|
Årsslutsrutin - Samordnad årsslutsrutin |
|
|
Årsslutsrutin - Samordnad årsslutsrutin |
|
SYSTEM-11.8 ÅRSSLUTSRUTIN - SAMORDNAD ÅRSSLUTSRUTIN
Den samordnade årsslutsrutinen kräver att ni har INFOFLEX GROSSIST version 5.22.0 eller senare (har du äldre version, följ den här snabbhandleningen istället).
Med hjälp av den här FAQ:n kan du se vilken version av INFOFLEX GROSSIST ni har: Vilken version av INFOFLEX GROSSIST har vi installerad?
SY782 (Samordnad årsslutsrutin) hjälper dig att hålla ihop samtliga programmen som behöver köras vid årsslut. Du kommer köra KR182 (Övergång till nytt år), LR182 (Övergång till nytt år), LA182 (Övergång till nytt år), BO181 (Radering av verifikationsregister) och BO182 (Övergång till nytt år) på ett smidigt sätt.
11.8.1 Förberedelser
Det får inte vara någon annan användare inloggad i INFOFLEX GROSSIST medan årsslutsrutinen körs.
Gå igenom de här stegen innan årsslutet:
| a) | Registrera alla kund- och leverantörsinbetalningar ni har fått som avser året som skall avslutas. |
| b) | Genomför först en normal periodslutsrutin, gäller för modulerna LA och KR. Här kan du använda SY781 (Samordnad periodslutsrutin). |
| c) | Skriv ut den extra statistik som ni eventuellt vill ha. |
| d) | Ta en säkerhetskopia som ni sparar undan. (T.ex. med Infoflex Fjärrbackup, kräver att man är ansluten till tjänsten. Använder ni tjänsten? Här är beskrivningen: Årsslutsbackup till Infoflex Fjärrbackup.) |
| e) | Glöm inte att skriva ut en lagervärdelista i LA71, detta måste göras innan det nya året påbörjas. |
| f) | Om buntningsfunktion används är det viktigt att alla inköpsfakturor är buntade i LR62 samt leverantörsbetalningar är buntade i LR63. För att vara säker på att inga obuntade transaktioner kvarstår kan detta kontrolleras i LR72 genom att enbart selektera typ A samt enbart totaler J. |
| g) | Om buntningsfunktion används är det viktigt att alla kundbetalningar är buntade i KR38. För att vara säker på att inga obuntade transaktioner kvarstår kan detta kontrolleras i KR36. |
| h) | Återstår dröjsmålsräntefakturering av för sent betalda fakturor, rekommenderas denna rutin nu. |
| i) | Du kommer behöva root-lösenordet till er INFOFLEX GROSSIST-server. Kontakta Infoflex Support om du inte har det. |
| j) | En del av rutinerna nedan kräver mycket hårddiskutrymme, är du osäker på hur mycket plats ni har kvar på er INFOFLEX GROSSIST-server, kontakta Infoflex Support för kontroll innan ni sätter igång med årsslutet. |
11.8.2 Kopiering till bokslutsföretag
När du kopierar till bokslutsföretaget kommer du behöva root-lösenordet för er INFOFLEX GROSSIST-server. Kontakta Infoflex Support om du inte har det.
| k) | Kopiera till bokslutsföretaget med valen O, F och B i STARTA-menyn. Tryck ENTER vid frågan ”Välj bibliotek” om du bara har ett arbetsföretag i systemet. |
-- KOPIERING TILL BOKSLUTSFÖRETAG --
Välj bibliotek som skall kopieras till bokslutsföretaget
(Enter ger DATA ? visar alt, DEL avbryter):
I det här exemplet kopieras arb/DATA när man trycker ENTER.
| l) | Välj val 9 om du vill kopiera över samtliga filer till bokslutsföretaget, vilket kräver att du har mycket plats kvar på hårddisken. Om man enbart vill kopiera över bokföring och leverantörsreskontra väljer man val 2. |
Kopiering sker enligt ettdera av följande alternativ:
1 = Bokföring
2 = Bokföring och leverantörsreskontra
9 = Samtliga datafiler
0 = Avsluta
Val:
Därefter följer fråga om rättning av filrättigheter som kräver root-lösenordet till er INFOFLEX GROSSIST-server. Ange lösenordet (det syns inte på skärm) och tryck ENTER.
