|
Årsslutsrutin (SYSTEM-11) |
|
|
Årsslutsrutin (SYSTEM-11) |
|
SYSTEM-11 ÅRSSLUTSRUTIN
11.A Allmänt
Avsnittet innehåller en checklista med anvisningar rörande den rutin som ska följas vid årsslut. En speciell checklista är framtagen för klientredovisning och Kunder utan modulen BO och en snabbhandledning. I övrigt rekommenderas hela rutinen under avsnitt SYSTEM11.1 och de avsnitt som eventuellt inte är tillämpbara på respektive företag stryks och överhoppas.
Rutinen innehåller ett antal obligatoriska delar som ska utföras noggrant för att verksamheten ska kunna fortsätta problemfritt i såväl bokslutsföretag som arbetsföretag.
Vi rekommenderar att anteckningar görs löpande i denna manualdel, så att så mycket som möjligt finns kvar till nästa årsskifte. En rutin, som det är ett helt år mellan gångerna behöver vara väl dokumenterad. Vi ger er en generell rutin med många förslag på valfria listor m m, men rekommenderar er att själva förtydliga genom att stryka det oväsentliga och markera det viktiga!
Avsnittet ska gås igenom före första årsslut!
Vid årsslut genomförs först överkopiering till bokslutsföretag och rutin för nytt år. Därefter kan bokslutsbokningar göras i lugn och ro i bokslutsföretaget. Årsslutsrutinen körs en gång per arbetsföretag.
Vid förkortning eller förlängning av räkenskapsår, följ i stället rutinen i avsnitt SYSTEM 11.8.
Ingen verksamhet får påbörjas i arbetsföretaget på det nya året förrän avsnitt 11.* genomförts.
SYSTEM-11.B INNEHÅLLSFÖRTECKNING
11.1 Överkopiering till bokslutsföretag och rutin för nytt år
11.2 Årsslutsrutin i bokslutsföretaget
11.3 Bokslutsbokningar
11.4 Årsslutsrutin vid klientredovisning
11.6 Årsslutsrutin för kunder utan modulen - BO
11.7 Årsslutsrutin, snabbhandledning
11.8 Årsslutsrutin vid förändring av räkenskapsår
11.9 Årsslutsrutin - Samordnad årsslutsrutin (från INFOFLEX GROSSIST 5.22.0)
11.1 ÖVERKOPIERING TILL BOKSLUTSFÖRETAG OCH RUTIN FÖR NYTT ÅR
Observera att ingen verksamhet normalt ska ske medan hela denna rutin, från och med punkt 11.1.3, gås igenom.
11.1.1 Förberedelser
Som förberedelse till årsslutsrutinen ska följande punkter genomföras eller beaktas.
a) Föregående års bokslut
Kontrollera om dagbok och huvudbok finns komplett för föregående bokslutsföretag. All gammal data kommer nämligen att raderas om man inte väljer att spara det gamla bokslutsföretaget med ett annat namn. Om man inte valt att spara undan det gamla så sker raderingen automatiskt i och med den nya överkopieringen av arbetsföretag till bokslutsföretag.
Eventuellt kan även en separat säkerhetskopia tas på det gamla bokslutsföretaget.
b) Månadsslutsrutin
Genomför normal månadsslutsrutin i arbetsföretaget enligt steg 1-2, om möjligt även steg 3 - 7 och vad som hinner göras av steg 5. Behovet av att kunna fakturera på det nya året styr ofta hur snabbt man måste bryta.
c) Kompletterande statistik
Utöver normala periodslutsrutiner i varje modul skriv därtill ut önskad kompletterande statistik. Aktuella funktioner finns i föregående avsnitt, SYSTEM-10, månadsslutsrutin. Om enbart bokslutsfiler kopieras över till bokslutsföretag är det viktigt att skriva ut statistiken vid detta tillfälle, eftersom den sedan raderas.
d) Dröjsmålsräntefakturering
Återstår dröjsmålsräntefakturering av för sent betalda fakturor, rekommenderas denna rutin nu, innan efterföljande punkter gås igenom.
Ej ränteberäknade fakturor kan sparas om så önskas i funktion KR181, men då bör rensning göras av betalda fakturor vid senare tillfälle.
e) Inköpsfakturor och leverantörsbetalningar
Det går bra att registrera eftersläntrande inköpsfakturor och att göra leverantörsbetalningar manuellt i bokslutsföretaget. Dessa transaktioner kan automatiskt hämtas in till arbetsföretaget med funktion LR183.
