genom att ange ett negativt antal om man vill kreditera dem innan man hunnit uppdatera kvittot. Presentkortet har då inte hunnit uppdateras i reskontran varför det går bra.

 

Om man redan hunnit uppdatera kvittot och vill kreditera presentkortet så måste man använda funktionaliteten att ta emot presentkortet som ett betalningssätt. Om ingen annan artikel ska säljas på kvittot får man skapa en textrad med F8 i artikel-nummerfältet där lämplig text skrivs in. Därefter kan presentkortet lösas in och  man får välja att betala ut summan kontant eller som ett tillgodokvitto.

 

KA.C14        Uppdatering av fakturastatistik

Via en systemparameter i SY445 kan man låta KA5 uppdatera fakturastatistikregistret vid dagsavslut. Om man har modulen FS installerad kan man då göra avancerade selekteringar på försäljningsstatistiken i modul FS.

 

Vid registrering i fakturastatistikregistret används kvittonumret som fakturanummer. För att undvika krockar i numren rekommenderas därför att varja kassa har en egen nummerserie i KA13, samt att ingen butiks kvittonummerserie kolliderar med fakturanummerserien och kontantfakturaserien i SY51.

 

Då KA5 uppdaterar fakturastatistik kontrolleras om det blir en krock, och varnar i så fall för det då uppdateringen är avslutad. Statistiken har blivit uppdaterad ändå, men det kan vara svårt att skilja på raderna på ”fakturanumret” och avgöra vilka artikelrader som hör till vilket kvitto/faktura.

 

All uppdatering av fakturastatistik sker på kundnummer KASSA från KA5, även försäljning som skett på kredit i KA11.

 

KA.C15        Hantering av skrivare vid utskriftstyp Ö

Denna utskriftstyp använder Windows utskriftsspooler. Det finns vissa omständigheter förknippade med detta som måste behandlas på ett speciellt sätt.

 

Windows använder teckensnittet ISO8859 medan Infoflex använder PC850. Eftersom kassakvittona inte går via skrivare som lagts upp i SY81 så måste tecken- konvertering ske i Windows utskriftsspooler istället. Denna instruktion täcker förfarandet i Windows 95 och Windows NT.

Klicka på Start-knappen, gå till Inställningar-Skrivare. Klicka på aktuell skrivare med höger musknapp och välj Egenskaper. Skrivaren måste vara av typen ”Allmän/Endast text”. Välj fliken Enhetsalternativ. I den nedersta rutan markeras ”TTY-egen”. Där styr man nu vilka tecken som ska skrivas ut på skrivaren istället för de ”felaktiga” svenska tecknen som Infoflex skickar.

Markera värdet i kolumnen ”På skärmen” nedan, och fyll i tecknet som visas i kolumnen ”På skrivaren”. Observera att det vanligen redan finns ett underscore-tecken i den rutan som måste tas bort först.

På skärmen        På skrivaren

132                {

134                }

142                [

143                ]

148                |        (”pipe”, dvs AltGr <)

153                \

190                ^G        (Ctrl G, vid Star-skrivare )

 

Utskriftsspoolern kommer att ta bort alla styrtecken som Infoflex skickar. Kassa-lådan måste dock kunna, öppnas så koderna för lådöppning i KA13 kan anges till exempelvis ”190” i första rutan och ”032” i de 14 efterföljande fälten. Enligt tabellen ovan kommer sedan 190 översättas till 007 (ctrl-G) som öppnar kassalådan om den är kopplad till en Star-skrivare. Andra koder kan vara aktuella för andra skrivare. F5 för att öppna kassalådan mellan två kvitton fungerar också, men skapar utskrift av ett extra kvittohuvud på skrivaren.

 

På motsvarande sätt som för lådöppningen kan man översätta andra skrivareffekter som önskas genom att ange exempelvis 191 som kod för skrivareffekter vid negativt kvitto i KA13. I tabellen ovan lägger man sedan till de koder som den aktuella skrivaren ska ha för att exempelvis växla till röd skrift. Var noggrann med att avsluta alla skrivarkodsrader som påbörjas med en kod i KA13 med 032 i de avslutande fälten. Annars kommer det tomma fältet att översättas till en punkt på skrivaren.