| m) | Svara J på frågan "Skall eventuellt befintliga årsredovisnings- boksluts- och företagsanalysfiler sparas?" |
Skall eventuellt befintliga årsredovisnings- boksluts- och företagsanalysfiler
(som kan finnas kvar i bokslutsbiblioteket från föregående år) sparas
(J/N)
| n) | Nu sker kopiering…. OK? Svara J |
11.8.3 Kontroll av bokslutsföretag
| o) | Gå in i bokslutsföretaget med val B i STARTA-menyn. Kontrollera att det står ”BOKSLUTSFÖRETAG” uppe till höger. |
| p) | Kontrollera att det är rätt datum på bokföringsåret genom att titta på transaktioner i BO94. |
| q) | Gå in i SY12 och skriv in BOKSLUT efter företagsnamnet. |
| r) | Gå till STARTA-menyn med AV i huvudmenyn. |
11.8.4 Samordnad årsslutsrutin
| s) | Gå in i arbetsföretaget med S i STARTA-menyn. Kontrollera att det står ”ARBETSFÖRETAG” uppe till höger. |
| t) | Om systemet meddelar att datumet inte ligger inom bokföringsåret och vill ha ett nytt systemdatum, ändra till sista dag i det gångna bokföringsåret. |
| u) | Gå in i SY782 (Samordnad årsslutsrutin) |
SY782 Samordnad årsslutsrutin
Programmet genomför årsslut enligt vad som väljs nedan.
Bearbetning sker stegvis med information om vad som pågår
och vad som är klart.
För varje modul kan frågor komma upp och behöva besvaras.
Är separat backup gjord? (J/N)
Årsslutsrutin Program J/N
Kundreskontra KR182
Leverantörsreskontra LR182
Lager/artikelregister LA182
Radering av verifikationsregister BO181
Övergång till nytt år BO182
--------------------------------------------------------------------------------
Är separat backup gjord? (J/N)
Har du gjort en separat backup innan årsslutsrutinen? Annars gör det först och svara sedan J på frågan om separat backup är gjord.
SY782 Samordnad årsslutsrutin
+-------------------------------------------------------------------+
| Denna rutin nollställer årets periodstatistik och |
| uppdaterar föregående års värden. |
| Äldre statistik flyttas ett år bakåt i historikregistret |
| (kunhis.dat) och, om säljarstatistik används, i kunsst.dat. |
| Samtidigt ökas, för att lämna plats för nya nummer i |
| bokslutsföretaget, följande nummerserier till närmaste |
| jämna 1000-tal, dock minst 200 steg: |
| - kundreskontrafakturor och kundbetalningar i SY51 |
| - buntnummer kundreskontra om buntning tillämpas enl SY441 |
| - kundnummer i SY53 |
| Används flera nummer serier görs ovanstående ändring enbart |
| för den nummerserie som är knuten till änvändaren. Övriga |
| nummerserier måste vid behov ändras manuellt. |
| Ingen annan verksamhet får förekomma i fakturering eller |
| kundreskontra. Rutinen kan ta viss tid. |
+-------------------------------------------------------------------+
Årsslutsrutin senast körd 121231
Budgetalternativ
Välj betr förs.budget på kund/varugrupp: Behåll, Rensa eller lägg in Nästa års
Budgetvärden.
Om man på Budgetvärden svarar R eller N så får man en följd fråga: Rensa nästa års budget J/N.
Vid svar J nollställer man budgeten för nästa år, d.v.s. inte det år man ska in i utan nästkommande år.
SY782 Samordnad årsslutsrutin
+------------------------------------------------------------------------------+
| Rutinen flyttar artikelstatistik per period (i laglag) och varugruppstatistik|
| per period (i lagvst) till motsvarande period föregående år och nollställer |
| artikelstatistik per varugrupp (i lagsta). Äldre statistik flyttas ett steg |
| bakåt i historikregistret (laghis) om man så önskar. Innan rutinen körs ska |
| önskad statistik ha skrivits ut, alternativt finnas i bokslutsföretaget. |
| Om inventeringslistor finns utskrivna raderas dessa, för berörda artiklar |
| sätts inv.koden till blank. Återrapportering av inventering ska för dessa |
| listor göras i bokslutsföretaget och därefter hämtas in till arbetsföretaget |
| med funktion LA183. |
| Årsslutsinventering kan även under period 1 göras i arbetsföretaget och |
| hämtas till bokslutsföretaget med LA184, förutsatt att man angivit så i |
| systemparameter i SY463. |
| Vid stort artikelregister tar rutinen lång tid. |
| +----------------------------------+ |
+--------------|Årsslutsrutin senast körd 20121231|----------------------------+
+----------------------------------+
Ska inventeringsdifferenserna nollställas (J/N)
Ska historikregistret uppdateras med statistik? (J/N)
Vid J nollställs inv.diff i lagerreg (laglag). Inv. diff (lagdif) påverkas inte
LA182 Övergång till nytt år. Skall inventeringsdifferenserna nollställas? Svara normalt J. Skall historikregister uppdateras med statistik? Svara J om ni har mycket plats på hårddisken annars N. Vid J sparas artikelstatistik för 2-5 år bakåt i tiden vilket tar upp mycket plats på hårddisken.