Inga betalningar skall göras över årsskiftet. Detta är extra viktigt att tänka på om telebetalning används då det är så lätt att skicka stora mängder. Fakturor som tas emot med förfallodag dag 1 eller 2 på nya året - ändra dessa till förfallodag den sista bankdagen på gamla året så blir dessa betalningar avklarade före årsskiftet och årsslutsrutinen kan genomföras utan differenser i avstämningarna som följd.
Skulle några leverantörsbetalningar avseende det nya året göras före överkopiering till bokslutsföretag, innebär det att de kommer att hamna i bokslutsföretaget och måste flyttas till det nya året i arbetsföretaget med interimsbokningar.
Leverantörsskulder, som ombokas interimistiskt, bör bokas på ett konto för leverantörsskulder skilt från det som bokas automatiskt från leverantörsreskontran.
Om buntningsfunktion används är det viktigt att alla inköpsfakturor är buntade i LR62 samt leverantörsbetalningar är buntade i LR63. För att vara säker på att inga obuntade transaktioner kvarstår kan detta kontrolleras i LR72 genom att enbart selektera typ A samt enbart totaler J.
Tillämpas attestrutin ska ett särskilt tillvägagångssätt användas för attestering och definitivkontering av inköpsfakturor avseende föregående år. Se beskrivning i hanteringstips avsnitt LR.C4.
Kontrollera även verifikationsnummerserien för mottagarnummer utlandsbetalningar i SY53. Om denna inte är ifylld, kommer årsslutsrutinen i LR182 att ge ett felmeddelande, som kan förbises om man inte använder den.
f) Kundfakturor och kundbetalningar
Det går bra att registrera manuella fakturor i KR21, förutsatt att man i SY51 har satt att man inte hämtar kundreskontrafakturor från fakturanummerserien. Det går också bra att registrera kundinbetalningar på sista bokföringsdagen i det gamla året i bokslutsföretaget. Dessa transaktioner kan nämligen automatiskt hämtas in till arbetsföretaget med funktion KR183.
Observera att kundregistren måste kopieras över till bokslutsföretaget om detta ska fungera.
Om betalningar, som hör till det nya året, registrerats före överkopiering, flyttas dessa genom manuella interimsbokningar, efter överkopiering, från bokslutsföretag till arbetsföretag.
Om buntningsfunktion används är det viktigt att alla kundbetalningar är buntade i KR38. För att vara säker på att inga obuntade transaktioner kvarstår kan detta kontrolleras i KR36.
g) Inventering
Det går bra att registrera inventeringsdifferenser i bokslutsföretaget. Dessa transaktioner kan nämligen automatiskt hämtas in till arbetsföretaget med funktion LA183. Berörda artiklars lagersaldon ändras med motsvarande belopp.
Observera att lagerregistren måste kopieras över till bokslutsföretaget om detta ska fungera. Lagerregistren är ofta mycket stora register, varför detta i vissa fall kan vara omöjligt av utrymmesskäl.
Utförliga inventeringsinstruktioner finns under avsnitt LA4.
h) Anläggningstillgångar i anläggningsregistret
Det går bra att registrera klart anläggningsregistret i bokslutsföretaget förutsatt att anläggningsregistret överkopieras till bokslutsföretaget, detta gör man i AL18. Kopiering till bokslutsföretag måste göras med något av valen 6-9, se avsnitt 11.1.5.
AL18 läser över alla nyupplagda anläggningar från bokslutsföretaget till arbetsföretaget, gjorda förändringar, avskrivningar och eventuellt förändrade grunduppgifter. Rutinen kan köras upprepade gånger och fungerar analogt med funktionerna LR183 och BO183. Observera dock att avskrivningar inte får registreras blandat i både bokslutsföretag och arbetsföretag.
11.1.2 Ledigt utrymme och registerstorlekar
11.1.2.1 Ledigt utrymme, Linux/Aix
Kontrollera att det finns tillräckligt med ledigt utrymme på hårddisken.
Med kommandot O, V följt av R i operativmenyn visas info om hur stort ett visst bibliotek är och ledigt utrymme. Välj Arbetsföretag med F4, välj bibliotek. Tryck ENTER vid frågan ”Visa register större än 0.000 MB” och svara J på frågan ”Visa endast totalsumma? (J/N)”. Storlek på arbetsföretaget visas samt ledigt utrymme.
