Hanteringstips (KC.C)

KC.C HANTERINGSTIPS

Innan systemet tas i drift ska rutinen för igångsättning under KC.D ha genomförts.

KC.C1 Normal återkommande rutin vid upprättande av koncernredovisning

Kontroll

Kontrollera att koncerndagbok och koncernhuvudbok skrivits ut för föregående årsbokslut. Alla gamla data kommer nämligen att raderas.

Data

Arrangera så att aktuella datafiler för alla bolag som ska ingå i koncernredovisningen finns tillgängliga som bokslutsbibliotek (eller arbetsbiblioteket, om koncernredovisningen görs som arbetsföretag) och att alla biblioteksnamn består av fyra tecken. För alla ingående bolag ska en komplett årsslutsrutin vara genomförd. Om så är fallet hoppa direkt till punkt 3.

Det ska finnas datafiler med bokföringssaldon för alla företag som finns upptagna i inläsningsmatrisen i KC15. Observera att alla biblioteksnamn för ingående företag ska innehålla fyra tecken, se avsnitt KC.D1. Det kan därför bli nödvändigt att lägga upp nya bibliotek med rätta namn och kopiera erforderliga filer dit.

Varje bibliotek från vilket uppgifter ska hämtas behöver bara innehålla kontoregister (bokkto.dat) och saldoregister (boksld.dat).

Enklast är att lägga upp nya arbetsbibliotek och kopiera in bokföringsfiler med kommandot R, följt av U, i operativmenyn. Därefter görs överkopiering till bokslutsföretag med K, följt av B. Glöm inte att därefter ta bort de tillfälligt upplagda arbetsbiblioteken med kommandot R, följt av U.

Kopieringarna kan kräva ett visst utrymme på hårddisken. Om utrymmet är begränsat, kan man göra ett överslag av erforderligt utrymme genom att läsa av registerstorlekarna för berörda register med kommandot VR i operativmenyn. Ledigt utrymme visas med kommandot VL. Är utrymmet knappt är det lämpligt att läsa av ledigt utrymme mellan varje kopiering.

Kopiering från andra datorer

Om bokföring av vissa företag, som ska ingå i koncernredovisningen, görs med INFOFLEX GROSSIST på andra datorer, kan registren bokkto.dat och boksld.dat kopieras över med hjälp av modem, diskett eller kassettband. Infoflex Data AB hjälper gärna till med detta.

Företag som ej kör INFOFLEX GROSSIST

Ska ett nytt företag ingå i koncernredovisningen som inte tidigare har ingått, och som inte har sin bokföring i INFOFLEX GROSSIST, lägg upp ett nytt bibliotek enligt den rutin som beskrivs i avsnitt KC.D.2.

I företag som fanns föregående år ska en årsslutsrutin göras med hjälp av avsnitt BO181 och BO182.

Därefter registreras ett sammandrag av bokföringen i form av en ingående balans i funktion BO31 och ett sammandrag av årets verifikationer som bokslutsbokning i funktion BS21, om bokslutsmodulen är installerad, annars i funktion BO51, eller, om det är frågan om ett delårsbokslut, i funktion BO4 på aktuell period. Fördelen med bokslutsbokningen i BS21 eller BO51, är att den är ändringsbar. I BS21 kan man därtill enkelt ange saldo vid årets slut, varvid systemet självt räknas ut och bokar förändringen under året.

Det räcker med att bokföra årssaldon summerade på ett begränsat antal konton med den detaljeringsgrad som man önskar i koncernredovisningen.

Jämför avsnitt KC.C2.3 och 4.

3.	Bokföringsår

Gå in i biblioteket för koncernredovisning, KONC, med S följt av B (eller i tillämpliga fall S, följt av A) i operativmenyn.

Ändra bokföringsåret i funktion SY415 så att datumen stämmer. Gå sedan tillbaka till operativmenyn och gå in på nytt i samma bibliotek med SB.

4. Inläsningsmatris

Kontrollera i funktion KC15 att inläsningsmatrisen är aktuell. Lägg till företag som tillkommit. Se avsnitt KC.D.6.

Stryk företag som sålts eller likviderats.

