Hanteringstips (KR.B)

KR.B        HANTERINGSTIPS

 

KR.B1        Kravrutin och debitering av dröjsmålsränta

 

Krav och debitering av dröjsmålsränta kan utföras enligt tre olika metoder:

 

 

 

a)        Automatisk kravrutin och dagfördagberäknad dröjsmålsränta

 

Denna metod är den vanligaste enligt svensk praxis. Den innebär att kunder med försenade betalningar ges en, två, eller tre påminnelser före eventuell inkassorutin och att dröjsmålsränta beräknas efter det att kunden har betalat, baserat på verklig försening i dagar.

 

Påminnelser görs regelbundet, en gång per vecka eller var tionde dag.

 

Gå tillväga enligt följande:

 

SY441        Fastställ eventuella respitdagar vid påminnelser.

 

 

 

 

Automatisk debitering av dröjsmålsränta görs med en rutin som framställer separata dröjsmålsräntefakturor. Gör följande:

 

SY441        Fastställ eventuella respitdagar vid ränteberäkning.

 

KR1        Fastställ generell räntesats i KR12 eller räntesats per kund i KR11.

 

 

 

 

 

Vid automatisk rutin ska man i funktion SY441 välja om även räntefakturor ska vara föremål för dröjsmålsränta vid sen betalning.

 

 

 

Denna metod är lämplig för företag med fasta betalningsrutiner vid månadsskiften, exempelvis kontoföretag. Den kombineras ofta med betalningsvillkoret fri betalningsmånad, alltså förfallodagen är den sista i varje månad.

Metoden innebär att ränta debiteras vid varje månadsskifte med viss räntesats på förfallet belopp, oavsett förseningens längd.

Funktion KR71 eller KR72 används. Med KR71 produceras kontoutdrag för samtliga kunder, med KR72 skrivs saldolistor. Kontoutdragen kan användas enbart som påminnelser utan räntedebitering.

 

 

c)        Manuellt framställda dröjsmålsräntefakturor

 

Denna metod används om räntan ska beräknas på annat sätt än enligt standard och för diversekunder.

För diversekunder kan funktion KR51 användas för beräkning av dröjsmålsräntans storlek.

Fakturering sker med hjälp av funktion FA71, manuell räntefakturering.

 

 

KR.B2        Delbetalning av kundfaktura, förskott och a konto

 

Det förekommer olika tillfällen då en kundbetalning inte överensstämmer med kundreskontrapost. INFOFLEX GROSSIST särskiljer tre olika fall:

 

a) Delbetalning av viss faktura

b) Förskott på viss kundorder

c) Förskott eller handpenning vid kassaterminal

d) A-kontobetalning som ej avser en viss bestämd order eller faktura

 

Jämför även avsnitt FA.B14, förskott som ska dras av på faktura.

 

 

a)        Delbetalning av viss faktura

 

I de fall då man redan vid faktureringen vet att en viss faktura ska betalas i ett antal delposter är det enklast att redan vid faktureringstillfället dela upp fakturan.

Vet man inte detta vid faktureringstillfället går det bra att registrera delbetalningar på en faktura, varvid systemet bevakar återstående belopp.

Delbetalning registreras i funktion KR311 genom att inbetalt delbelopp registreras i beloppsfältet. Resterande belopp visas i restfältet.

 

 

b)        Förskott på viss kundorder

 

Erhålls förskott på en kundorder registreras ordernumret i funktion KR33.

Systemet debiterar beloppet på det likviditetskonto som angivits för betalning och krediterar systemkontot för erhållna förskott (systemkonto enligt SY62).

Beloppet registreras på ordern och detta belopp kommer automatiskt att dras av vid faktureringstillfället och samtidigt debitera systemkontot för kundfordringar.

 

 

c)        Förskott eller handpenning vid kassaterminal

 

I kassaterminalen KT1 eller KT2 kan kundorder registreras för senare leverans och betalning. På en sådan kundorder kan handpenning registreras. Systemet kallar detta för förskott.

 

Om förskott registreras i KT1 eller KT2, skriver systemet en kvittering på den orderbekräftelse som framställs. Förskottet lagrar detta på kundordern på samma sätt som om registreringen gjorts i funktion KR33. Vid betalning kommer förskottet automatiskt att dras av.

 

Det går bra att registrera förskottet kontant eller på olika kontokort. Förskottet kan även fördelas på olika betalningssätt.

 

Skulle förskottet ha blivit felaktigt angivet eller skulle ett ytterligare förskott betalas in, går det bra att i KT1, KT2 eller KR33 åter anropa samma ordernummer och registrera ytterligare ett förskott. Observera att denna registrering inte ersätter utan förändrar tidigare registrering. Om förskottet ska sänkas eller elimineras, anger man ett negativt belopp.

 

Kreditering av förskott kan endast göras i KR33.

 

 

d)        A-kontobetalning som ej avser en viss bestämd order eller faktura

 

En a-kontobetalning som ej kan hänföras till viss faktura eller order registreras i KR33. Det a-kontobelopp som anges bokförs automatiskt och krediteras kundfordringars konto.

 

När kundens mellanhavanden slutregleras som betalning i KR311 måste man ange J på frågan om flera betalningar ska registreras från samma kund. Det inbetalda beloppet för fakturan/fakturorna minskas då genom att man "betalar" a-kontoinbetalningen.

