Registerhantering (SYSTEM-9)

SYSTEM-9 REGISTERHANTERING

9.A Allmänt

Avsnittet innehåller information om hur man ska gå tillväga när man vill nollställa olika register, minska storleken eller rekonstruera register samt ändra installationsform i efterhand.

Särskild utbildning behöver inte göras i detta avsnitt, utan handledningen används vid behov.

SYSTEM-9.B INNEHÅLLSFÖRTECKNING

9.1 Förteckning över dataregister

9.2 Nollställning av register

9.2.1 Nollställning av artikel-, kund- och leverantörsregister

9.2.2 Nollställning av bokföring

9.3 Begränsning av registerstorlek

9.4 Utökning av ledigt utrymme på hårddisk

9.5 Rekonstruktion av register

9.6 Förändring av installationsform och systemparametrar i efterhand

9.6.1 Uppläggning av flera lager i efterhand

SYSTEM-9.1 FÖRTECKNING ÖVER DATAREGISTER

Ett administrativt system av typ INFOFLEX GROSSIST kan lagra mycket stora datamängder i ett antal olika register.

Mängden av den information som lagras måste av praktiska skäl begränsas.

Det finns en fysisk maxgräns som utgörs av hårddiskens lagringskapacitet. Denna kan givetvis inte överskridas. Hur mycket utrymme som återstår på hårddisken bör regelbundet kontrolleras i samband med månadsrutinen. Det görs med kommandot V följt av L (visa ledigt utrymme) i operativmenyn.

Åtgärder för att begränsa registerstorlekarna beskrivs nedan, avsnitt 9.2.

Vill man börja om från början med registreringen utan att ta bort artikelregister, kundregister och leverantörsregister ska man följa rutinen i avsnitt 9.1.1.

Önskar man nollställa bokföringen utan att kontoplanen försvinner ska man följa rutinen i avsnitt 9.1.2.

En förteckning över samtliga dataregister med namn, typ av register, nycklar och innehåll finns i avsnitt SY7, som återfinns under SYSTEM-6.

SYSTEM-9.2 NOLLSTÄLLNING AV REGISTER

9.2.1 Nollställning av artikel, kund och leverantörsregister.

Om alla transaktioner, saldon och statistikuppgifter ska tas bort utan att kunder, kundgrupper, leverantörer, leverantörsgrupper, texter, textgrupper, valutor, artiklar, varugrupper, rabattregister, inköpsregister, strukturer, arbetsställen, arbetskalendrar, operationer, projektarter, projekt, serienummer, seriegrupper, anställningsnummer och personalgrupper försvinner ska följande rutin följas (här är förutsatt att ingen integration skett med bokföring):

1.	Nollställ följande register i funktion SY71 under:

KO: 01, 02, 03, 04

KR: 06, 07, 10

OP: 01

KA: 01

KT: 01

FR: 05, 06

FA: 01, 02

LR: 05, 06

LA: 08, 09, 10, 13, 15, 17, 18

MP: 04, 05, 06, 07, 08, 09

PR: 02, 03

2.	Funktion KR191, nollställ kundsaldon och transaktioner.

3.	Funktion LR191, nollställ leverantörssaldon och transaktioner.

4.	Funktion LA191, nollställ lagerbehållningar och statistik.

5.	Funktion SY51, gör eventuella ändringar i verifikationsnummerregistrets nästa-kolumn.

6.	Funktion VA2, nollställ valutastatistik.

Har integration skett med bokföringen måste även avsnitt 9.2.2 gås igenom.

9.2.2 Nollställning av bokföring

Om alla transaktioner, saldon och budgets ska tas bort ur bokföringen utan att kontoplan, kostnadsställeplan, rapporter, automatkonteringar, periodiseringar, uppbördsdeklaration, anläggningar, anläggningsgrupper samt företagsuppgifter och personal- och befattningsregister i årsredovisningen försvinner, ska följande rutin följas:

1.	Funktion SY71: Under BO nollställs register 08, 09, 10

2.	Funktion BO1911, nollställ alla kontons saldon.

3.	Funktion BO193, töm verifikationsregister.

4.	Funktion SY51, gör eventuella ändringar i verifikationsnummerregistrets nästa-kolumn.

Denna rutin ska bara användas om man av någon anledning vill börja om från början. Vid årsslut ska en särskild årsslutsrutin följas.