5.	Kostnadsställen

Lägg i funktion KC12 upp en post för varje företag som tillkommit. Se avsnitt KC.D.5.

6.	Underlag för eliminering av obeskattade reserver, bokförda värden av aktier, goodwill och minoritetsintressen

Revidera i funktion KC4 för moderbolaget och för samtliga dotterbolag i inläsningsmatrisen underlaget för eliminering av bokförda värden samt bokning av minoritetsandel och goodwill. Följ tillvägagångssättet i avsnitt KC.D.7.5.

Om något företag har tillkommit ska en aktiekapitaleliminering läggas upp för detta. Se avsnitt KC.D.7.5.

Om något företag har sålts eller trätt i likvidation ska aktiekapitalelimineringen för detta tas bort. Detta görs med hjälp av M för makulera i funktion KC4.

Stryk i funktion KC12 kostnadsställen för företag som sålts eller likviderats.

7. Inläsning koncernposter

Läs in koncernposter med funktion KC51. Som period välj 13, om det avser ett årsbokslut, och som datum välj sista dag på bokföringsåret.

Systemet börjar alltid med att tömma verifikationsregistret, nollställa alla bokföringssaldon i det bibliotek som koncernredovisningen görs i, KONC, och att sätta nästa verifikationsnummer till 1. Därefter görs inläsning för varje bolag ingående i koncernredovisningen enligt inläsningsmatrisen av dels ingående balans, dels en samlingsverifikation för årets transaktioner. Alla verifikationsrader ges kostnadsställe enligt vad som angivits i inläsningsmatrisen i funktion KC15.

8. Inläsning av elimineringar

Läs in elimineringar med KC52. Därvid skapas en verifikation för varje bolag i enlighet med vad som angivits i funktion KC4. Som kostnadsställe välj blankt för alla kostnadsställen. Som datum, välj sista dag på bokföringsåret. Systemet väljer period enligt vad som lagts in i funktion KC4.

9. Balans- och resultaträkningar

Skriv i funktion KC7 ut balansräkning och resultaträkning.

För koncernredovisning finns rapporterna B6 för koncernbalansräkning och R6 för koncernresultaträkning. Välj utskriftstyp D, om utskriften ska vara summerad per konto, eller K, om varje konto ska vara specificerat per kostnadsställe (alltså per bolag), vid "ingående balans från period" välj 01, vid "periodsaldo fr.o.m. period" välj 01 och vid "sista period" välj 13.

Dessa rapporter är lämpliga underlag för bokning av elimineringar i nästa punkt.

Önskas mer detaljerad information om saldon och transaktioner kan koncerndagbok skrivas ut i funktion KC81 och koncernhuvudbok i funktion KC82. Det går också bra att se uppgifter på skärm i funktion KC9.

10. Manuella elimineringar

Bokför elimineringar av koncernposter och andra erforderliga korrigeringar i funktion KC31, KC61 eller KC62. Innan bokningarna görs, läs igenom hela denna punkt och observera särskilt val av kostnadsställe och period.

Normalt rekommenderas att funktion KC61 används, eller, ännu bättre, BS21 om bokslutsmodulen är installerad. I denna funktion väljer systemet automatiskt period 13 och gör därigenom bokningarna ändringsbara.

Skulle man, t ex då man arbetar med ett delårsbokslut, vilja bokföra i annan period, ska i stället funktion KC62 användas. I detta fallet blir posterna inte ändringsbara, men de kan raderas med funktion KC63.

Om man eftersträvar en av systemet beräknad ingående balans måste man skilja på vad som ska bokas på ingående balans i KC31 och vad som är förändring under året och ska bokas i KC61. Se även avsnitt KC.C2 beträffande finansieringsanalys. Enklast är att bortse från ingående balansen, som då korrigeras manuellt i efterhand, och att göra alla bokningar i funktion KC61.

Vid årsbokslut välj alltid som datum sista dag på bokföringsåret.

Bokningarna görs direkt på de konton som avses, eller på särskilda samlingskonton för koncernbokningar som läggs upp inom berörda kontogrupper. Oavsett konto är det lämpligt att använda kostnadsstället KONC. Bokför varje eliminering på separat verifikation eller på separata verifikationsrader med en individuell kontotext som visar vad elimineringen avser. Detta ger hög överskådlighet och stor kontrollmöjlighet.