Om det redan tidigare finns ett bokslutsföretag ska man komma ihåg att detta redan tar en viss plats, som det nya bokslutsföretaget utnyttjar. Gör motsvarande kontroll av storlek i operativmenyn med kommandot O, V följt av R., men välj då bokslutsföretag.
Om utrymmet är knappt kan man skaffa sig mer utrymme genom följande åtgärder:
- Ta bort testföretaget mha kommandot O, F följt av E, i operativmenyn.
- Ta bort bokslutsföretag som inte är aktuella mha kommandot O, F följt av R.
Finns tveksamheter beträffande utrymmet rekommenderas en kontakt med Infoflex Data.
11.1.2.2 Ledigt utrymme, windows
Kontrollera att det finns tillräckligt med ledigt utrymme på hårddisken med hjälp av utforskaren. Gör även en kontroll av registerstorlekar, kommando O, V följt av R, i operativmenyn. Välj Arbetsföretag med F4, välj bibliotek. Om flerföretagarmenyn ej är installerad föreslås biblioteket DATA, vilket är helt korrekt. Tryck ENTER vid frågan ”Visa register större än 0.000 MB” och svara J på frågan ”Visa endast totalsumma? (J/N)”. Storlek på arbetsföretaget visas.
11.1.3 Säkerhetskopia
Se till att det finns en aktuell säkerhetskopia på INFOFLEX GROSSIST datafiler. Det rekommenderas också att denna sparas en längre tid, exempelvis ett par månader eller fram till nästa bokslut.
11.1.3.1 Säkerhetskopiering, Linux/Aix
Säkerhetskopian bör tas med operativmenyns kommandon, val O, B, S alternativt O, B, T. Nattkopia o d är inte att rekommendera för detta ändamål.
Kontroll av säkerhetskopia görs från operativmenyn, kommando O, B, K.
11.1.3.2 Säkerhetskopiering, Windows
Ta en totalbackup i det backupprogram som ni använder, och kontrollera att det verkligen blir något på bandet. Om det är så att ni har en nattbackup som läser hela INFOFLEX GROSSIST så går det även bra med detta, även här gäller att man kontrollerar så att det verkligen är något på bandet och att det är rätt datum. Om ni inte vet hur detta fungerar så vänd er till er hårdvaruleverantör.
11.1.4 Kontroll
Se till att ingen annan användare arbetar i INFOFLEX GROSSIST medan efterföljande rutiner genomförs.
11.1.5 Kopiering datafiler till bokslutsföretag
11.1.5.1 Kopiera datafiler till bokslutsföretag, Linux/Aix
Logga in som infoflex. Kopiera datafilerna till bokslutsföretaget med kommandot O, F följt av B i operativmenyn.
Svara så här på de olika frågorna:
- "Denna funktion ska köras av användaren infoflex. OK att fortsätta (J/N)?" Om du loggat in som infoflex, svara J. Om du loggat in med ditt eget namn, svara N. Gå därefter ur till login och logga in på nytt, nu som infoflex.
- "Välj bibliotek som skall kopieras till (period)bokslutsföretaget". Ange aktuellt bibliotek, eller bara ENTER om rätt bibliotek redan är föreslaget. Om flerföretagarmenyn ej är installerad föreslås biblioteket DATA, vilket är helt korrekt.
- "Kopiering sker enligt ett av följande alternativ".
1 = Bokföring
2 = Bokföring och leverantörsreskontra
3 = Bokföring, årsredovisning och företagsanalys
4 = Bokföring, årsredovisning, företagsanalys och anläggningsregister
5 = Alla filer under punkt 4 samt leverantörsreskontra
6 = Komplett för MPS och projekt
7 = Komplett för detaljhandel
8 = Komplett för bil
9 = Samtliga datafiler
0 = Avsluta
Välj 1-9 beroende på vilka funktioner man önskar kunna använda i bokslutsföretaget. Om det finns gott om plats på hårddisken, vilket har kontrollerats under punkt 11.1.2 ovan, rekommenderas att samtliga filer överkopieras, val 9.
- "Före kopiering kommer rättigheter på kataloger och filer att kontrolleras. Tryck ENTER" Tryck ENTER. Lösenord till root krävs.
