SYSTEM-11.6 ÅRSSLUTSRUTIN FÖR KUNDER UTAN MODULEN BO

För kunder som inte använder modulen BO i INFOFLEX GROSSIST, kan följande checklista användas som årsslutsrutin, om fler moduler används måste årsslutsrutin dessutom följas för dessa moduler under flik SYSTEM-11.1:

11.6.1 Rutin för nytt år i arbetsföretag

 

a) Observera att ingen verksamhet normalt ska ske medan hela denna rutin gås igenom.

 

b) Genomför normal månadsslutsrutin i arbetsföretaget för period 12. Detta är mycket viktigt då en stor del statistik uppdateras vid månadsslutsrutinen, och i vissa fall görs förberedelser automatiskt av programmet för kommande årsslutsrutin/period 01.

 

c) Utöver normala periodslutsrutiner i varje modul skriv därtill ut önskad kompletterande statistik. Aktuella funktioner finns i föregående avsnitt, SYSTEM-10, månadsslutsrutin. Om enbart bokslutsfiler kopieras över till bokslutsföretag, vilket är vanligast, är det viktigt att skriva ut statistiken vid detta tillfälle, eftersom den sedan raderas.

 

d) Se till att det finns en färsk säkerhetskopia. Det rekommenderas också att denna sparas en längre tid, exempelvis ett par månader eller fram till nästa bokslut.

 

e) Se till att ingen annan användare arbetar i Infoflex medan efterföljande rutiner genomförs.

 

f) Gå in i arbetsföretaget med S i operativmenyn och genomför nedanstående rutiner.

 

g) Om systemet meddelar att datum inte ligger inom bokföringsåret och ber om ett nytt systemdatum, ändra till sista dag i det gångna bokföringsåret.

 

h) Gå in i SY415, Ändring av redovisningsperioder, och ändra bokföringsårets första respektive sista dag till ett år framåt, d v s det som ska vara det nya årets verksamhetsdatum.

 

i) Avsluta arbetsföretaget genom att gå tillbaka till operativmenyn. Gå därefter på nytt in i arbetsföretaget med kommandot S. Nu gäller de nya datumen.

 

j) Försäljningsstatistik

 

Om kompletterande försäljningsstatistik önskas rekommenderas tas detta ut i KR82/FV832.

 

k) Kundreskontra

 

KR181/FV6811 Borttagning av betalda transaktioner i kundreskontran. Som sista datum välj att spara minst ½ år tillbaka. (obligatoriskt, om det inte redan är gjort vid periodslut).

 

KR182/FV6812 Övergång till nytt år (obligatoriskt)

 

KR182   Övergång till nytt år                                      

--------------------------------------------------------------------------------

    +-------------------------------------------------------------------+    

    |   Denna rutin nollställer årets periodstatistik och               |    

    |   uppdaterar föregående års värden.                               |    

    |   Äldre statistik flyttas ett år bakåt i historikregistret        |    

    |   (kunhis.dat) och, om säljarstatistik används, i kunsst.dat.     |    

    |   Samtidigt ökas, för att lämna plats för nya nummer i            |    

    |   bokslutsföretaget, följande nummerserier till närmaste          |    

    |   jämna 1000-tal, dock minst 200 steg:                            |    

    |     - kundreskontrafakturor och kundbetalningar i SY51            |    

    |     - buntnummer kundreskontra om buntning tillämpas enl SY441    |    

    |     - kundnummer i SY53                                           |    

    |   Används flera nummer serier görs ovanstående ändring enbart     |    

    |   för den nummerserie som är knuten till änvändaren. Övriga       |    

    |   nummerserier måste vid behov ändras manuellt.                   |    

    |   Ingen annan verksamhet får förekomma i fakturering eller        |    

    |   kundreskontra. Rutinen kan ta viss tid.                         |    

    +-------------------------------------------------------------------+    

              Årsslutsrutin senast körd                                  

              Budgetalternativ                                                

 

Om man har lagt in en budget på kund/varugrupp så välj att läsa in den med N. Om man vill behålla befintligt så väljer man B. Om man inte har någon budget så går det bra att välja vilket alternativ som helst.

 

k) Lager/artikelregister

 

Radering kan göras enligt två alternativ:

 

Alternativ 1, rekommenderas:

 

LA192/FV71192 Selektiv borttagning av lagertransaktioner. Här kan transaktionerna rensas t.o.m valfritt datum, vi rekommenderar att man sparar minst ett års lagertransaktioner.

