Hanteringstips (LR.B)

LR.B HANTERINGSTIPS

LR.B1 Normala leverantörsvillkor

Leverantörsregistret innehåller en mängd uppgifter rörande leverantören och hans normala betalnings och leveransvillkor.

För att registreringen av varje leverantör ändå ska gå snabbt finns i systemet så kallade normalvillkor som automatiskt läses vid varje nyuppläggning av en leverantör. Om villkoren ska gälla oförändrat för leverantören vid uppläggningen i funktion LR11, behöver man inte gå igenom dessa fält utan kan uppdatera så fort de direkt leverantörsspecifika uppgifterna registrerats.

Normalvillkoren läggs in i funktion LR12. De omfattar betalningsfrist, fri leveransmånad, kassarabatter, land, valuta, språk, betalningssätt och momskod. Dessa bör ses över innan registrering av leverantörer påbörjas.

En ändring av normalvillkoren påverkar inte redan registrerade leverantörer.

LR.B2 Registrering och kontering av leverantörsfakturor

Vid registrering av leverantörsfakturor föreslås ett antal uppgifter automatiskt av systemet, allt för att göra registreringen så snabb och säker som möjligt.

Från leverantörsregistret hämtas förslag till betalningssätt, om betalning ska gå till annan än leverantören, valuta, kassarabatter (inkl belopp och kassarabattdatum, som beräknas från fakturabelopp resp förfallodag), vem som attesterar fakturan och konteringsförslag.

Kontering kan göras i leverantörsreskontran direkt på konto, kostnadsställe och projekt.

Konto ska alltid anges.

Kostnadsställe efterfrågas om man i funktion SY421 angivit J på kostnadsställeredovisning. Om kostnadsställe måste anges, kan anges eller inte får anges styrs av kostnadsställekoden för kontot ifråga, vilken registreras i funktion BO11.

Om projektnummer anges registreras transaktionen även i projektregistret.

Systemet föreslår automatiskt kontering utifrån angivna systemkonton i funktion SY61 och angivna förval för konton och kostnadsställen enligt leverantörsregistret.

Om moms föreslås eller ej styrs av angiven momskod för leverantören. Om N angivits på definitiv kontering sker konteringen på kontot för preliminärbokade inköpsfakturor. Se vidare om attestrutin och tillfällig kontering i avsnitt LR.B4.

Även kreditfakturor registreras i LR21. Som fakturabelopp anges ett negativt belopp. Systemet bekräftar med att som transaktionstext föreslå KREDITFAKTURA.

För kreditfakturor registreras aktuell summa per leverantör i ett särskilt fält i leverantörsregistret.

LR.B3 Momskontroll

Systemet gör en automatisk kontroll av angiven ingående moms vid kontering av leverantörsfakturor.

Systemet föreslår att kontering av moms ska göras på systemkontot för ingående moms, om leverantörens momskod är J.

När momsbeloppet registrerats, gör systemet en beräkning av det registrerade beloppet som procent av det totala fakturabeloppet minskat med momsbeloppet. Om den på detta sätt beräknade momsprocenten avviker från den momsprocent som angivits i funktion SY412 varnar systemet för detta och ger möjlighet till rättelse eller bekräftelse.

LR.B4 Attestrutin och tillfällig kontering

Man kan välja att låta systemet arbeta med attestrutin eller inte, och med tillfällig eller definitiv kontering.

LR.B4.1 Löpande arbete under året

Om styrparametern definitiv kontering i funktion SY461 är ställd till J föreslår systemet att alla inköpsfakturor betraktas som betalklara och definitivt konterade redan vid registreringen.

Inget hindrar dock att enstaka fakturor ändå kan spärras mot betalning med hjälp av koden N i fältet betalklar. En sådan spärrning kan även göras i efterhand på en redan registrerad och definitivkonterad faktura, så länge den inte är betald.

Om attestrutin tillämpas, ska styrparametern definitiv kontering i funktion SY461 ställas till N.

Då föreslår systemet på varje inköpsfaktura N i fälten betalklar och definitiv kontering. Om detta inte ändras föreslår systemet att kontering samtidigt sker på momskontot och på kontot för preliminärbokade leverantörsfakturor.