Spara underlaget och sätt på ett verifikationsnummer på samma sätt som vid normal bokföring.

Följande poster är aktuella att bokas (nedanstående konteringsförslag är baserade på EU BAS 97):

a) Eliminering av koncernfakturering/koncerninköp.

Konteringsexempel:

Koncernfakturering D 3000

Koncerninköp K 4000

Här är det lämpligt med ett speciellt konto för vardera. Det kan vara ännu tydligare att lägga försäljningskontot efter försäljningsintäkterna (som exempelvis 3799) och inköpskontot efter varuinköpen (som exempelvis 4799).

b) Eliminering av räntor mellan koncernbolag.

Konteringsexempel:

Koncernränteintäkter D 8360

Koncernräntekostnader K 8460

Dessa elimineringar bokas direkt på de konton på vilka räntorna finns bokade.

c) Eliminering av koncernfordringar/koncernskulder.

Konteringsexempel:

Koncernfordringar K 1510, resp K 1660

Koncernskulder D 2440 D 2860

Dessa elimineringar bokas direkt på de konton på vilka fordringarna respektive skulderna finns bokade.

d) Eliminering av utdelningar från koncernbolag.

Konteringsexempel:

Utdelning från koncernbolag D 8012

Föregående års resultat K 2091

e) Kvittningar

Uppsnyggning av balansräkningen görs genom kvittning av likartade poster som förekommer på både tillgångs- och skuldsida. Kvittningen kan avse exempelvis skattefordran/skatteskuld eller momsredovisningskonto, som kan förekomma på båda sidor.

Konteringsexempel (vid större fordran än skuld):

Skattefordran K 1640

Skatteskuld D 2510

Momsredovisn.konto fordran K 1650

Momsredovisn.konto skuld D 2650

a) Eliminering av goodwill vid förvärv av dotterbolag (om direktavskrivning tillämpas).

Konteringsexempel (vid positiv goodwill, alltså överpris, annars tvärtom):

Balanserat resultat K 2091

Nedskrivning goodwill D 8070

b) Resultatandel från intressebolag.

Konteringsexempel (vid vinst i intressebolaget, annars tvärtom):

Aktier i intressebolag D 1330

Resultatandel intressebolag K 8100

Utdelning intressebolag D 8110 (om sådan erhållits)

Intressebolags skattekostnad D 8912

Övriga bundna reserver K 2089

h) Bokning av minoritetsandel och minoritetsintresse (om så inte gjorts i elimineringarna i KC4).

Konteringsexempel:

Minoritetsintresse K 2100

Minoritetsandel D 2900

Balanserat resultat D 2091

i) Andra korrigeringar

Andra korrigeringar kan avse flyttning av saldon mellan olika konton i de fall där uppläggningen i de olika koncernbolagen har varit inkonsekvent eller om det förekommer saldon på debet- eller kreditsidan med fel tecken.

11.	Ingående balans och föregående år

Ingående balans och föregående års värden behöver justeras. Det finns avvikelser främst beroende på att det inte lönar sig att göra koncernelimineringar i den ingående balansen. En annan anledning kan vara ändrad sammansättning av koncernen under året, eller att bokningar som gjorts efter fjolårets överkopiering till bokslutsföretag inte lästs in till arbetsföretaget.

Vid behov kan ingående balans justeras i funktion KC31 och föregående års värden i funktion KC32. Detta är emellertid tämligen omständligt.

Ska årsredovisning framställas är det mycket enklare att inte göra någon ändring i KC-modulen utan att i stället korrigera ingående balans och föregående år i funktion AR7, editering av textsidor. Denna justering går på några minuter, eftersom antalet rader där är begränsat.

Justeringen görs utifrån föregående års koncernbalansräknings utgående balans, respektive från föregående års koncernresultaträkning.

12.

Ändringar

Om man önskar ändra resultatet kan det göras på fyra sätt:

- Man kan börja om från punkt 4, 5 eller 6 ovan. Gör i tur och ordning om hela kedjan av punkter därefter. Det går oftast lätt.