SY782 Samordnad årsslutsrutin
+----------------------------------------------------------------------+
| |
| Denna rutin nollställer saldon för alla resultatkonton, överför |
| saldon för balanskonton till ny ingående balans, bokför årets |
| resultat som ingående balans på konto för föregående års resul- |
| tat och uppdaterar föregående års värden. Bokföringsårets första |
| och sista dag flyttas ett år framåt. Efter körning måste alla |
| användare gå tillbaka till operativmenyn. |
| Ingen verksamhet som leder till bokföring får förekomma på någon |
| annan skärm. |
| |
+----------------------------------------------------------------------+
Ska tidigaste bokföringsdatum uppdateras J
Senaste körning 111231 Bef. bokf.år fr o m 120101
Verifikationsdatum 130101 t o m 121231
Verifikationsnr 1 Nytt bokf.år fr o m 130101
Budgetvärden t o m 131231
Vid J sätts tid. bokf.datum i SY421 till nya årets dag 1. N om sys.par länkats
Skall tidigaste bokföringsdatum uppdateras? Svara J.
Verifikationsdatum, skall vara första datumet på det nya året.
Verifikationsnummer skall alltid vara 1.
Budgetvärden.
Om man på Budgetvärden svarar R eller N så får man en följd fråga: Rensa nästa års budget J/N.
Vid svar J nollställer man budgeten för nästa år, d.v.s. inte det år man ska in i utan nästkommande år.
Kontrollera så att det nya året stämmer. Svara J vid OK.
Svara J på frågan ska rutinen startas.
Körningen avslutas med en rapport på skärm:
FRENIL AB SAMORDNAD ÅRSSLUTSSRUTIN DATUM 121231 13:22/FN
SY782 PERIOD 12 SIDA 7
------------------------------------------------------------------------------
PROGRAM RESULTAT
KR182 OK
LR182 OK
LA182 OK
BO181 OK
BO182 OK
11.8.3 Kontroll av årsslutet
BO21 Skriv ut en kontoplan, genom att trycka enter hela vägen, kontrollera så att balansen är 0 (noll), och att alla konton fr.o.m 3000 har 0 (noll) i saldo.
BO94 Kontrollera att inga verifikationer finns förutom Ingående balans, Ver.nr 0 (noll).
| v) | Verifikationsnummer |
Kontrollera nummerserier i SY5*. Om något behöver ändras se punkt 11.1.7.h.
| w) | kontrollera att det är tomt i fältet för försäljning ”i år”. |
11.7.5 Löpande rutiner
Punkt a till c nedan kan göras under nästa vecka.
Punkt d till g är rutiner som man bör se över minst en gång varje år.
a) KR99 Om man inte har kopierat över kundreskontran, val 9, till bokslutsföretaget måste en kundreskontralista skrivas ut innan man kör igång på det nya året.
b) LR99 Om man har inte har kopierat över leverantörsreskontran, val 2 eller 9, till bokslutsföretaget måste en leverantörsreskontralista skrivas ut.
c) Leverantörsfakturor, bokföringsverifikationer och kundinbetalningar som avser det gamla året skall registreras i Bokslutsföretaget.
d) LR181 Borttagning av betalda transaktioner. Som sista datum välj att spara minst ½ år tillbaka.
e) KR181 Borttagning av betalda transaktioner. Som sista datum välj att spara minst ½ år tillbaka.
f) FS11 Överföring av fakturarader till fakturastatistik. Detta innebär att man inte kan skriva ut några fakturakopior i FA81 eller titta på fakturor i FA91. Man kan titta på dessa i FS. För mer information se punkt 11.1.7.i.
g) LA192 Radering av lagertransaktioner t.o.m visst datum, detta för att man i LA61/LA62 ska kunna skriva ut/titta på sina lagertransaktioner. Vi rekommenderar att man sparar minst ett års transaktioner. Om man vill ta bort alla lagertransaktioner finns kan man använda programmet LA181.