En kopia av fakturan går därefter till attestering och definitiv kontering.

För bevakning av vilka fakturor som inte attesterats/konterats tas med regelbundna intervall fram en bevakningslista i funktion LR29. Attestering/definitiv kontering sker i funktion LR22. Attestering måste samtidigt leda till definitiv kontering, annars kan inte uppdatering ske. Vid definitiv kontering sker motbokning på kontot för preliminärbokade inköpsfakturor med samma belopp som tidigare registrerats.

Definitiv kontering registreras på samma verifikationsnummer som den ursprungliga konteringen. Om parametern "Periodval vid reskontrabokföring" i funktion SY415 är ställd till S för strikt periodval, läggs alltid tilläggsbokningen på samma period som den ursprungliga bokningen. Om parametern är ställd till V för valfri, föreslår systemet för tilläggsbokningen samma period, men den kan då ändras till valfri period.

LR.B4.2 Attestering och definitivkontering vid årsslut

Vid årsbokslut är det i version A, nivå 6C med versionsdatum från och med 94-01-04 möjligt att attestera och definitivkontera fakturor i bokslutsföretag. Detta ska göras i de fall där fakturan verkligen ska höra till det avslutade året. För att betalklar- och definitivkonteringskoderna ska ändras till J även i arbetsföretaget, ska man i arbetsföretaget köra funktion LR183, som hämtar hem leverantörstransaktioner från bokslutsföretaget.

Om en faktura inte ska höra till det avslutade året, utan till det nya året, är det lämpligast att vänta med att registrera fakturan tills årsslutsrutinen är gjord. Om fakturan av något skäl, exempelvis för att dra momsen, ändå har registrerats på det gamla året gör man så här:

Slutkontering görs i arbetsföretaget på det nya året. Eftersom verifikationsregistret har tömts vid årsslutsrutinen, kommer systemet inte att visa tidigare preliminärbokning. Istället föreslår systemet en kreditering på systemkontot för preliminärbokade inköpsfakturor med hela fakturabeloppet.

Om momsen dragits redan vid preliminärbokningen, ska man som andra konteringsrad på samma konto (alltså systemkontot för preliminärbokade inköpsfakturor) debitera momsbeloppet. Därigenom sänks det belopp som avbokas från kontot för preliminärbokade inköpsfakturor till fakturans belopp exklusive moms. Resten av bokningen görs som vanligt.

När alla vid årsslutet öppna fakturor har slutbehandlats ska summan av nettobokningarna på kontot för preliminärbokade inköpsfakturor överensstämma med den ingående balansen.

LR.B5 Korrigering av felaktigt inlagd faktura

Om man upptäcker att en inköpsfaktura blivit felaktigt inlagd bör man gå tillväga på följande sätt:

a) Om endast konteringen blivit felaktig:

Korrigera konteringen genom en korrigeringsbokning i bokföringen, funktion BO4, utan att bokföra på kontot för leverantörsskulder. Om integration med bokföringen tillämpas blir nämligen kontot för leverantörsskulder alltid rätt i förhållande till leverantörsreskontran så länge det inte ändras genom manuella bokningar i bokföringen.

b)	Om endast förfallodag, fakturanummer, betalningssätt eller kassarabatter blivit felaktigt:

Så länge fakturan inte är betald kan korrigering ske av vissa uppgifter i funktion LR22.

c) Om leverantörsnummer eller belopp blivit felaktigt:

Ta bort den felaktiga leverantörsfakturan genom att först lägga in en motfaktura (kreditfaktura om den felaktiga var en vanlig faktura eller tvärtom) under funktion LR21 med i övrigt identiska uppgifter. Som fakturanummer kan lämpligen anges KORR följt av numret.

Gå sedan in i funktion LR31 och "betala" både faktura och motfaktura, förslagsvis med betalningssätt KO, kassa.

Den felaktiga fakturan är nu eliminerad och en ny inläggning görs under funktion LR21, denna gång med riktiga uppgifter.

LR.B6 Betalningar

Det är lämpligt att en återkommande betalningsrutin följs.