Om ett bokslutsföretag redan skulle finnas för det valda biblioteket så fås en fråga "Skall föregående bokslutsföretag sparas? (J/N) "
Vid J fås en fråga om vilket namn man vill spara undan det bef bokslutsföretaget "Ange under vilket namn föregående bokslutsföretag ska sparas, ENTER ger 07BIBLIOTEKSNAMN". Programmet ger förslag på biblioteksnamn som bygger på föregående årssiffra samt biblioteksnamnet. Kan ändras. Vid N så ersätts det bef bokslutsföretaget med ett nytt.
- "Skall separata rapportfiler överkopieras? (J/N)". Svara normalt J på denna fråga. Vid N länkas rapportfiler i BO7 till arb/DATA, vid J kopieras rapportfiler till valt bibliotek. Om det inte finns något arb/DATA så går det inte att göra någon länkning.
- "Skall eventuellt befintliga årsredovisningar och företagsanalysfiler (som kan finnas kvar i bokslutsföretaget från föregående år) sparas? (J/N)". Denna fråga kommer endast om man valt någon av alternativen 3-9 kopiering. Om AR-modulen eller FT-modulen använts i bokslutsföretaget tidigare år ska frågan besvaras med J. Normalt besvaras frågan med N.
- "Observera att eventuellt befintliga årsredovisningsdata från föregående år nu kommer att raderas. Välj bibliotek varifrån nya årsredovisningsfiler skall kopieras in (ENTER ger DATA)". Denna fråga kommer enbart om man besvarat föregående fråga med N. Svara normalt bara ENTER på denna fråga.
- "Skall separata textfiler för årsredovisning och textregister överkopieras (Om inte länkas de till arbetsföretaget DATA) (J/N)?". Svara normalt J på denna fråga. Vid J får det nya biblioteket en egen uppsättning texter, som kan kompletteras och ändras oberoende av övriga bibliotek. Vid N används ett gemensamt textregister i biblioteket DATA. Om det därefter inte går att gå vidare med rutinen beror det på att textfiler saknas. I detta fall, gör om rutinen och svara J på denna fråga.
- "Nu sker kopiering.... OK (J/N)?". Om uppgifterna som visas på skärmen är rätt, svara J. Om någonting ska ändras, svara N och börja om från början.
När kopieringen klar visas "Kopiering klar - Tryck ENTER". Tryck ENTER och programmet går tillbaka till operativmenyn.
11.1.5.2 Kopiera datafiler till bokslutsföretag, Windows
Kopiera datafilerna till bokslutsföretaget med kommandot O, F, B i operativmenyn.
Svara så här på de olika frågorna:
- "Välj bibliotek som skall kopieras till (period)bokslutsföretaget ". Ange aktuellt bibliotek, eller bara ENTER om rätt bibliotek redan är föreslaget. Om flerföretagarmenyn ej är installerad föreslås biblioteket DATA, vilket är helt korrekt.
- "Ange kopieringsalternativ".
1 = Bokföring
2 = Bokföring och leverantörsreskontra
3 = Bokföring, årsredovisning och företagsanalys
4 = Bokföring, årsredovisning, företagsanalys och anläggningsregister
5 = Alla filer under punkt 4 samt leverantörsreskontra
6 = Komplett för MPS och projekt
7 = Komplett för detaljhandel
8 = Komplett för bil
9 = Samtliga datafiler
0 = Avsluta
- Välj 1-9 beroende på vilka funktioner man önskar kunna använda i bokslutsföretaget. Om det finns gott om plats på hårddisken, vilket har kontrollerats under punkt 11.1.2 ovan, rekommenderas att samtliga filer överkopieras, alltså val 9.
- "Okej att kopiera till bokslutföretag XXXX med upplägg enligt punkt X ovan?" J/N, svara normalt J på denna fråga.
11.1.6 Kontroll av bokslutsföretag
a) Gå in i bokslutsföretaget med B i operativmenyn. Kontrollera att det står "BOKSLUTSFÖRETAG" överst till höger i bilden.
b) Kontrollera att kopieringen bra genom att titta på några transaktioner i funktion BO94 (de ska tillhöra aktuellt bokföringsår) och att man får rätt verifikationsnummer i funktion BO51, registrering av bokslutsbokningar, (backa ur igen med pil upp).
För er som inte har modulen BO gå in i SY415 för att kontrollera att det föregående året är överkopierat till bokslutsföretag.
c) Vi rekommenderar att det på utskrifterna ska synas att de kommer från bokslutsföretaget. Gå in i SY12 och skriv BOKSLUT efter företagsnamnet.
d) Har överkopiering gjorts endast av bokföringsregistren och man har integration med projekt ska integrationen tas bort. Detta görs i SY421. Ange N i fältet "Projektstyrning".
e) Om överkopiering har gjorts av samtliga datafiler (val 9), kontrollera även att kopiering av artiklar, leverantörer och kunder har fungerat. Gå t ex in i funktion LA91 och titta på en frekvent artikel, och i KR93 för att kontrollera någon kund.
f) Gå tillbaka till operativmenyn, med AV i huvudmenyn.