- Man kan radera verifikationer i en sammanhängande följd bakåt med funktion KC63, och därefter göra nya bokningar.

- Man kan ändra registrerade verifikationer post för post med funktion KC61 (endast verifikationer som är bokade från början i samma funktion).

- Man kan göra korrigeringsbokningar som tillägg på nya verifikationer.

13.	Slutliga utskrifter

När allt är klart, skriv ut slutlig sammanfattning i form av följande:

- Koncernbalans och koncernresultat i funktion KC7.

- Koncerndagbok i funktion KC81.

- Koncernhuvudbok i funktion KC82.

KC.C2 Framställning av finansieringsanalys för koncern

Finansieringsanalys för koncern kan framställas direkt på samma sätt som övriga rapporter i biblioteket för koncernredovisning med hjälp av funktionerna KC61 och KC63.

Det förutsätter dock att användaren gjort alla elimineringar och korrigeringar fullständigt uppdelade mellan ingående balans och händelser under bokföringsåret. Detta är ofta tämligen omständligt. Därtill kan det också ha inträffat förändringar i koncernens sammansättning som forder korrigeringar. Därför kan man som alternativ göra alla elimineringar och korrigeringar i koncernen enbart med syftet att utgående balans ska bli korrekt och därefter bara skriva in föregående års utgående balans som ingående balans i koncernbalansräkningen.

Den metoden kräver att en särskild rutin gås igenom för att kunna upprätta en finansieringsanalys för koncernen. Rutinen, som beskrivs nedan, tar normalt omkring en timme och är oftast den enklaste metoden.

Som förberedelse ska punkterna KC.D7 och KC.D8 i rutinen för igångsättning ha genomförts.

Normal återkommande rutin för framställning av finansieringsanalys för koncern är därefter följande:

1.	Koncernredovisning och årsredovisning

Gör först övriga delar av koncernredovisningen färdig och framställ resultat- och balansräkningar för koncernen i årsredovisningsmodulen. Därvid ska ingående balanserna ha blivit korrigerade, så att de överensstämmer med föregående års utgående balans. Som underlag använd blanketterna RK, TK och SK utskrivna i funktion AR81.

2.	Förberedelser

a) Gå in i biblioteket för finansieringsanalys (exempelvis kallat KFIN) med hjälp av kommandot SB (eller SA, om man föredrar att arbeta i arbetsbiblioteket).

b) Sätt datumet med funktion DA i huvudmenyn till bokföringsårets sista dag.

c) Nollställ alla kontosaldon med funktion BO1911.

d) Radera verifikationsregistret med funktion BO181. Genomför rutinen trots varningen för bokslutsföretag.

e) Genomför övergång till nytt år med funktion BO182. Ange aktuella datum för det bokföringsår som finansieringsanalysen ska avse som nytt bokföringsår.

f) Gå tillbaka till operativmenyn.

g) Gå in igen i samma bibliotek med S följt av B i operativmenyn (eller S, följt av A, i tillämpliga fall).

h) Sätt systemdatum med funktion DA i huvudmenyn till bokföringsårets sista dag.

3.	Ingående balans

Registrera ingående balans i funktion BO31. För att göra registreringen enkel är det tillräckligt att registrera balansen i sammandrag enligt följande grupperingar som återfinns på de utskrivna blanketterna:

Grupp av konton Registrera på konto

Likvida medel 1910

Kundfordringar 1510

Förutbet kostnader o upplupna intäkter 1710

Skattefordran 1640

Fordran mervärdeskatt 1650

Övriga kortfristiga fordringar 1689

Varulager 1400

Aktier och andelar 1320

Värdepapper 1350

Långfristiga fordringar 1380

Immateriella tillgångar 1090

Maskiner och inventarier 1220

Fastigheter 1100

Summa kortfristiga skulder 2490

Summa långfristiga skulder 2390

Ack överavskrivningar immateriella tillg 2151

Ack överavskrivningar fastigheter 2152

Ack överavskrivningar maskiner och inv 2153

Övriga obeskattade reserver 2190

Minoritetsintresse 2100

Bundet eget kapital 2081

Fritt eget kapital 2091

Observera att även om koncernens obeskattade reserver i koncern-redovisningen har eliminerats mot latent skatt och eget kapital, måste konteringarna för obeskattade reserver bokas med ovanstående fördelning. Annars kan inte investeringar redovisas korrekt.

