I programmet KR11 kan du registrera, ändra och ta bort kunder.

Innan du registrerar första kunden måste normalvillkor lagts upp i KR12 och kundgrupper lagts upp i KR131. De enda fält som är obligatoriska att fylla är kundnummer och kundgrupp.

Funktionstangenter

Följande snabbfunktioner kan användas i alla fält i funktionen:

•F1 - uppdaterar och bläddrar framåt till nästa kund.

•F4 - tar bort kunden ur registret. Borttag kan ej göras av kund som finns på aktivitetsunderlag eller har utskickskod i marknadsbearbetningsmodulen, MR. Finns kunden i annat register i MR tas den bort även där.

•F5 - söker efter kundnummer i det befintliga registret.

•F9 - hoppar till textregistret för att lägga upp kompletterande kundtext. Funktionstangenten fungerar från och med fältet kundgrupp.

•F10 - uppdaterar (sparar) med den information som du har på skärmen.

Ange Kundnummer.

Om kundnumret eller söknyckeln ej finns i registret svarar systemet UPPLÄGGNING och lägger in normalvillkoren i de nedersta fälten. Finns däremot kundnumret eller söknyckeln redan i registret svarar systemet ÄNDRING och visar samtidigt befintliga data för kunden. Observera att det alltså inte går att registrera ett kundnummer för en kund om detta kundnummer finns som söknyckel hos en annan kund. Om man vill genomföra uppläggningen/ändringen bekräftar man med ytterligare ett tryck på ENTER annars lägger man in ett annat kundnummer.

Systemet söker efter angivet kundnummer även i marknadsregistret, MR11. Finns kunden redan registrerad där, hämtas uppgifterna därifrån och lagras istället i kundregistret.

F10 eller pil upp avslutar. Med F7 hämtas kundnummer för automatisk numrering från nummerserie i SY52. F8 ger sökning i marknadsregistret. F9 kopierar samtliga uppgifter utom kundnummer, saldon o dyl, för uppläggning av ny kund med likartade uppgifter.

I fältet Källa anges kod eller initialer för adresskälla eller den som tipsat om kunden eller om kunden ska vara tillfällig. F5 ger uthopp till sökning av koder i marknadsregistret. Fältet har endast betydelse om marknadsregistret finns installerat eller om "tillfälliga kunder" behöver registreras. För tillfälliga kunder finns två alternativ:

Källa XX        Kunden kommer helt att raderas ur registren vid körning av funktion KR197

Källa XM        Kunden kommer att raderas ur kundregistret men finnas kvar marknadsregistret för eventuell senare bearbetning.

Ange kundgrupp och systemet svarar med benämning om kundgrupp finns upplagd i KR131. F5 ger sökning i kundgruppsregistret. Fältet är obligatoriskt att fylla i. Mer om kundgrupper finns att läsa i avsnitt KR.E.

Ange eventuell kundklass. Systemet svarar med benämning om kundklassen finns upplagd i KR132. Fältet ger en ytterligare indelning av kunderna utöver kundgrupp. Fältet är valfritt.

Ange kundens fullständiga firmanamn. De första tecknen väljs vanligen som söknyckel, vilket gör att det är lämpligt att inte börja med AB, Svenska, Sveriges... etc.

Söknyckeln kan användas i stället för kundnumret vid vissa sökningar och utskrifter som då kan ske i exempelvis bokstavsordning. Systemet kan automatiskt föreslå t ex de 10 första tecknen i kundens namn. Detta styrs av vad som angivits i SY441. Börjar namnet med ett prefix, exempelvis AB eller ett förnamn, kan det vara lämpligt att skriva om söknyckeln så att huvudnamnet kommer först.

Övriga möjligheter till automatisk söknyckel är postadress, telefon, bankgiro och plusgiro.

Referensfältet är avsett för referens hos kunden. Vid uppläggning av kundorder i funktion KO1 kan man välja att även referensen ska skrivas ut direkt under kundnamnet i stället för i det särskilda fältet ER REF. Detta möjliggör att referensfältet kan användas som en extra rad i adressfältet, om så erfordras vid långa adresser. Ange då ett A i rutan efter referensraden. Om detta är något som kommer att gälla alla kunder sätts lämpligen systemparametrarna till detta i SY412, Referens i adressfält.