11.1.7 Rutin för nytt år i arbetsföretag
a) Gå in i arbetsföretaget med S i operativmenyn och genomför nedanstående rutiner. Kontrollera att det står "ARBETSFÖRETAG" överst till höger i bilden.
Skulle inte alla delar av månadsslutsrutinens steg 24 ha hunnit genomföras måste delar av efterföljande rutiner anpassas därefter.
Moduler som inte finns installerade hoppas över. Detta gäller från punkt f till punkt n. Vilka moduler som är installerade syns i funktion SY411.
b) Om systemet meddelar att datum inte ligger inom bokföringsåret och ber om ett nytt systemdatum, ändra till sista dag i det gångna bokföringsåret.
c) Bokföring - BO
BO181 Radering av verifikationsregister (obligatoriskt). Denna rutin ska bara köras en gång.
BO182 Övergång till nytt år (obligatoriskt). Denna rutin ska endast köras en gång.
BO182 Övergång till nytt år
+----------------------------------------------------------------------+
| |
| Denna rutin nollställer saldon för alla resultatkonton, överför |
| saldon för balanskonton till ny ingående balans, bokför årets |
| resultat som ingående balans på konto för föregående års resul- |
| tat och uppdaterar föregående års värden. Bokföringsårets första |
| och sista dag flyttas ett år framåt. Efter körning måste alla |
| användare gå tillbaka till operativmenyn. |
| Ingen verksamhet som leder till bokföring får förekomma på någon |
| annan skärm. |
| |
+----------------------------------------------------------------------+
Ska tidigaste bokföringsdatum uppdateras
Senaste körning Bef. bokf.år fr.o.m.
Verifikationsdatum t.o.m.
Verifikationsnr Nytt bokf.år fr.o.m.
Budgetvärden t.o.m.
Om man på Budgetvärden har svarat R eller N så får man en följdfråga, Rensa nästa års budget J/N. Om man svarar J på denna så nollställer man budgeten för nästa år, som i detta fallet inte är det år man ska in i utan nästkommande år.
d) Gå tillbaka till operativmenyn och gå på nytt in i arbetsföretaget med kommandot S. Fortsätt därefter med årsslutsrutinerna i bokföringen.
Kontrollera att inga verifikationer finns kvar med undantag för ingående balans genom att titta på transaktioner på skärm, funktion BO94, alla perioder. Titta ända till slut. Skriv även ut en kontoplan med saldon, och kontrollera så att alla resultatkonton är noll. Det ska endast finnas saldon kvar på balanskonton.
e) Valuta - VA
VA2 Nollställning av valutastatistik (valfritt)
Överväg om nollställning ska göras av valutastatistiken. Det är ett vanligt önskemål att statistiken endast ska omfatta ett år.
f) Leverantörsreskontra - LR
LR99 Utskrift av leverantörsreskontralista (obligatoriskt, om det inte redan gjorts vid periodslut. Om man har valt att kopiera över leverantörsreskontran, val 2, 5 eller 9, till bokslutsföretaget så går det att skriva ut listan därifrån).
LR181 Borttagning av betalda transaktioner leverantörs-reskontran. Som sista datum, välj att spara minst ½ år tillbaka. (obligatoriskt, om det inte redan gjorts vid periodslut)
LR182 Övergång till nytt år (obligatoriskt)
LR182 Övergång till nytt år
+----------------------------------------------------------------------------+
| Denna rutin nollställer årets periodstatistik och uppdaterar föregående |
| års värden. Äldre statistik flyttas ett steg bakåt i historikregistret |
| (levhis.dat). Samtidigt ökas, för att lämna utrymme för nya nummer i |
| bokslutsföretaget, följande nummerserier till närmast högre jämna 1000- |
| tal, dock minst 200 steg: |
| - Inköpsfakturor och leverantörsbetalningar i SY51. |
| - Buntnr inköpsfakturor resp. betalningar i SY51, om buntning |
| tillämpas för resp. serie enligt SY461. |
| - Leverantörsnummer i SY53. |
| - Mottagarnummer i SY53 om bank för telebetalning |
| i systemparametrarna är ifylld. |
| Används flera olika nummerserier, görs ovanstående ändring enbart för |
| den nummerserie som är knuten till användaren. Övriga nummerserier mås- |
| te vid behov, ändras manuellt. Ingen annan verksamhet får förekomma i |
| leverantörsreskontran. Rutinen kan ta viss tid. |
| +----------------------------------+ |
+--------------------| Årsslutsrutin senast körd |--------------------+
+----------------------------------+
LR93 Kontrollera att övergången till nytt år har fungerat genom att titta på några frekventa leverantörer. Årets statistik ska vara noll.