 

Alternativ 2:

 

LA181/FV6821 Radering av lagertransaktioner. Denna funktion tar bort samtliga lagertransaktioner.

 

LA182/FV6822 Övergång till nytt år (obligatoriskt).

 

LA182   Övergång till nytt år                                      

--------------------------------------------------------------------------------

+------------------------------------------------------------------------------+

| Rutinen flyttar artikelstatistik per period (i laglag) och varugruppstatistik|

| per period (i lagvst) till motsvarande period föregående år och nollställer  |

| artikelstatistik per varugrupp (i lagsta). Äldre statistik flyttas ett steg  |

| bakåt i historikregistret (laghis) om man så önskar. Innan rutinen körs ska  |

| önskad statistik ha skrivits ut, alternativt finnas i bokslutsföretaget.     |

| Om inventeringslistor finns utskrivna raderas dessa, för berörda artiklar    |

| sätts inv.koden till blank. Återrapportering av inventering ska för dessa    |

| listor göras i bokslutsföretaget och därefter hämtas in till arbetsföretaget |

| med funktion LA183.                                                          |

| Årsslutsinventering kan även under period 1 göras i arbetsföretaget och      |

| hämtas till bokslutsföretaget med LA184, förutsatt att man angivit så i      |

| systemparameter i SY463.                                                     |

| Vid stort artikelregister tar rutinen lång tid.                              |

|              +----------------------------------+                            |

+--------------|Årsslutsrutin senast körd 20030312|----------------------------+

              +----------------------------------+                            

 Ska inventeringsdifferenserna nollställas (J/N)                              

 Ska historikregistret uppdateras med statistik? (J/N)                        

--------------------------------------------------------------------------------

 

 

Vi rekommenderar att inventeringsdifferenserna nollställs, detta är den differens som kan ses i LA91.

 

+------------------------------------------------------------------------------+

| Historikregistret ger möjlighet att lagra försäljningsstatistik på artiklarna|

| fördelat per period och lager i upp till sex år. Eftersom det är mycket info-|

| rmation som sparas tar registret stor plats, speciellt om man har många arti-|

| klar. Har man dessutom många lager tar registret ännu mer plats.             |

|                                                                              |

| Historikregistret är intressant för företag med artiklar som säljs under mer |

| än två år. Har artiklarna i regel kortare livslängd ryms informationen om ar-|

| tiklarna i registret laglag. Det är först år tre som de behöver lagras i his-|

| torikregistret (laghis).                                                     |

|                                                                              |

| För att få uppfattning om hur stor plats historikregistret tar kan man på en |

| annan skärm titta på registerstorlekar i operativmenyn med kommandot VR.     |

| Titta på registret laglag hur stor plats det tar. Ökningen av storleken på   |

| laghis kan inte bli större än så. Jämför med ledigt utrymme i VL i operativ- |

| menyn om du är osäker hur mycket plats du har kvar på hårddisken.            |

|                                                                              |

| Om Ni väljer att svara N nu kan inte statistiken återskapas senare, men om   |

| Ni väljer J kan alltid informationen i historikregistret tas bort senare om  |

| registret tar för stor plats eller om informationen inte används.            |

|                                                                              |

| Tryck ENTER                                                                  |

 

 

 

Historikregistret kommer att ta en del utrymme i anspråk, så det ska bara användas i de fall där man tror att man verkligen har nytta av det. Historikregistret kan inte rensas selektivt. Historikregistret spar upp till 4 år utöver den statistik som visas för året och föregående år.

 

LA91/FV918 Kontrollera att övergången till nytt år har fungerat genom att titta på några frekventa artiklar i LA91/FV918. Årets statistik ska vara noll.

 

l) Verifikationsnummer

 

Överväg nya startvärden för verifikationsnummerserierna på det nya bokföringsåret i funktion SY5. Högsta och lägsta värden behöver inte ändras. Om inköpsorder eller inköpsfakturanummer-serierna börjas om, kontrollera att inte kollision sker genom att söka i KR94 eller IO9. Starta aldrig om nummerserierna för kundorder och faktura. Finns utrymme för att fortsätta ett år till rekommenderas att inga ändringar görs, utan att alla serier förutom bokföring fortsätter som tidigare. Om man behöver utöka sin nummerserie, kontrollera i SY412, sid 3, hur många positioner man har idag i de olika nummerserierna och ändra ev. detta.

11.6.2 Arbetsföretaget klart

 

Det är nu klart att i arbetsföretaget börja arbeta på det nya året.