|
Årsslutsrutin - Snabbhandledning |
|
|
Årsslutsrutin - Snabbhandledning |
|
SYSTEM-11.7 ÅRSSLUTSRUTIN, SNABBHANDLEDNING
En förenklad handledning av årslutsrutinen för kunder utan projekt, personal, MPS och kvalitet.
Vi rekommenderar att ni läser igenom punkt 11.1.
11.7.1 Förberedelser
Det får inte vara någon inne i INFOFLEX GROSSIST medan årsslutsrutinen körs.
| a) | Registrera alla kund- och leverantörsinbetalningar ni har fått som avser året som skall avslutas. |
| b) | Genomför först en normal periodslutsrutin, gäller för modulerna LA och KR. |
| c) | Skriv ut den extra statistik som ni eventuellt vill ha. |
| d) | Ta en säkerhetskopia som ni sparar undan. |
| e) | Glöm inte att skriva ut en lagervärdelista i LA71, detta måste göras innan det nya året påbörjas. |
| f) | Om buntningsfunktion används är det viktigt att alla inköpsfakturor är buntade i LR62 samt leverantörsbetalningar är buntade i LR63. För att vara säker på att inga obuntade transaktioner kvarstår kan detta kontrolleras i LR72 genom att enbart selektera typ A samt enbart totaler J. |
| g) | Om buntningsfunktion används är det viktigt att alla kundbetalningar är buntade i KR38. För att vara säker på att inga obuntade transaktioner kvarstår kan detta kontrolleras i KR36. |
| h) | Återstår dröjsmålsräntefakturering av för sent betalda fakturor, rekommenderas denna rutin nu. |
11.7.2 Kopiering till bokslutsföretag
| i) | Kopiera till bokslutsföretaget med valen O, F och B i STARTA-menyn. |
| j) | Svara J på frågan om du har loggat in som infoflex vid login, vilket är det vanliga. |
| k) | Tryck Enter vid frågan ”Välj bibliotek” om du bara har ett arbetsföretag i systemet. |
| l) | Välj val 9 om du vill kopiera över samtliga filer till bokslutsföretaget, vilket kräver att du har mycket plats kvar på hårddisken. Om man enbart vill kopiera över bokföring och leverantörsreskontra väljer man val 2. |
| m) | Skall separata rapportfiler överkopieras? Svara J, (om frågan kommer upp). |
| n) | Skall eventuellt befintliga årsredovisningar och företagsanalyser sparas? Svara N, (om frågan kommer upp). |
| o) | Observera att eventuell befintlig årsredovisningsdata från föregående år kommer att raderas. Välj bibliotek att kopiera ifrån….. Tag ENTER, (om frågan kommer upp) |
| p) | Skall separata textfiler för årsredovisning och textregister överkopieras? Svara J. |
| q) | Nu sker kopiering…. OK? Svara J |
11.7.3 Kontroll av bokslutsföretag
| r) | Gå in i bokslutsföretaget med val B i STARTA-menyn. Kontrollera att det står ”BOKSLUTSFÖRETAG” uppe till höger. |
| s) | Kontrollera att det är rätt datum på bokföringsåret genom att titta på transaktioner i BO94. |
| t) | Gå in i SY12 och skriv in BOKSLUT efter företagsnamnet. |
| u) | Gå till STARTA-menyn med AV i huvudmenyn. |
11.7.4 Rutin för nytt år i arbetsföretaget
| v) | Gå in i arbetsföretaget med S i STARTA-menyn. Kontrollera att det står ”ARBETSFÖRETAG” uppe till höger. |
| w) | Om systemet meddelar att datumet inte ligger inom bokföringsåret och vill ha ett nytt systemdatum, ändra till sista dag i det gångna bokföringsåret. |
| x) | Bokföring – BO |
BO181 Radering av verifikationsregister. Svara J
BO182 Övergång till nytt år
Skall tidigaste bokföringsdatum uppdateras? Svara J.
Verifikationsdatum, skall vara första datumet på det nya året.
Verifikationsnummer skall alltid vara 1.
Budgetvärden.
Om man på Budgetvärden svarar R eller N så får man en följd fråga: Rensa nästa års budget J/N.
Vid svar J nollställer man budgeten för nästa år, d.v.s. inte det år man ska in i utan nästkommande år.
Kontrollera så att det nya året stämmer. Svara J vid OK.
BO21 Skriv ut en kontoplan, genom att trycka enter hela vägen, kontrollera så att balansen är 0 (noll), och att alla konton fr.o.m 3000 har 0 (noll) i saldo.
BO94 Kontrollera att inga verifikationer finns förutom Ingående balans, Ver.nr 0 (noll).
| y) | Leverantörsreskontra – LR |
LR182 Övergång till nytt år. Svara J
| z) | Kundreskontra – KR |
KR182 Övergång till nytt år. Svara J. På budgetvärden svara B om ni inte har lagt in någon budget.
| aa) | Lager/artikelregister – LA |
LA182 Övergång till nytt år. Skall inventeringsdifferenser nollställas. Svara normalt J. Skall historikregister uppdateras med statistik? Svara J om ni har mycket plats på hårddisken annars N. Vid J sparas artikelstatistik för 2-5 år bakåt i tiden vilket tar upp mycket plats på hårddisken.
| ab) | Verifikationsnummer |
Kontrollera nummerserier i SY5*. Om något behöver ändras se punkt 11.1.7.h.
| ac) | kontrollera att det är tomt i fältet för försäljning ”i år”. |
11.7.5 Löpande rutiner
Punkt a till c kan göras under nästa vecka.
Punkt d till g är rutiner som man bör se över minst en gång varje år.
a) KR99 Om man inte har kopierat över kundreskontran, val 9, till bokslutsföretaget måste en kundreskontralista skrivas ut innan man kör igång på det nya året.
b) LR99 Om man har inte har kopierat över leverantörsreskontran, val 2 eller 9, till bokslutsföretaget måste en leverantörsreskontralista skrivas ut.
c) Leverantörsfakturor, bokföringsverifikationer och kundinbetalningar som avser det gamla året skall registreras i Bokslutsföretaget.
d) LR181 Borttagning av betalda transaktioner. Som sista datum välj att spara minst ½ år tillbaka.
e) KR181 Borttagning av betalda transaktioner. Som sista datum välj att spara minst ½ år tillbaka.
f) FS11 Överföring av fakturarader till fakturastatistik. Detta innebär att man inte kan skriva ut några fakturakopior i FA81 eller titta på fakturor i FA91. Man kan titta på dessa i FS. För mer information se punkt 11.1.7.i.
g) LA192 Radering av lagertransaktioner t.o.m visst datum, detta för att man i LA61/LA62 ska kunna skriva ut/titta på sina lagertransaktioner. Vi rekommenderar att man sparar minst ett års transaktioner. Om man vill ta bort alla lagertransaktioner finns kan man använda programmet LA181.