4. Årets rörelser

Registrera förändringen under året som en samlingsverifikation i funktion BS21, om den är installerad, annars i BO51.

BS21 har den fördelen att man direkt kan ange årssaldot så beräknar systemet förändringen från ingående balansen.

Först registreras förändringarna på balanskontona enligt punkt 4. Om BO51 används måste man då manuellt beräkna skillnaden mellan utgående och ingående balans. Tänk då på tecknen. Om tillgångar har ökat, ska förändringen registreras i debet. Om skulder och eget kapital har ökat, ska förändringen registreras i kredit.

Om resultatandel i intressebolag medtagits i koncernredovisningen, kan man välja att redan vid registreringen bortse från detta. Det påverkar då saldot för balanskontot för aktier i intressebolag, resultatkontot för andelar i intressebolags resultat, resultatkontot för intressebolags skattekostnad och bundna reserver.

Dessa elimineringar kan även göras som en tilläggsbokning på en separat verifikation.

Å andra sidan kan transaktionerna knutna till intressebolagen anses höra till koncernen och därigenom fullt ut påverka finansieringsananlysen. Om så görs fordras ingen särskild korrigering för intressebolag.

Observera att på konto 2091 ska som belopp registreras differensen mellan ingående balansens summa fritt eget kapital och utgående balansens balanserat resultat.

När alla balanskonton registrerats ska saldot vara lika med årets resultat.

Registreringen fortsätter därmed med resultatkontona. Dessa registreras på följande grupper (intäkter i kredit, kostnader i debet):

Grupp av konton Registrera på

Rörelsens intäkter Registreras ej

Rörelsens kostnader Registreras ej

Rörelseresultat före avskrivningar 3010

Avskrivningar immateriella tillgångar 7810

Avskrivningar fastigheter 7820

Avskrivningar maskiner och inventarier 7830

Utdelningar 8010

Ränteintäkter 8310

Räntekostnader 8410

Kursdifferenser 8330

Extraordinära intäkter 8710

Extraordinära kostnader 8750

Koncernbidrag 8893

Skilln bokf.mässig/planenl avskr immateriella tillg 8851

Skilln bokf.mässig/planenl avskr fastigheter 8852

Skilln bokf.mässig/planenl avskr mask och inv 8853

Övriga förändr av obeskattade reserver 8860

Skatt 8910

Minoritetsandel 9000

5. Inläsning

Läs in finansieringsanalys i funktion AR6 med någon av rapporterna A1-A4. Välj den som passar bäst med hänsyn till tecken. Man får prova sig fram, eftersom det varierar år från år.

6.	Redigering

Redigera rapporten i AR7. Rapporten har ännu blankettnamnet AN. Föregående års värden läggs in utgående från föregående års finansieringsanalys.

Kontrollera och gör eventuella justeringar på följande poster, som inte alltid kan erhållas korrekt från bokföringens saldon:

a) Investeringar, aktier och andelar

b) Investeringar, maskiner och inventarier

c) Investeringar, fastigheter

d) Förändring av eget kapital, kapitaltillskott

e) Förändring av eget kapital, lämnad utdelning

Om någon korrigering görs, ska denna salderas mot posten "Från årets verksamhet internt tillförda medel". Givetvis måste då även summaposterna ändras.

7.	Inhämtning till årsredovisning

När finansieringsanalysen är färdig, gå ur biblioteket och gå med SB in i biblioteket KONC, där årsredovisningen tas fram. Hämta hem rapporten med hjälp av funktion AR191. Observera att rapporten samtidigt ska ges ett nytt rapportnummer, AK, vilket indikerar att finansieringsanalysen avser koncernen. Glömmer man detta, blir den tidigare framställda finansieringsanalysen för moderbolaget, som har rapportnumret AN, överläst.

Klart

Finansieringsanalysen är nu klar och kan skrivas ut i funktion AR81.