Välj en eller två fasta betalningsdagar per vecka. Betalningar bör inte registreras på bank eller postgiro på fredagar för att undvika två onödiga räntedagar innan betalningarna kommer mottagaren tillhanda. Om betalning görs en gång per vecka bör betalningsdagen ligga måndag - torsdag. Om betalning sker två gånger per vecka är måndag och torsdag lämpliga. Med betalningsdag menas den dag då beloppet dras från vårt konto.

Betalningar kan ske med manuell eller automatisk batalningsrutin.

LR.B6.1 Manuell betalning

Manuell betalning är lämplig i följande fall:

Vid enstaka betalningar

Vid delbetalningar eller förskott

Om annan rabatt än normal kassarabatt ska dras.

Den manuella betalningsrutinen omfattar följande moment:

1.	Gör betalning faktura för faktura i funktion LR31, manuell betalning.

2.	Skriv ut betalningshandlingar i funktion LR39.

Skriv ut betalningsjournal i funktion LR6. Detta ska alltid göras, även om leverantörsreskontran är integrerad med bokföringen. Betalnings-/bokföringsjournalen utgör den skriftliga verifikationen och sätts in i verifikationspärmen. När sedan uttagsuppgifter/uppdragskopior respektive kontoutdrag återkommer från bankgiro respektive postgiro kan dessa arkiveras i särskild pärm eller häftas till motsvarande bokföringsjournal.

LR.B6.2 Automatiskt betalning

Automatisk betalning är lämplig när fler än enstaka fakturor ska betalas. Automatisk betalning är lämplig som en återkommande rutin.

Det finns två varianter:

Normal automatisk betalningsrutin

Selekterad automatisk betalningsrutin.

Den normala automatiska betalningsrutinen innefattar följande moment:

1.	Ta fram ett betalningsunderlag i funktion LR321 i leverantörsnummerordning och med önskat datum och beloppsgräns. Anledningen till att leverantörsnummerordning rekommenderas är att då sker kontroll av eventuella negativa belopp på grund av kreditfakturor. Se beträffande detta i avsnitt LR.B11.

2.	Granska betalningsunderlaget. Om någon faktura inte ska betalas registrera undantag från betalning i funktion LR322. Man kan också begära ut ett nytt betalningsunderlag i funktion LR321 med andra urvalskriterier. Det är alltid det sista betalningsunderlaget som gäller.

3.	Genomför automatisk betalning i funktion LR323. Systemet väljer det betalningssätt som registrerats på respektive faktura.

4.	Skriv ut betalningshandlingar i funktion LR39. Om olika betalningssätt används måste utskrift beställas för vart och ett av dessa. Denna metod är ålderdomling, men finns fortfarande kvar i systemet. Se LR.B6.3 om telebetalning som används vanligtvis idag.

5.	Skriv ut betalnings-/bokföringsjournal i funktion LR6. Se kommentarer rörande handläggning av denna i avsnitt LR.B6.1.

Selekterad automatisk betalningsrutin:

Vid selekterad automatisk betalningsrutin kan punkt 2, funktion LR322, överhoppas. I stället väljs vid betalning i funktion LR323 selekterad betalning. Det innebär att systemet begär bekräftelse för varje enskild faktura, om den ska betalas eller inte.

Den normala automatiska betalningsrutinen medför mindre risk för fel.

LR.B6.3 Telebetalning

Vid automatisk betalning med användande av telebetalning, se anvisningar i avsnitt TB.B1, C2 och C8.

LR.B7 Ackumulering av betalt belopp i verifikationsregistret

Varje betalningstransaktion registreras som en bokföringsverifikation.

I bankernas kontokurant eller postgirots kontoutdrag redovisas normalt endast summan av alla betalningar som ingår i samma uttagsorder.

För att underlätta avstämningen av bankkontot mot kontokuranterna finns en möjlighet att vid betalning låta systemet automatiskt skriva in den ackumulerade summan av en betalning längst till höger i verifikationstexten för varje verifikation. Denna syns vid exempelvis utskrift av huvudboken.

Betalningssaldot nollställs automatiskt efter utskrift av betalningshandlingar.

Olika summeringsregister finns för check, bankgiro och postgiro. Dessa nollställs individuellt beroende på vilka betalningshandlingar som skrivs ut.

Eftersom betalningssumman ackumuleras kontinuerligt återfinns totalsumman för betalningen på den sista verifikationen i betalningen.