g) Kundreskontra - KR
KR99 Utskrift av kundreskontralista (obligatoriskt, om det inte redan gjorts vid periodslut. Om man har valt att kopiera över allt, val 9, till bokslutsföretaget så kan man skriva ut lista därifrån).
KR181 Borttagning av betalda transaktioner i kundreskontran. Som sista datum välj att spara minst ½ år tillbaka. (obligatoriskt, om det inte redan gjorts vid periodslut)
KR182 Övergång till nytt år (obligatoriskt)
KR182 Övergång till nytt år
+-------------------------------------------------------------------+
| Denna rutin nollställer årets periodstatistik och |
| uppdaterar föregående års värden. |
| Äldre statistik flyttas ett år bakåt i historikregistret |
| (kunhis.dat) och, om säljarstatistik används, i kunsst.dat. |
| Samtidigt ökas, för att lämna plats för nya nummer i |
| bokslutsföretaget, följande nummerserier till närmaste |
| jämna 1000-tal, dock minst 200 steg: |
| - kundreskontrafakturor och kundbetalningar i SY51 |
| - buntnummer kundreskontra om buntning tillämpas enl SY441 |
| - kundnummer i SY53 |
| Används flera nummer serier görs ovanstående ändring enbart |
| för den nummerserie som är knuten till änvändaren. Övriga |
| nummerserier måste vid behov ändras manuellt. |
| Ingen annan verksamhet får förekomma i fakturering eller |
| kundreskontra. Rutinen kan ta viss tid. |
+-------------------------------------------------------------------+
Årsslutsrutin senast körd
Budgetalternativ
Om man har lagt in en budget på kund/varugrupp så välj att läsa in den med N. Om man vill behålla befintligt så väljer man B. Om man inte har någon budget så går det bra att välja vilket alternativ som helst.
KR93 Kontrollera att övergången till nytt år har fungerat genom att titta på några frekventa kunder. Årets statistik ska vara noll.
h) Verifikationsnummer
Överväg nya startvärden för verifikationsnummerserierna på det nya bokföringsåret i funktion SY5. Högsta och lägsta värden behöver inte ändras. Om inköpsorder eller inköpsfakturanummer-serierna börjas om, kontrollera att inte kollision sker genom att söka i KR94 eller IO9. Starta aldrig om nummerserierna för kundorder och faktura. Finns utrymme för att fortsätta ett år till rekommenderas att inga ändringar görs, utan att alla serier förutom bokföring fortsätter som tidigare. Om man behöver utöka sin nummerserie, kontrollera i SY412, sid 3, hur många positioner man har idag i de olika nummerserierna och ändra ev. detta.
i) Fakturastatistik - FS
Ett register som tenderar att växa snabbt är fakturaregistret, fakrad.dat. Detta registers storlek kan kontrolleras i operativ-menyn med kommandot O, V, följt av R. Olika alternativ finns.
Denna punkt kan dock köras vid ett senare tillfälle och behöver inte göras i samband med årsslutet. För över statistik till FS vart tredje eller vart fjärde år, (om det finns utrymme för fakrad.dat).
FS11 Överföring av fakturarader till fakturastatistik (valfritt, men rekommenderas). Datum kan, om så önskas, väljas flera år bakåt i tiden. Vi rekommenderar dock att man väljer ett datum som ligger flera år tillbaka i tiden. Därefter kan inte längre extra utskrift eller läsning av gamla fakturor göras i funktion FA9. Däremot kan statistikbearbetning göras i FS. När denna rutin är körd, så ska SY72 köras, se texten i FS11.
j) Lager/artikelregister - LA
Radering av lagertransaktioner kan göra enligt två alternativ:
Alternativ 1, rekommenderas:
LA192 Selektiv borttagning av lagertransaktioner. Här kan transaktionerna rensas t.o.m valfritt datum, vi rekommenderar att man sparar minst ett års lagertransaktioner.
