|
Periodslutsrutin (SYSTEM-10) |
|
|
Periodslutsrutin (SYSTEM-10) |
|
SYSTEM-10 PERIODSLUTSRUTIN
10.A Allmänt
Avsnittet innehåller en checklista med anvisningar rörande den rutin som ska följas vid varje periodslut. Endast steg för installerade moduler behöver göras. Används inte projektredovisning, hoppar man över detta avsnitt etc.
En egen checklista finns för Resebyråer med TRAC, avsnitt 10.8.
Rutinen innehåller vissa obligatoriska delar som ska utföras noggrant för att olika utdata ska bli samstämmiga.
Avsnittet ska gås igenom före första periodslut.
SYSTEM-10.B INNEHÅLLSFÖRTECKNING
10.1 Steg 1, Kundreskontra, kundorder och lager/artikelregister
10.2 Steg 2, Närvaroterminal, verkstadsterminal och personal
10.3 Steg 3, Material- och produktionsstyrning
10.6 Steg 6, Leverantörsreskontra
10.7 Steg 7, Bokföring
SYSTEM-10.1 PERIODSLUTSRUTIN
Vid varje periodslut ska en särskild rutin gås igenom. Denna rutin uppdaterar olika register.
Om olika firmor förekommer gås igenom periodslutsrutinen separat för varje firma.
Periodslutsrutinen kan för varje firma genomföras i ett steg, men den kan också delas in i upp till fem steg enligt nedan. Det är viktigt att rutinen genomförs i den ordning som har angivits.
Vissa rutiner är obligatoriska. Övriga rutiner är valfria, liksom i många fall detaljeringsgraden. Det är lämpligt att notera vilka av dessa som ska utföras varje periodslut.
Har ej samtliga INFOFLEXmoduler installerats behöver givetvis periodslutsrutinen endast omfatta de moduler som finns installerade.
Det är lämpligt att ta en kopia av detta avsnitt och på denna välja ut och notera vilka rutiner som ska ingå i periodslutsrutinen.
10.1 STEG 1, KUNDRESKONTRA, KUNDORDER OCH LAGER/ARTIKELREGISTER
Steg 1 ska genomföras när samtliga kundfakturor, kundbetalningar samt in och utleveranser i lager har registrerats.
Under tiden steg 1 genomförs får ingen verksamhet pågå i de moduler som berörs eller påverkas, vilket t ex innebär att fakturering inte får göras.
Innan steg 1 gjorts ska ingen verksamhet påbörjas på den nya perioden inom berörda moduler.
Följande rutiner gås igenom (ordningsföljden inom varje avsnitt a) och b) ska följas, däremot kan de göras parallellt på olika skärmar):
a) Kundreskontra
KR6 Utskrift av fakturajournal (obligatoriskt, såvida den inte skrivs ut efter varje faktureringstillfälle).
KR6 Utskrift av betalningsjournal, i tillämpliga fall även autogirojournal och telebetalningsjournal (obligatoriskt, såvida inte utskrift görs efter varje betalningstillfälle).
KR72 Utskrift av kundsaldolista (valfritt).
KR8 Utskrift av kundstatistik (valfritt, detaljeringsgrad väljs individuellt).
KR99 Utskrift av kundreskontralista (endast om betalda poster ska tas bort i funktion KR181).
KR181 Överväg om betalda fakturor ska tas bort. I så fall bör kundreskontralista skrivas ut dessförinnan i funktion KR99. Det är lämpligt att ta bort betalda poster med en fastställd regelbundenhet, exempelvis årsvis, halvårsvis eller kvartalsvis. Under normala förhållanden tas betalda transaktioner bort endast vid årsslut (valfritt).
KR17 Periodavslutning kundstatistik (obligatoriskt).
b) Kundorder
KO51 Utskrift av orderingångsstatistik (valfritt).
c) Lager- och artikelregister
LA43 Utskrift av inventeringsdifferenslista (valfritt).
LA61 Utskrift av lagertransaktioner (valfritt, kan bli mycket lång).
LA7 Utskrift av lagervärdelista. Finns endast ett lager väljs LA72, finns flera lager väljs LA71 eller LA73 (valfritt men rekommenderas, detaljerad eller endast totaler väljs individuellt).
LA8 Utskrift av artikelstatistik (valfritt men rekommenderas, detaljeringsgrad väljs individuellt).
LA17 Periodavslutning (obligatoriskt om lagermodulen används).
När hela steg 1 är genomfört kan fakturering påbörjas på ny månad, liksom registrering av kundbetalningar samt in och utleveranser i lagret.
Skulle en kundfaktura visa sig vara bortglömd i föregående period kan en registrering i rätt period undantagsvis göras. Om så sker, bokförs fakturan i bokföringen på avsedd period, medan man får acceptera att kund och artikelstatistiken blir registrerad på efterföljande månad.
Vidare måste nya resultat och balansräkningar, ny huvudbok och dagbok skrivas ut på föregående månad, om dessa redan skulle ha framtagits.
SYSTEM-10.2 STEG 2, NÄRVAROTERMINAL, VERKSTADSTERMINAL, MP51 OCH PERSONAL
SYSTEM-10.3 STEG 3, MATERIAL OCH PRODUKTIONSSTYRNING
SYSTEM-10.4 STEG 4, KVALITET
SYSTEM-10.5 STEG 5, PROJEKTSTYRNING
SYSTEM-10.6 STEG 6, LEVERANTÖRSRESKONTRA
Innan steg 6 genomförs ska samtliga leverantörsfakturor ha registrerats på den gamla månaden, om möjligt även alla betalningar.