Om ackumulering av betalt belopp ska ske väljs detta i funktion SY461.

LR.B8 Betalning till annan än leverantören, factoring

Betalning kan ske till annan än till leverantören.

Anledningen till detta kan vara att leverantören har factoring eller att leverantören är en filial medan betalning ska gå till huvudkontoret.

Både leverantör och betalningsmottagare ska registreras i leverantörsregistret. På leverantören registreras betalningsmottagarens leverantörsnummer i fältet betalning till.

Uppgiften läggs automatiskt in i varje inköpsfaktura från leverantören. Den kan ändras.

Betalning görs till betalningsmottagaren. Inköpsstatistiken registreras på leverantören.

LR.B9 Hantering av förskott

Om förskott ska erläggas till leverantör är det enklast att begära faktura från leverantören. Denna registreras och betalas som en vanlig faktura.

Alternativt görs utbetalningen av förskottet med en manuellt skriven utbetalningshandling och beloppet registreras som en kreditfaktura, alltså en faktura med negativt belopp, i funktion LR21.

Som transaktionstext anges lämpligen förskott. Som enda kontering efter det obligatoriska kontot för leverantörsskulder väljs det konto från vilket utbetalningen gjordes, oavsett om systemet föreslår moms eller annat konto. Ingen annan bokföring ska göras.

När fakturan anländer, registreras den som vanligt till fullt belopp. Vid betalning av fakturan registreras även kreditfakturan avseende förskottet som betald, vilket skapar motsvarande avdragspost på betalningen.

LR.B10 Hantering av delbetalningar

Om delbetalning ska göras av viss faktura görs detta med manuell betalning i funktion LR31. Genom att ange ett lägre belopp än systemet föreslår i fältet betalt belopp, svarar systemet med att i efterföljande fält ange restbeloppet.

Ett obegränsat antal delbetalningar kan göras på varje faktura. Systemet registrerar och ackumulerar gjorda delbetalningar i ett särskilt fält som visas vid manuell betalning. Vid varje betalning räknar systemet ut och föreslår återstående belopp till betalning.

LR.B11 Kontroll av kreditfakturor vid betalning

Systemet håller särskild kontroll på kreditfakturor. Anledningen till detta är dels att kreditfakturor kan leda till problem vid automatiska betalningar i form av negativa belopp, dels att man normalt önskar reglera kreditfakturor så fort som möjligt.

På varje leverantör registreras kontinuerligt aktuellt saldo för summan av oreglerade kreditfakturor. Detta saldo visas i upplysningar på leverantören i funktion LR93.

Vid automatisk betalningsrutin bör underlag för automatbetalning framställas i leverantörsnummerordning. Vid denna variant gör systemet nämligen en kontroll av om eventuella kreditfakturor kan leda till negativa betalningsbelopp för någon leverantör, vilket vore orimligt. I detta fall varnar systemet och lämnar åt handläggaren att välja erforderliga justeringar i betalningsunderlaget för aktuell leverantör.

LR.B12 Kassarabatter och andra avdrag vid betalning

Systemet administrerar kassarabatter, föreslår fakturor med kassarabatter till betalning före kassarabattdatum och drar kassarabatten om betalning sker före detta datum. Två kassarabatter kan inläggas på viss faktura.

Om kassarabatter förekommer, gör så här:

1.	Om kassarabatter är normala inom branschen registrera dessa som normalvillkor i funktion LR12.

2.	För varje leverantör som tillämpar kassarabatt kontrolleras att gällande villkor är registrerade i funktion LR11.

3.	Vid registrering av fakturor, i funktion LR21, efterfrågar systemet automatiskt kassarabattuppgifter och beräknar kassarabattdatum och tillämpliga kassarabatter.

Om man inte registrerat att leverantören normalt tillämpar kassarabatt, går systemet förbi kassarabattfälten. Man kan ändå nå dessa fält genom att backa in i fältet rabattgrund och ange ett belopp.

4.	Vid betalning av fakturor i funktion LR31 eller LR323/LR324 föreslår systemet att kassarabatt dras om betalning sker före kassarabattdatum. Det föreslagna beloppet kan ändras om betalningen görs manuellt i funktion LR31.

