LR21 Manuell registrering av inköpsfakturor

LR21 Manuell registrering av inköpsfakturor

 

Denna funktion används för registrering, attestering och kontering av inköpsfakturor.

 

Ändring av inköpsfakturor sker i LR22.

 

Det går också att från funktionen göra uthopp för sökning, registrering eller ändring av leverantörer.

 

Kreditfakturor registreras i samma funktion med negativt fakturabelopp.

 

Största möjliga fakturabelopp är 99 Mkr.

 

Kontering kan göras inte bara på konto och kostnadsställe utan även på projekt, varvid även en projekttransakation skapas och projektregistren uppdateras. Detta väljs som systemparameter i funktion SY421.

 

Ska attestrutin användas görs en första registrering av fakturan utan att den markeras som betalningsklar. Normalt tillämpas därvid även preliminär kontering på ett tillfälligt konto. I detta fall ska fakturan i en andra omgång attesteras och definitivt konteras i funktion LR22. Förval om attestrutin normalt ska användas görs som systemparameter i SY461.

 

Det går att registrera en faktura med utländsk valuta. Normalt bör valutan ha lagts upp i VA1, uppläggning av valuta. Det är också en fördel om valutan anges på leverantören i funktion LR11.

 

Systemet registrerar även kassarabatter. Man når dessa fält om man anger ett belopp i fältet rabattgrund. Systemet stannar i fältet om man angivit kassarabatt på leverantören. Man kan alltid komma till fältet genom att backa dit. Pilarna kan användas för förflyttning på supporterade tangentbord.

 

För att registreringen ska gå snabbt gör systemet förval av ett stort antal funktioner och många fält överhoppas. För att ändra dessa fält vandrar man med pilarna.

 

För attestering, kontering eller ändring av en redan registrerad faktura, används funktion LR22.

 

Görs registrering av inköpsfakturor i bokslutsföretaget läggs de automatiskt i period 13.

 

Om kontering på kostnadsställe tillämpas kan detta knytas automatiskt, antingen till ett visst lager (om flera lager används) eller till ett visst försäljningsställe (om flera försäljningsställen används). Flera lager anges i SY463 samt läggs upp i LA122 och försäljningsställen läggs upp i KR15.

 

Ange leverantörsnummer eller söknyckel. F6 ger underhåll av leverantörer, F5 ger uthopp till multisökning på leverantörer. Systemet svarar med leverantörsnamn och kundnummer. Dessa fält kan inte nås. Samtidigt görs även förval på ett antal andra fält som kan nås. Förvalen styrs av uppgifter i leverantörsregistret.

 

Om avstämningsrutin har valts mot inleveranser kan här väljas F7 för inköpsorder:

 

 Ange ordernummer för en inlevererad order. Vid F1 fås nästa                nummer för den leverantören.

 

 Systemet hoppar därefter in i en orderbild analog med IO5. Se detta avsnitt

 för ytterligare anvisningar. Om ändringar görs av pris och antal justeras

 lagret med detta så att alla lageruppgifter blir korrekta. Rader som inte

 berörs av inköpsfakturan återskrivs på nytt. Rader som klarerats raderas.

 

I Fakturanummerfältet anges leverantörens fakturanummer. Ingen görs på om samma fakturanummer registrerats tidigare. Sökning på leverantörens fakturanummer kan göras i LR94.

 

Kundnumret hos leverantören behöver inte anges. Det tas från leverantörsregistret.

 

När första fakturan ska registreras föreslås dagens datum. Det kan ändras genom överskrivning. Systemet testar att datumet existerar i almanackan.

 

För att minska felrisken finns en systemparameter, SY415, där man väljer om det ska vara tillåtet att ange datum utanför perioden eller ej. Vid strikt periodval måste datum ligga inom perioden. Vid valfri period kan datum anges oberoende av period, ska t ex en faktura bokas på föregående period ändras först perioden genom datumändring med kommandot DA, datum, och därefter kan fakturan dateras med dagens datum.

 

För påföljande fakturor föreslås det sist angivna datumet.

 

Systemet föreslår normalt betalningssätt för leverantören, enligt vad som registrerats i funktion LR11. Vid BG eller PG visas leverantörens bankgiro- respektive postgironummer.