Finns flera kontaktpersoner på samma företag, rekommenderas att man nyttjar marknadsmudulens kontaktpersonsregister. Det är ett separat kontaktpersonregister med enskilda telefonnummer, e-postadresser mm kan läggas upp. Kontaktpersonregistret är åtkomligt även från KR93, kundupplysningar på skärm.

I Adressfält 1 anges boxadress om sådan finns.

Ange i Adressfält 2 gatuadress.

Ange postnummer och postadress. Land ska inte registreras. Det skrivs ut automatiskt i adressfältet utifrån registrerad landskod.

Ange, i Registreringsnummerfältet, kundens organisationsnummer om det är en svensk kund. I nästa fält finns möjlighet att ange kundens VAT-nummer. Detta nummer är en förutsättning för att momsen ska behandlas rätt vid försäljning till EU-kunder. Finns det ett VAT-nummer registrerat, samt att landskoden stämmer enligt SIS-standard, samt att landet verkligen ingår i EU, kommer fakturorna att bli momsfria. På fakturan skrivs VAT-numret ut för information.

I fältet Information kan valfri information läggas in, TAB ger hjälp. Finns information inlagd i detta fält visas den vid registrering av kundorder och fakturor i ett reverserat fält, åtföljt av ett uppmärksamhetspip.

En nolla i sista positionen medger möjlighet till nollfakturor. Vid frakthandlingar registreras bestämmelseort och station omfattande 26 tecken. Vid tidsredovisning anges kundens ordernummer i fältets 6 eller 9 första positioner, beroende på val i SY412.

Leveransadressfältet lämnas blankt om leveransadressen är densamma som adress 1 eller 2. Ska leverans ske till annan adress skrivs ett J, varpå fem nya rader blir tillgängliga där leveransadressen kan anges.

Ska underlag till frakthandlingar skapas i FR-modulen måste leveransadress registreras. På rad 2 i leveransadressen anges kundens namn, på rad 3 anges godsadressnummer och på rad 4 och 5 anges adress resp postadress.

Ange det konto som systemet ska föreslå vid fakturering om systemparametrarna i SY444 är satta så att försäljningen konteras olika beroende på kund/kundgrupp. Om inte detta förhållande gäller behöver inte fältet fyllas i. Försäljningen kommer då att bokas i enlighet med systemkontona i SY6 eller per varugrupp om parametrarna i SY444 är satta så. F5 ger sökning. Systemet testar att angivet konto finns registrerat och svarar med benämning. Kontot för utgående moms ska inte anges. Detta föreslås automatiskt när momskoden är J.

Ange eventuellt kostnadsställe som ska föreslås. Fältet används vid fakturering på samma sätt som föregående fält. F5 ger sökning. Systemet testar att angivet kostnadsställe finns och svarar med benämning.

Ska kundens fakturor betalas av någon annan än kunden, exempelvis p g a att kunden använder factoring, anges kundnumret för den som fakturan ska skickas till. Denna måste dessförinnan vara upplagd i kundregistret.

Om kundnummer anges kontrollerar systemet att kunden är upplagd i kundregistret.

Resebyråer med förordersystemet EUROTRAC, registrerar ofta kunderna i detta system. I INFOFLEX GROSSIST-systemet kommer varje kundnummer att fyllas i både som kundnummer och i detta fält. Detta är dock helt normalt.

För fältet Valfritt 1 finns möjlighet att definiera upp ett valfritt fält om så önskas. Fältrubrik sätts i SY441. Det valfria fältet kan inte användas för att söka på, om inte rapportgenerator tillämpas. Fältet skrivs ut på den kompletta kundlistan.

På vissa listor är utrymmet begränsat varför det bästa är att ange telefonnumret i en följd, utan extra mellanslag, ex 08-7926460. Var noga med att vara konsekvent vid registrering av telefonnummer, då detta kan väljas som en av söknycklarna, och alltså vara ett sökbegrepp.