Oavsett föreslagen kassarabatt kan man vid manuell betalning alltid dra valfri rabatt.

Alla dragna rabatter bokförs automatiskt på det systemkonto för erhållna rabatter som angivits i funktion SY61.

LR.B13 Betalningar över autogiro

Autogirofakturor karaktäriseras av att leverantören har tillstånd att på förfallodagen automatiskt dra betalningen över post- eller bankgiro.

Dessa betalningar ska givetvis bokföras men inga betalningsuppdrag ska skrivas ut.

För autogirorutin gör följande:

1.	Lägg in AG som vanligaste betalningssätt för varje leverantör med autogiro i funktion LR11.

2.	Registrera fakturorna vid ankomst i funktion LR21 på samma sätt som alla andra fakturor.

3.	Vid betalning i funktion LR31 eller LR323/LR324 betalas autogirofakturorna med en separat rutin. Detta är särskilt lämpligt om antalet autogirofakturor är stort.

4.	Skriv omedelbart ut betalningsjournalen, som då enbart omfattar autogiro. Detta underlättar en avstämning mot bank eller postgirokontot.

LR.B14 Utländsk valuta

Om en leverantörsfaktura ska registreras och betalas i utländsk valuta är tillvägagångssättet enligt följande:

1.	Lägg upp den valuta som ska användas i valutamodulen, funktion VA1.

2.	Om valutan redan är upplagd, kontrollera valutakursen i funktion VA1 eller VA9. Eventuell justering görs i funktion VA1.

3.	Om en viss utländsk valuta förekommer för de flesta leverantörer lägges denna in i normalvillkoren i funktion LR12.

4.	Se till att varje leverantör har tillämplig valuta registrerad i valutafältet i funktion LR11.

Registrera fakturan med utländsk valuta som vanligt i funktion LR21. Om valutakoden redan registrerats på leverantören i funktion LR11 kommer valutan upp automatiskt, annars anger man den själv med en kod som ska finnas i valutaregistret. Systemet räknar då om fakturabeloppet så att det i leverantörsreskontra och bokföring registreras i svenska kronor.

6.	Vid betalningar av fakturor i utländsk valuta finns två alternativa metoder att hantera de kursdifferenser som uppstår:

Betalningsmetod 1:

Skriv ut betalningsunderlag i funktion LR321. På dessa framgår fakturor med utländsk valuta.

Betala dem manuellt på bank innan betalning registreras i systemet. Därvid framkommer exakt belopp i SEK.

Registrera därefter betalningarna i systemet i funktion LR31, manuell betalning. Välj betalningssätt bank, och bokför exakt utbetalt belopp på motsvarande konto. Sedan eventuella bankprovisioner registrerats välj sist kontot för kursdifferenser och låt med hjälp av ENTER systemet själv räkna ut rätt debet eller kreditbelopp.

Betalningsmetod 2:

Låt systemet sköta även fakturor i utländsk valuta med automatbetalningsrutinen i funktion LR323/LR324. För alla sådana fakturor välj betalningssätt BA, bank.

Dessa kommer då att registreras som betalade från bank med registrerat belopp utan hänsyn till kursdifferenser.

Betala utlandsfakturorna i bank med underlag från betalningsunderlaget. Registrera därefter direkt i bokföringen den kursdifferens som uppstod vid betalningen som en summapost.

Kursdifferenser på registrerade obetalda fakturor kan övervakas i valutamodulen, funktion VA7.

LR.B15 Betalningsblanketter

Betalningshandlingarna kan skrivas ut på blanketter på löpande bana i följande fall:

Bankgiro

Postgiro

Check, vissa banker

Användbara blanketter finns angivna i avsnitt SYSTEM-8.

LR.B16 Hur man lägger upp flera leverantörer med likartade uppgifter

Vill man lägga upp en ny leverantör med den mesta informationen lik en annan leverantör, gör så här:

1. Gå till LR11.

2. Ange leverantörsnumret för den leverantör som ska kopieras.

3.	Kopiera och spara informationen med F9. All information finns då fortfarande kvar på skärmen, förutom leverantörsnumret.

4. Ange den nya leverantörens leverantörsnummer.

5. Ändra de fält som ska ändras.

6. Uppdatera med F10.

LR.B.17 Buntning av bokföringsverifikationer

Systemet innehåller möjlighet till att bunta bokföringsverifikationer för registrerade inköpsfakturor och betalningar.

Varje registrerad inköpsfaktura och leverantörsbetalning får alltid ett eget nummer i leverantörsreskontran. Om bokföringsmodulen är integrerade med leverantörsreskontran, vilket väljs i funktion SY461, parametern "Integration med bokföring", och buntning inte tillämpas, skapas en bokföringsverifikation för varje leverantörsreskontratransaktion.

Att inte bunta ger en mycket konsekvent korskoppling mellan bokföring och leverantörsreskontra och därigenom en stor överskådlighet. Å andra sidan belastar en stor transaktionsmängd bokföringens verifikationsregister. En allmän regel blir därför att vid stora transaktionsmängder är buntning att föredra.

Om buntning ska tillämpas eller ej anges i funktion SY461, parametrarna "Buntning av inköpsfakturor" respektive "Buntning av leverantörsbetalningar". Det går bra att tillämpa buntning för den ena typen men inte för den andra.

LR.B17.1 Buntning av inköpsfakturor

Korskopplingen med samma nummer i leverantörsreskontra och bokföring ger stor genomsynlighet i systemet, när man exempelvis önskar analysera transaktioner på olika konton i bokföringen. Normalt rekommenderar vi därför att buntning endast tillämpas för inköpsfakturor om transaktionsmängderna är mycket stora.

Om buntning tillämpas, sker ingen bokföring direkt vid registrering av inköpsfakturor i funktion LR21 eller vid ändring i LR22. Bokföringen sker i stället vid den tidpunkt användaren önskar i funktion LR62.

Om ett företag exempelvis har flera olika kontor och därför använder olika verifikationsnummerserier för olika användare, vilket anges på respektive användare i funktion SY3, skapar systemet automatiskt en bunt per verifiktionsnummerserie.

För att man ska kunna kontrollera totalen av ett antal registrerade fakturor i en bunt, visas alltid den ackumulerade totalsumman av en bunt i registreringsbilden i LR21 eller LR22. Det går bra att fortsätta på en bunt dag efter dag.

En bunt kan inte omfatta mer än en period. Skulle man ha registrerat fakturor på olika perioder i samma bunt, så sköter systemet automatiskt om att vid bokföring av bunten i funktion LR62 dela bunten på två eller flera buntar, en för varje registrerad period.

Vid bokföring av buntar i funktion LR62, sker samtidigt utskrift av bokföringsjournal och buntsammandrag. På leverantörstransaktionen anges som referens buntnumret, det vill säga bokföringsverifikationens nummer. Efter bokföring töms buntregistret.

LR.B17.2 Buntning av leverantörsbetalningar

För betalningar finns det större anledning att använda buntning. Det är ju normalt att på kontoutdrag från bankgiro och postgiro alla betalningar som gjorts en viss dag visas som en summapost. Används inte buntning av bokföringsverifikation finns i bokföringens huvudbok i stället ett flertal poster, en för varje betalningstransaktion.

Om buntning inte används kan visserligen en viss hjälp erhållas vid avstämning genom att vid utskrift av huvudboken för bank- eller postgirokontot be att få en summering per dag, men buntningen ger en ännu större överskådlighet.

Enda kvarvarande nackdel med buntning av betalningar är att man måste göra en aktivitet ytterligare, och att bank- och postgirokontona inte är aktuella förrän denna bokföring gjorts.

Vid buntning av leverantörsbetalningar görs bokföring av dessa i funktion LR63. Därvid skapas en bunt per betalningsdag som finns registrerad på respektive betalning. I rutinen kan man välja till och med vilket betalningsdatum som bokföringen ska omfatta. Här rekommenderas att inte sätta datumet längre fram än till och med dagens datum eller till och med nästa dag. Alla betalningar med senare datum ligger kvar i registret i väntan på senare bokföring.

Vid telebetalning är det särskilt viktigt att man inte sätter datumet längre fram. Om så görs kan det nämligen senare komma betalningar på samma betalningsdagar och det skulle då medföra flera buntar med samma betalningsdag.