Alternativ 2:
LA181 Radering av lagertransaktioner. Denna funktion tar bort samtliga lagertransaktioner.
LA182 Övergång till nytt år (obligatoriskt).
LA182 Övergång till nytt år
+------------------------------------------------------------------------------+
| Rutinen flyttar artikelstatistik per period (i laglag) och varugruppstatistik|
| per period (i lagvst) till motsvarande period föregående år och nollställer |
| artikelstatistik per varugrupp (i lagsta). Äldre statistik flyttas ett steg |
| bakåt i historikregistret (laghis) om man så önskar. Innan rutinen körs ska |
| önskad statistik ha skrivits ut, alternativt finnas i bokslutsföretaget. |
| Om inventeringslistor finns utskrivna raderas dessa, för berörda artiklar |
| sätts inv.koden till blank. Återrapportering av inventering ska för dessa |
| listor göras i bokslutsföretaget och därefter hämtas in till arbetsföretaget |
| med funktion LA183. |
| Årsslutsinventering kan även under period 1 göras i arbetsföretaget och |
| hämtas till bokslutsföretaget med LA184, förutsatt att man angivit så i |
| systemparameter i SY463. |
| Vid stort artikelregister tar rutinen lång tid. |
| +----------------------------------+ |
+--------------|Årsslutsrutin senast körd |----------------------------+
+----------------------------------+
Ska inventeringsdifferenserna nollställas (J/N)
Ska historikregistret uppdateras med statistik? (J/N)
Vi rekommenderar att inventeringsdifferenserna nollställs, detta är den differens som man ses i LA91.
+------------------------------------------------------------------------------+
| Historikregistret ger möjlighet att lagra försäljningsstatistik på artiklarna|
| fördelat per period och lager i upp till sex år. Eftersom det är mycket info-|
| rmation som sparas tar registret stor plats, speciellt om man har många arti-|
| klar. Har man dessutom många lager tar registret ännu mer plats. |
| |
| Historikregistret är intressant för företag med artiklar som säljs under mer |
| än två år. Har artiklarna i regel kortare livslängd ryms informationen om ar-|
| tiklarna i registret laglag. Det är först år tre som de behöver lagras i his-|
| torikregistret (laghis). |
| |
| För att få uppfattning om hur stor plats historikregistret tar kan man på en |
| annan skärm titta på registerstorlekar i operativmenyn med kommandot VR. |
| Titta på registret laglag hur stor plats det tar. Ökningen av storleken på |
| laghis kan inte bli större än så. Jämför med ledigt utrymme i VL i operativ- |
| menyn om du är osäker hur mycket plats du har kvar på hårddisken. |
| |
| Om Ni väljer att svara N nu kan inte statistiken återskapas senare, men om |
| Ni väljer J kan alltid informationen i historikregistret tas bort senare om |
| registret tar för stor plats eller om informationen inte används. |
| |
| Tryck ENTER |
+------------------------------------------------------------------------------+
Historikregistret kommer att ta en del utrymme i anspråk, så det ska bara användas i de fall där man tror att man verkligen har nytta av det. Historikregistret kan inte rensas selektivt. Historikregistret spar upp till 4 år utöver den statistik som visas för året och föregående år.
LA91 Kontrollera att övergången till nytt år har fungerat genom att titta på några frekventa artiklar i LA91. Årets statistik ska vara noll.
k) Personal - PL
Steg 2 i periodslutsrutinen ska vara genomförd. Om inte gör det nu.
l) Material- och produktionsstyrning - MP
Steg 3 i periodslutsrutinen ska vara genomförd. Om inte gör det nu.
MP181 Nollställning av effektivitetsinformation för operationer (valfritt, men rekommenderas)
MP182 Nollställning av effektivitetsinformation för arbetsställen (valfritt, men rekommenderas)
m) Kvalitet - KV
Steg 4 i periodslutsrutinen ska vara genomförd. Om inte gör det nu.
KV94 Utskrift av feltransaktioner (valfritt, men rekommenderas, kan inte göras senare)
KV181 Radering av feltransaktionsregistret (valfritt, men rekommenderas)
KV182 Övergång till nytt år (obligatoriskt)
n) Projektstyrning - PR
PR181 Borttag av färdigrapporterade projekt (valfritt, men rekommenderas)
PR182 Borttag av färdigrapporterade projekttransaktioner (valfritt, men rekommenderas)
o) Övrigt
Överväg även borttag av överflödiga registerposter, t ex inaktuella konton, kostnadsställen, kunder, leverantörer och artiklar. Borttag kan även göras senare, så länge inga transaktioner bokats på den registerpost som ska tas bort.