Övr.nummer, kan användas t ex för ytterligare andra telefonnummer finns. Telefonnummer till enskilda personer på samma företag, rekommenderas att man nyttjar marknadsmudulens kontaktpersonsregister. Det är ett separat kontaktpersonregister med enskilda telefonnummer, e-postadresser mm kan läggas upp. Kontaktpersonregistret är åtkomligt även från KR93, kundupplysningar på skärm.

Ange säljarens kod, systemet svarar med namn. F5 ger sökning och F6 uthopp till underhåll av säljarkoder. Säljarkoder registreras i funktion KR14. Säljarkoden kan vara till nytta vid sökning i statistik och vid order-/fakturaregistrering kommer kundens säljarkod att föreslås i fältet Vår ref.

Ange kod för kunddistrikt, systemet svarar med benämning. F5 ger sökning och F6 uthopp till underhåll av distrikt. Distrikt registreras i funktion KR16.

Högsta kreditbelopp för kunden anges. Noll går inte att ange så för en kund som inte alls får handla på kredit sätts lämpligen kreditgränsen till 1 krona. Alternativt så kan kunden spärras i kommande fält Spärrad.

För Betalningskod väljer man mellan:

Ange vilken betalningskod som ska anges som förval på kunden. Betalningskoderna K, F, S och D har endast betydelse om kassaterminal finns installerad.

Ange vilket pris som ska skrivas ut på plocklistor. Detta val är överordnat det val som görs generellt i LA51, vid utskrift av plocklista. Välj mellan:

Prislista(har två  fält)

I första fältet anges 0 om ingen prislista ska gälla för kunden, 1 - 5 anger vilket av försäljningspris 1 - 5 som gäller för kunden, 6 innebär inköpspris och 7 kostpris.

I andra fältet kan anges en extra prisrad vid försäljning i kassaterminal. Den siffra som anges syftar dels på vilket av priserna 1 - 7 som ska användas och dels på vilken eventuell extra prisrad som ska hämtas ur order/fakturatexter i FA81, typ EX. Extra prisrad i kassaterminal väljs i SY446.

Ange om en extra prisrad önskas på fakturor/kvitton/följesedlar från kassaterminal och i så fall vilket pris som ska skrivas ut på den raden.

Ange kod för transportsätt. Systemet svarar med benämning. Kod läggs upp i funktion SY4142.

Ange frakttabell för kunden, om frakt ska debiteras automatiskt på faktura. Fältet visas endast om flera frakttabeller finns enligt SY444. Frakttabell ska finnas upplagd i FR22.

Ange kundens pallregistreringsnummer. Numret kommer att hämtas automatiskt vid registrering av frakthandlingar.

Ange kod för leveransvillkor. Systemet svarar med benämning. Koder läggs upp i funktion SY4142.

Ange kod för anmärkning 1. Systemet svarar med benämning. Kod läggs upp i funktion SY4142. Anmärkning 1 skrivs ut på raden under godsmärkning på standardformulären.

Ange kod för anmärkning 2. Systemet svarar med benämning. Koder läggs upp i funktion SY4142. För fördelningskunder används kod FK, denna kod finns inlagd i systemet. Anmärkning 2 skrivs ut på raden under anmärkning 1 på standardformulären.

Ange budgeterad försäljning för kunden. Försäljningsbudget måste anges om bonus ska beräknas av systemet.

Fältet Bonusgräns nås endast då bonus används enligt systemparameter i SY441. Ange den nedre gränsen som krävs för att kunden ska få bonus. Gränsen anges i procent av försäljningsbudgeten.

Fältet Bonussats nås endast då bonus används enligt systemparameter i SY441. Ange procentuell bonussats, vilken ska utgå på all omsättning som överstiger bonusgränsen.

Ange budgetnyckel. Budgetnycklar registreras i BO17. För närmare förklaring av begreppet budgetnyckel hänvisas till BO.C.