 

Ska betalning ske till annan än leverantören själv, anges leverantörsnumret på den som ska motta betalningen. Denna måste dessförinnan ha lagts upp i leverantörsregistret.

 

Systemet föreslår leverantörsnummer i fältet om så angivits i leverantörsregistret, funktion LR11.

 

Kreditfaktura anges med negativt belopp. Systemet svarar med omräknat belopp i svenska kronor baserat på den eventuella valuta som kan finnas registrerad på leverantören.

 

Systemet föreslår den valutakurs som är angiven som gällande dagskurs i valutafunktionen, VA1 eller VA9.

 

Systemet anger fakturabeloppet omräknat till svenska kronor genom multiplikation med valutakursen dividerat med valutaenheten.

 

Detta belopp kommer att vid uppdatering registreras i leverantörsreskontran och på kontot för leverantörsskulder i bokföringen. Fältet kan inte nås.

 

Systemet stannar i detta Rabattgrundfältet om kassarabattprocent angivits på leverantören i leverantörsregistret, funktion LR11.

 

Här ska anges det belopp, i SEK, på vilket kassarabatt ska beräknas, normalt fakturabeloppet exklusive moms och frakt. Då ett belopp anges tänds fälten med kassarabatt i registreringsbildens mitt och systemet går till första rabattfältet.

 

Systemet föreslår den kassarabattprocent som finns registrerad på leverantören i funktion LR11.

 

Systemet föreslår sista betalningsdag för att kassarabatten ska utgå genom att addera till fakturadatumet den betalningsfrist för kassarabatt som angivits på leverantören i funktion LR11.

 

Fakturor som inte är betalklara bevakas med bevakningslista i funktion LR51.

 

Ange om leverantören normalt är varuleverantör eller tjänsteleverantör. Fältet kan vara ifyllt redan, och då har systemet hämtat detta från uppgifter i LR11. Om ingenting angivits på leverantören i LR11 får detta anges för varje gång en faktura registreras i denna funktion.

 

Systemet föreslår förfallodatum genom att till fakturadatumet addera den betalningsfrist som registrerats på leverantören i funktion LR11.

 

Systemet går därefter till en konteringstabell i skärmbildens nedre del.

 

Konteringstabellen fungerar analogt med normal bokföring i funktion BO4. För anvisningar hänvisas till detta avsnitt. Observera att även underlag för tillfälliga periodiseringar, med funktionen Fördela, är möjliga att registrera i denna funktion, trots att fasta periodiseringar endast genomförs i BO4.

 

Följande gäller speciellt:

 

Förval av konteringar

 

Som första konto anges alltid kontot för leverantörsskulder, såsom det angivits i funktion SY61. Beloppet är alltid lika med omräknat fakturabelopp, i kredit vid vanliga fakturor, i debet vid kreditfakturor.

 

Som andra konto erhålls, efter ENTER i kontofältet, kontot för ingående moms om momskoden för leverantören är ställd till J.

 

Som nästa konto och kostnadsställe erhålls automatiskt det förval som angivits på leverantören som konto 1 respektive kostnadsställe 1. Har fler konton/kostnadsställen angivits på leverantören erhålls dessa automatiskt på efterföljande konteringsrader.

 

 

Ändring av förval

 

Förvalt konto går att ändra till annat konto. Passera först kostnadsställefältet. Om kostnadsställe är obligatoriskt för kontot, måste ett kostnadsställe anges. Backa därefter tillbaka till kontokolumnen med pil upp, så kan valfritt kontonummer registreras.

 

F5        =        Multisökning på konton

F6        =        Underhåll av konton

 

 

Projektredovisning

 

Registrering på projekt kan göras om projektredovisningen är installerad i funktion SY433.

 

Detta kan göras oavsett om antalsredovisning är vald i stället för projekt i bokföringen.

 

 

Momskontroll

 

På konteringsraden för ingående moms görs en kontrollräkning av momsbeloppet ställt i relation till fakturabeloppet exklusive moms. Skulle det framräknade procenttalet avvika från den momsprocent som angivits som 100% moms i funktion SY412, meddelar systemet detta och begär bekräftelse för att gå vidare.

 

 

Uppdatering

 

Vid uppdatering sker följande:

 

 

 

 

 

Vid integration med bokföringen sker dessutom följande:

 

 

 

Vid integration med projektegistret sker dessutom: