LR23 Inläsning av uppgifter från externt system

Skrivare: BN

Funktionen överför fakturatransaktioner från bokningssystemet TRAC till INFOFLEX GROSSIST's leverantörsreskontra.

Bokningssystemet TRAC skapar två sekvensiella filer (trilr.dat och tribl.dat). Hur dessa filer läses in i Infoflex förklaras nedan:

Programmet läser först filen trilr.dat.

För varje ny fakturapost kontrolleras att leverantör och valuta finns registrerad i Infoflex's leverantörsreskontra och valutaregister. Programmet kontrollerar också att fakturor med samma nummer inte redan finns registrerade i Infoflex. Dubbletter är inte tillåtet!

Är något av ovanstående fel läses posten inte in i leverantörsreskontran, utan posten flyttas till en annan fil (trilr2.dat) och skrivs ut på en fellista.

Inköpsfakturor med totalbelopp = 0 sätts till slutbetalda i Infoflex.

Saldo- och statistikregistren i leverantörsreskontran uppdateras också. Statistiken beräknas så att, fakturans totalbelopp minskas med fakturans momsbelopp, innan summan adderas in i periodstatistiken på leverantören.

Därefter läses nästa register in (tribl.dat) enligt följande:

Det finns ett antal dokumenttyper i detta register. Dokumenttyperna har följande förkortningar:

LV = Inköpsfaktura

LK = Inköpsfaktura kontant

FA = Kundfaktura

KO = Kontantnota kund

MA = Manuellt allegat

GR = Bokningar från gruppredovisning

För dokumenttyp LV gäller att systemet testar att fakturan inte redan finns upplagd i leverantörsreskontran, innan konteringen läses in i bokföringen. Detta för att undvika dubbelbokningar. För de andra dokumenttyperna sker ingen test om överföringen är "ny", d v s görs för första gången på detta underlag. Om det är en omkörning (s k restart) testas alla dokumenttyper så att inte dubbelbokningar är möjliga.

Konteringarna måste vara i balans, d v s debet och kredit måste visa samma belopp så att saldot blir noll. Kontonummer som ingår i konteringen måste finnas upplagda i kontoplanen i Infoflex.

Om kostnadsställe, kostnadsslag, kostnadsbärare eller projekt används, enligt SY421, testas även dessa register så att använda kostnadsställen etc finns upplagda i INFOFLEX GROSSIST register.

Om något av ovanstående inte stämmer sker ingen inläsning till bokföringen. De felaktiga posterna flyttas till ett annat register (tribl2.dat) och en fellista skrivs ut.

Bokföringsjournalen i Infoflex uppdateras alltid med endast de felfria posterna. Detta gäller för samtliga dokumenttyper. Vid utskrift av journal ska alternativ E väljas för "Externt system".

Om registret med de felfria posterna (tribl.dat) anger att verifikationsraderna skall bokas som ett konteringssammandrag under ett visst rapportnummer, följer detta rapportnummer med till underlaget för bokföringsjournalen (levbjr.dat) och visas på utskriften.

Finns integration med bokföring, och buntning av inköpsfakturor inte används, uppdateras bokföringen enligt givna regler. I registret (tribl.dat) från TRAC finns en parameter som talar om hur verifikationen ska bokas. Reglerna blir därav enligt följande:

1. Om denna parameter är "S" bokas ett konteringssammandrag per rapportnummer. Förutom rapportnummer finns även information om vilket datum och period verifikationen skall bokas på. Därefter följer en rad uppgifter såsom fakturor, manuella allegat m m som ska ingå i bokföringsverifikationen.

2. Är parametern i registret från TRAC inte "S" bokas varje verifikation för sig.

3. Används buntning av inköpsfakturor uppdateras endast registret för Infoflex bokföringsjournal (levbjr.dat) och bokning sker i funktion LR62.

På skärmen följer följande instruktioner:

Funktionen uppdaterar leverantörsreskontran med fakturatransaktioner och bokföringsverifikationer, om integration finns, med fakturornas bokningar och eventuella manuella allegat.

Skulle, av någon anledning, inte hela överföringsfilen läsas in, kommer de felaktiga posterna att skrivas ut på en lista.

Poster som inte lösts in ligger kvar, och kan efter komplettering eller rättning läsas in på nytt.

Inläsning? OK?

Ange J om inläsning ska göras, annars N.