11.1.8 Arbetsföretaget klart
Det är nu klart att börja arbeta på det nya året i arbetsföretaget.
Funktionerna BO183, LR183, KR183, LA183 och AL18 kan nu börja tillämpas i arbetsföretaget, vartefter ändringar görs i bokslutsföretaget. Funktionerna är beskrivna i avsnitt 11.1.1 ovan.
SYSTEM-11.2 ÅRSSLUTSRUTIN I BOKSLUTSFÖRETAGET
Det finns två moduler för vilka årsslutsrutin ska köras i bokslutsföretaget.
11.2.1 Rutin för nytt år i bokslutsföretaget
a) Gå in i bokslutsföretaget med B, i operativmenyn. Kontrollera att det står "BOKSLUTSFÖRETAG" överst till höger i bilden.
Gå därefter igenom årsslutsrutinerna för nedanstående moduler. Den/de moduler som inte finns installerade hoppas över.
b) Bokslut
BS18 Årsslutsrutin (Obligatoriskt)
b) Årsredovisning
AR18 Övergång till nytt år (Obligatoriskt)
11.2.2 Bokslutsföretaget klart
Det är nu klart att börja arbeta i bokslutsföretaget, med bokslutsarbetet för året.
SYSTEM-11.3 BOKSLUTSBOKNINGAR
Alla bokslutsbokningar ska göras i bokslutsföretaget. Man kommer in i bokslutsföretaget med B i operativmenyn.
1. Gör önskade bokslutsbokningar. Arbeta enbart i bokslutsmodulen BS, eller i bokslutsfunktion BO51, som automatiskt bokför i period 13 och på verksamhetsårets sista dag. Skulle man försöka bokföra i funktion BO4, bokföring av verifikationer, får man en varning av systemet.
Det går också bra att registrera eftersläntrande inköpsfakturor och att göra leverantörsbetalningar i bokslutsföretaget. Detta görs i de vanliga funktionerna i LR-modulen.
Efter varje steg: Skriv ut resultat och balansräkningar. Kom ihåg att välja t.o.m. period 13. Det går bra att i funktion BO51, eller i BS2-6, göra korrigeringar på gjorda bokslutsbokningar så länge de inte blivit låsta enligt nästa punkt.
2. När slutligen resultat- och balansräkningar har fått önskat utseende, låses bokslutsbokningarna, d v s överförs, till period 12 med funktion BO52, eller BS19. I och med detta kan verifikationerna inte längre ändras. Funktionen tar rätt lång tid, för hela verifikationsregistret gås igenom. Funktionen kan göras vid valfri tidpunkt och är ej obligatorisk.
3. Skriv ut nedanstående dokument i definitivt skick:
BO7 Resultat och balansräkningar (välj period t.o.m. 13)
BO81 Dagbok
BO82 Huvudbok
4. Gå på nytt in i arbetsföretaget med S i operativmenyn.Överför med funktion BO183 ny ingående balans och föregående års värden från bokslutsföretag till arbetsföretag. Denna rutin kan göras upprepade gånger, så att den ingående balansen kan hållas aktuell. Det är inte nödvändigt att dessförinnan ha låst bokslutsbokningarna.
5. Registrera eventuella återföringar av avsättningar i bokslutet. Detta kan göras i valfri period, dock helst i period 1.
SYSTEM-11.4 ÅRSSLUTSRUTIN VID KLIENTREDOVISNING
Årsslutsrutin vid klientredovisning finns i ett eget kapitel.
SYSTEM-11.6 ÅRSSLUTSRUTIN FÖR KUNDER UTAN MODULEN BO
Årsslutsrutin för kunder utan modulen BO finns i ett eget kapitel.
SYSTEM-11.7 ÅRSSLUTSRUTIN, SNABBHANDLEDNING
Årsslutsrutin - snabbhandledning finns i ett eget kapitel.
SYSTEM-11.8 FÖRÄNDRING AV RÄKENSKAPSÅR
Vid förändring av räkenskapsår, följ anvisningarna i avsnitt BO.B14.
SYSTEM-11.9 ÅRSSLUTSRUTIN - SAMORDNAD ÅRSSLUTSRUTIN