SYSTEM-9.3 BEGRÄNSNING AV REGISTERSTORLEKAR

Följande register bör hållas under särskild uppsikt:

Orderhuvud (ordhuv.dat)

Orderrader (ordrad.dat)

Fakturahuvud (fakhuv.dat)

Fakturarader (fakrad.dat)

Fakturastatistik (faksta.dat)

Kunder (kunkun.dat)

Kundtransaktioner (kuntra.dat)

Leverantörer (levlev.dat)

Leverantörstransaktioner (levtra.dat)

Saldon (boksld.dat)

Verifikationer (boktra.dat)

Artiklar (lagart.dat)

Artikelhistorik och lager (laglag.dat)

Hur mycket utrymme de olika registren tar kan man se med kommandot OVR, registerstorlekar, i operativmenyn. Storleken är där angiven i megabytes.

För att kunna se storlekarna på samtliga register gör följande:

Välj O, V följt av R i operativmenyn.

Välj Hela INFOFLEX GROSSIST-installationen genom att pila dig till raden och välja med F4.

Vid ”Visa register större än XX MB”, skriv i en storlek eller lämna blankt.

Vid ”Visa endast totaler” välj N om du valde en storlek, J om du lämnade fältet blankt.

Vid N så listas datafilerna som uppfyller kriteriet på skärmen.

Både vid N och J så visas längst ner en rad längst ner med TOTALT och LEDIGT UTRYMME. Har man selekterat på viss storlek så är TOTALT en summering av de datafiler som uppfyllde kriteriet. Lämnade man storleksfältet blankt så visas det totala utnyttjandet av filsystemet där INFOFLEX GROSSIST är installerat. Ledigt utrymme avser alltid hela det lediga utrymmet som finns i ovanstående filsystem.

Registren fungerar på följande sätt:

När nya data läggs in ökas registren successivt.

Registerinnehållet kan minskas på följande sätt:

-	Orderregistret med funktion FA12, KO12, KO22, IO12 och IO4.

-	Fakturaregistret med FS11 eller genom fullständig nollställning under SY71.

-	Fakturastatistikregistret med funktion FS12.

-	Kundregistret med funktion KR11.

-	Kundtransaktionsregistret med funktion KR191.

-	Leverantörsregistret med funktion LR11.

-	Leverantörstransaktionsregistret med funktion LR191.

-	Tömning av verifikationsregister med funktion BO193.

-	Verifikationsregistret, samtliga firmor, med funktion BO181.

-	Artikelregistret med funktion LA11, LA1982.

-	Lagertransaktionsregister med funktion LA192.

-	Registret över slutrapporterade processer med funktion MP192.

-	Registret över verkstadstransaktioner med funktion MP197.

-	Projektregistret med funktion PR73.

-	Projekttransaktionsregistret med funktion PR74.

Vid en minskning av registerinnehållet behåller registren de skal de byggt upp. Registerstorleken förblir därför oförändrad även om registren har internt ledigt utrymme.

Fullständig nollställning under SY71 tar bort allt registerinnehåll och minskar registerstorleken. Detta ska normalt aldrig göras under drift.

En minskning av för stora registerskal kan göras genom en rekonstruktion av registren. Detta görs i funktion SY72. Observera att under rekonstruktionen så dubbleras registret. Så kontrollera ledigt utrymme innan funktionen startas. Vid frågor kontakta supporten på Infoflex Data.

SYSTEM-9.5 REKONSTRUKTION AV REGISTER

Rekonstruktion av register kan vara aktuellt av tre skäl:

-	Registret har fått ett fel som gör att hela registret inte kan läsas.

-	Man önskar minska utrymmet som ett register tar efter det att poster tagits bort.

-	Man önskar ge registret en optimal struktur efter en längre tids användning i syfte att öka läshastigheten.

Vid behov av rekonstruktion kontakta Infoflex Datas support.

SYSTEM-9.6

ÄNDRING AV INSTALLATIONSFORM OCH

SYSTEMPARAMETRAR I EFTERHAND

När man går in i INFOFLEX GROSSIST läses vissa av de systemparametrar som hör till användaren i fråga in i centralenhetens arbetsminne. Därigenom har systemet snabb åtgång till denna information.

Ändrar man i några systemparametrar och önskar att dessa omedelbart ska träda i kraft måste man avsluta INFOFLEX GROSSIST genom att gå tillbaka till operativmenyn och sedan gå in på nytt.