I fältet Valfritt 2 finns möjlighet att definiera upp ett valfritt fält om så önskas. Fältrubrik sätts i SY441. Det valfria fältet kan inte användas för att söka på, om inte rapportgenerator tillämpas. Fältet skrivs ut på den kompletta kundlistan.

Ange normal betalningsfrist i dagar. För postförskott anges 99.

Ges kunden normalt kassarabatt, ange denna i procent. Vid fakturering medför detta att kassarabattfälten automatiskt dras av.

Ange hur lång betalningsfrist i dagar som accepteras för att kassarabatt 1 ska gälla.

För Autogiro/nr väljer man mellan:

P        =        Kunden har autogiro via plusgiro

B        =        Kunden har autogiro via bankgiro

Blank        =        Kunden har ej autogiro

Ange eventuellt autogiro. Vid P eller B anges kundens post- resp bankgironummer. Endast en typ av autogiro kan hanteras samtidigt i systemet beroende på att endast ett fält för systemkonto autogiro finns i SY6.

Ange land, om annat än Sverige. Då landskod anges skrivs motsvarande land ut i adressfältet på sista raden och formulär kan automatiskt skrivas ut på engelska. Landskoden ska vara upplagd i landregistret i funktion SY4142. Då landskod anges sätts momskoden automatiskt till N, ingen moms. Vi rekommenderar att landskoderna sätts enligt SIS-standard. I systemet är hårdkodat alla länder som ingår i EU. Detta för att momsberäkning, och behandling av försäljning till EU-länder ska hanteras rätt i systemet.

Anges valuta i fältet kommer denna valuta att föreslås vid registrering av kundfakturor. Valutan ska vara upplagd i valutaregistret, funktion VA1. SEK, svenska kronor, ska inte anges.

Ange språkkod, istället för landskod, om formulär till kunden ska skrivas ut på engelska utan att momskoden sätts till N.

I fältet Kravkod anges med en siffra, 0 - 3, hur många krav som ska skickas till kunden innan inkasso.

Ange om kunden normalt debiteras moms. Vid J kommer systemkontot för utgående moms, upplagt i funktion SY62, att föreslås som första debiteringskonto vid kontering, i funktion KR2.

Ange i Fakteringsavgiftsfältet J om faktureringsavgift alltid ska debiteras. Som alternativ kan F, väljas för fakturaavgift endast på normala fakturor, eller R för fakturaavgift endast på räntefakturor. Önskas aldrig faktureringsavgift på kunden anges N.

Ange kundens rabatt i procent om kunden normalt är berättigad till en generell rabatt.

För dröjsmålsränta väljer man mellan:

J        =        Dröjsmålsränta debiteras enligt räntesats KR12

N        =        Ingen dröjsmålsränta ska debiteras

S        =        Dröjsmålsränta debiteras med för kunden särskild räntesats

Ange årsräntesats för dröjsmålsräntan.

Hemsida; företagets hemsida anges här. Används fär närvarande inte i INFOFLEX GROSSIST i övrigt.

Epost; Generell e-postadress kan anges här t ex info@foretaget.se. E-postadressen blir upplagd i kontaktpersonsregistret i MR modulen, MR21 som GENERELL. Med F6 kan uthopp ske till MR21 för underhåll. För GENERELL kan inga andra uppgifter anges än e-postadress. Enbart en post av typen GENERELL kan finnas för en kund.

Spärrad; Här anges ett J om kunden ska spärras. Programmet KR311 frågar om spärr ska hävas vid betalning. KR46 kan sätta J-et automatiskt. Tidigare var spärrad=X ett alternativ i fältet betalningskod. fr.o.m. version 5 är den separerad till ett eget fält, Spärrad.

Restnotering; Vid restnotering på kundnivå så triumphar det SY444 Restnoteringsfråga.

Rekvisition; Om fältet rekvisitation ska krävas vara ifyllt vid försäljning anges det här. Frågan är införd till version 5 men inte knuten till försäljningmodulerna än.

Nettopris; Ett val om nettopris ska skrivas ut istället för a-pris/rabatt på externa formulär. Frågan är införd till version 5 men inte knuten till försäljningmodulerna än.