Hanteringstips (PG.C)

PG.C        HANTERINGSTIPS

 

PG.C1        Användning av fasta inbetalningar/utbetalningar för likviditets­prognos

 

I funktionen PG3 kan fasta inbetalningar och utbetalningar registre­ras, som annars inte skulle vara tillgängliga för systemet.

 

Vissa inbetalningar och utbetalningar går inte genom kundreskontran i form av fakturering eller genom leverantörsreskontran i form av inköpsfakturor. Dessa registreras i stället manuellt som fasta inbetalningar/utbetalningar i funktion PG3.

 

Exempel på typiska sådana inbetalningar är:

- Dagskassor

 

Exempel på utbetalningar:

- Uppbördsdeklaration

- Löner

- Mervärdesskatt

 

Alla poster registreras med månad (0112) och dag (0131).

 

Månadsvis återkommande poster kan registreras med månaden 00, vilket betyder att dessa poster ska återkomma varje månad.

 

 

PG.C2        Behandling av eftersläpning i likviditetsprognosen

 

Vid framställning av likviditetsprognosen väljer man vilken försening som systemet ska räkna med beträffande betalningen av kundfakturorna och leveran­törs­fakturorna.

 

Om ingen beräknad försening anges för kundfakturor, räknar systemet automatiskt med den försening som varje kund historiskt presterat och som finns lagrad i kundregistret.

 

Den likviditetsprognos som framställs i funktion PG5 innehåller ofta en större eftersläpning, beroende på att det kan finnas fakturor som av någon anledning är ännu mer försenade.

 

Eftersläpningens storlek återfinns på raden för dagens datum, markerad med * i kolumnen FöRÄNDRING ACK.

 

Vid beräkningen av LIKVIDA MEDEL efter detta datum utgår systemet ifrån att eftersläpningen kommer att vara oförändrad.

 

Detta är en viktig förutsättning. Vid bedömningen av hur realistisk prognosen för likvida medel är, ska man därför alltid beakta eftersläp­ningens storlek och om det finns anledning att anta att det kan förändras. I så fall förändras likvida medel i motsvarande grad.

 

Gamla kundfakturor medräknas i så stor utsträckning som önskas med hjälp av att en bestämd åldersgräns sätts i SY423. De fakturor som är för gamla för att medräknas i eftersläpningen redovisas som ett, ej tidsbestämt, belopp i ett fält som heter EJ INRÄKNAT.

 

PG.C3        Resultatprognos, statisk prognos eller tendensprognos

 

Vid utskrift av resultatprognos i funktion PG6 visas den som två alter­nativ.

 

 

 

Båda är alltså baserade på hittillsvarande utfall och budget.

 

En förutsättning för att resultatprognosen ska kunna fram­ställas är därför att budget finns registrerad.

 

 

PG.C4        Hantering av konton som budgeterats till noll

 

Om kostnader eller intäkter registreras på konton som har en årsbudget lika med noll, kan inte den normala beräkningsnyckeln för tendens­prog­nosen användas.

 

Denna utgår ju ifrån utfallet i förhållande till budgeten, och om budgeten är noll skulle utfallet bli oändligt.

 

Om årsbudgeten är noll, använder systemet i stället som special­regel att tendens­prognosen för kontot ifråga sätts till 12 gånger ackumulerat utfall i genomsnitt per period.

 

Finns däremot årsbudget på kontot, tillämpar systemet inte denna special­regel.

 

Skulle årsbudgeten ha fördelats med noll under de inledande perioderna och kostnader likväl uppstår i dessa perioder, leder detta till oändligt värde i tendens­prognosen. Detta kan man inte undgå att upptäcka.

 

I detta fall måste budgeten för kontot i fråga omfördelas mellan perioderna och resultatprognosen framställas på nytt.

 

 

PG.C5        Ordrar medräknade i likviditetsprognosen

 

Genom parametrar i SY423 kan man välja att ta med kundorder, offerter, inköpsorder och/eller inköpsförfrågan i likviditetsprognosen.

 

Kundorderbegreppet innefattar såväl spärrade order som följesedlar.

 

Vid beräkning av väntat inbetalnings-/utbetalninsdatum för ordern tas leveransdatumet per orderrad, adderat med betalningsfristen på ordern och kundens genom­snittliga betalningsförsening, alternativt annan angiven försening. Vad gäller inköpsorder finns av naturliga skäl ingen betalningsförsening att räkna med. Om leverans­datumet på ordern är 0 eller har passerats antas leveransdatum lika med dagens datum.

 

En aktuell och uppdaterad orderstock är alltså avgörande för prognosens aktualitet.

 

 

PG.C6        Orderhuvud- och orderradkontroll

 

Vid igångsättning rekommenderas att orderhuvud- och orderradkontroll utförs. Efter programavbrott kan orderhuvuden ligga kvar, medan raderna har försvunnit p g a programstörningen. Dessa huvuden syns heller inte i någon av orderrad­programmen, KO8-9 och IO8-9. Till följd av detta blir värdet i prognosen felaktigt.

 

Orderhuvud- och orderradkontroll utföres i KO43 och KO44 och ska alltid utföras då en misstämning av ordervärdet i likviditetsprognosen jämfört med orderstocken upptäcks.