Följande rutiner gås igenom:
LR6 Utskrift av fakturajournal för inköpsfakturor (obligatoriskt, såvida inte denna skrivs ut efter varje inläggingstillfälle)
LR6 Utskrift av betalningsjournal för inköpsfakturor (obligatoriskt, såvida betalningsjournal inte skrivs ut efter varje betalningstillfälle).
LR72 Utskrift av saldolista per leverantör. Välj periodselekterad lista (valfritt).
LR8 Utskrift av leverantörsstatistik (valfritt, detaljeringsgrad kan väljas individuellt).
LR99 Utskrift av leverantörsreskontralista (endast om betalda poster ska tas bort i funktion LR181).
LR181 Överväg borttag av betalda transaktioner. I så fall bör leverantörsreskontralista ha skrivits ut dessförinnan i funktion LR99. Under normala förhållanden tas betalda transaktioner bort endast vid årsslut (valfritt).
När steg 6 är genomfört kan leverantörsfakturor och betalningar registreras på den nya månaden.
Måste betalningar göras på ny månad innan steg 5 kan avslutas, ska man för dessa ta ut separata betalningsjournaler. Kontrollera att betalningsjournal dessförinnan tagits ut så att registret är tomt.
Under förutsättning att betalningarna registrerats på rätt period blir alla periodsaldon rätt i bokföringen.
Om en leverantörsfaktura från föregående period visar sig vara bortglömd, kan en registrering i rätt period undantagsvis göras. I så fall bokas fakturan i bokföringen på avsedd period. Därefter måste en ny periodselekterad saldolista, resultat och balansräkning, huvudbok och dagbok skrivas ut på föregående månad, om dessa redan skulle ha framtagits.
SYSTEM-10.7 STEG 7, BOKFÖRING
Bokföringen avslutas alltid sist.
Följande rutiner gås igenom:
BO4 Ombokning av försäljning och varuförbrukning, om så tillämpas.
BO4 Uppbokning av förädlingsvärde för tillverkade produkter, om MPS är installerat. Som underlag används upparbetade värden från MP85 (valfritt).
BO4 Periodiseringsbokningar, om sådana tillämpas.
BO7 Utskrift av resultat och balansräkning. Genomför avstämningar av de mest frekventa balanskontona. Följande verifieringar är lämpliga:
- Kassa stäms av mot verklig kassabehållning.
- Postgiro stäms av mot postgirots kontoutdrag.
Bankkonton stäms av mot noteringshäften som i sin tur stäms av mot bankens kontoutdrag, alternativt direkt mot kontoutdragen.
Kundfordringar stäms av mot kundreskontrans saldo i funktion KR72 eller KR73 (kan göras när som helst).
- Om attestrutin tillämpas för inköpsfakturor stäms kontot för preliminärbokade inköpsfakturor av mot bevakningslista i funktion LR51.
Varulager stäms av mot summan av lagervärdelista från funktion LA71, värdet av produkter under leverans i KT8 (om kassaterminal KT i kombination med fakturering används) och förädlingsvärde för tillverkade produkter i MP84. Lägsta värdet bör användas. Avstämningen blir lättare om inkuransavdraget särredovisas på separat kreditkonto, exempelvis 1519 eller 1599.
Leverantörsskulder stäms av mot leverantörsreskontrans saldo i funktion LR72 eller LR73 (kan göras när som helst).
För avstämningarna är utskrift av huvudbok i funktion BO82 eller frågor på transaktioner i funktion BO94 lämpliga hjälpmedel.
Efter eventuella rättelser eller kompletteringsbokningar görs ny utskrift av resultat och balansräkningar.
BO81 Utskrift av dagbok bör göras per månad om det inte görs dagligen (obligatoriskt).
BO82 Utskrift av huvudbok kvartals- eller tertialsvis (obligatoriskt).
BO83 Utskrift av momsdeklaration, gäller vid avslut efter jämna månader. Tillämpas ombokning av moms från konton för ingående moms och utgående moms till momsredovisningskonto, ska detta göras efter det att momsdeklaration skrivits ut med datering den sista dagen i berörd momsredovisningsperiod, annars blir efterföljande momsdeklaration inte riktig. Ombokning av moms rekommenderas emellertid inte.
BO84 Utskrift av uppbördsdeklaration, såvida inte sådan erhålls genom separat lönesystem.
O V R Kontrollera registerstorlekar och ledigt utrymme med kommandot O, V följt av R i operativmenyn. Se avsnitt SYSTEM-5.1.3.
Är ledigt utrymme vid små system mindre än 1 - 3 MB (alltså 1 - 3 miljoner bytes, eller vid större system mindre än 5 - 10 MB måste åtgärd göras för att utöka ledigt utrymme. Se avsnitt SYSTEM-5.1.3.
Visar det sig att ytterligare transaktioner i efterhand finnas kvar att bokföra på föregående period, kan detta fortfarande undantagsvis genomföras.
Det förutsätter att tömning av verifikationsregistret inte gjorts och forder att samtliga avsnitt fr.o.m. BO7 ovan gås igenom på nytt för samtliga berörda perioder.