 

Detta görs genom att ange a-kontoinbetalningens verifikationsnummer i fakturanummerfältet, eller genom att bläddra fram den med F1, och därefter boka den på vanligt sätt.

 

 

KR.B3        Multisökning på kundnummer

 

Vid registrering av kund i KR11 och ett antal andra positioner där kundnummer efterfrågas kan s k multisökning göras på kundnummer.

 

Multisökning är en sökning efter ett begrepp varvid flera alternativa söknycklar kan användas.

 

Multisökning anropas med F5. Systemet begär önskad söknyckel. Man kan välja mellan:

 

1        =        Sökning på kundnummer

2        =        Sökning på kundgrupp och kundnummer

3        =        Sökning på kundens söknyckel 1

4        =        Sökning på kundens söknyckel 2

5        =        Sökning på klass och kundnummer

 

Sedan man valt söknyckel väljer man från och med vilket nummer sökningen ska börja. Systemet läser då in de 200 närmaste posterna och bland dem kan man med olika funktionstangenter stega fram och tillbaka tills man funnit rätt post. Denna hämtas med F4. Vill man söka på nästkommande 200 poster trycker man F9 på sista sidan.

 

 

KR.B4        Hantering av tillfälliga kunder

 

Kontantkunder och tillfälliga kunder, för vilka man inte har behov av individuell statistik och eventuellt inte heller kravrutin, behöver inte registreras individuellt i kundregistret.

 

För dessa finns två möjliga hanteringssätt:

 

 

KR.B4.1        Registrera försäljning på särskilt kundnummer för diversekund

 

Det är lämpligt att i KR11 registrera en så kallad diversekund. En diversekund karaktäriseras i systemet av att endast kundnummer och kundgrupp har fyllts i.

Som kundnummer kan användas ett kort och enkelt nummer, exempelvis DIV eller, ännu bättre, bara Ö för övrig. Även om det är en diversekund kan det vara lämpligt att kunna skilja på olika grupper av diversekunder. I så fall rekommenderas att en diversekund läggs upp för varje kundgrupp med kundnummer Ö01 för kundgrupp 01, o s v. Ö har fördelen att det kommer i slutet av kundregistret till skillnad från om diversekunden numreras som DIV eller liknande.

 

När en diversekund anges vid registrering av order, faktura eller i kassaterminal kommer systemet automatiskt att efterfråga kundnamn och adress. Dessa uppgifter skrivs då in direkt på ordern/fakturan, men lagras inte i systemet.

 

En nackdel med denna metod är att det inte är möjligt att automatiskt skicka ut påminnelser och räntefakturor, eftersom det kan finnas flera kunder på samma kundnummer.

 

Denna metod lämpar sig därför bra vid kontant betalning eller då det är mycket sannolikt med rättidig betalning.

 

Vid registrering av betalningar för diversekunder anges lämpligen fakturanumret i fältet transaktionstext. Därigenom kan betalningen identifieras på utskrivna kontoutdrag för diversekunderna.

 

För diversekunder kan inte påminnelser och automatiska dröjsmålsräntefakturor produceras av systemet. En uppföljning av betalningarna kan dock göras manuellt från kontoutdrag framtagna under KR71 för diversekunderna.

 

Dröjsmålsräntebeloppen beräknas för varje faktura under KR51 och eventuell fakturering kan sedan utföras manuellt under FA71, fakturering av räntor.

 

 

KR.B4.2        Registrera försäljning på tillfällig kund med unikt kundnummer

 

I de fall där man vill ha möjligheten till normal påminnelse- och dröjsmålsränterutin registreras kunden på normalt sätt i funktion KR11. Detta görs ju lätt genom direktuthopp från orderregistrering, fakturering eller kassaterminal.

 

Kunden ska emellertid kodas som tillfällig kund. Detta görs med koden XX i fältet "källa". Därutöver behöver endast kundnummer, kundgrupp, namn och adress registreras.

 

I detta fall hanteras kunden av systemet som en normal kund tills full betalning skett.

 

Vid valfria tillfällen, exempelvis vid månadsslut eller årsslut, kan bortrensning av alla tillfälliga kunder utan kvarvarande saldon genomföras. Detta görs med hjälp av funktion KR197. Denna funktion raderar då berörda tillfälliga kunder och flyttar över all statistik till permanenta diversekunder. För uppläggning av dessa, se KR.B4.1.

 

 

KR.B5        Kassarabatter och andra avdrag vid kundbetalningar

 

Då kunderna vid betalning gjort avdrag, exempelvis för kassarabatter, faktureringsavgifter eller gjort andra avvikelser som ska godtas, gå tillväga enligt nedan.

 

Registrera kundbetalning som vanligt i funktion KR311.

 

Ska avdraget godtas, ange motsvarande belopp i rabattfältet. Systemet kommer då att föreslå att beloppet konteras på systemkontot för kassarabatter och fakturan registreras som slutbetald.

 

Ska avdraget inte godtas anges inget belopp i rabattfältet, medan det betalda beloppet anges i beloppsfältet. Systemet visar då restbeloppet i restfältet. Vid uppdatering registreras betalningen som en delbetalning och fakturan kvarstår som oreglerad.

 

 

KR.B6        Betalning i utländsk valuta

 

Oavsett om fakturering skett i svensk eller utländsk valuta registreras kundfordran i bokföringen i svenska kronor.

 

Då kunden betalar en faktura i utländsk valuta uppstår alltid en valutadifferens vid kundbetalningen eftersom valutan är föremål för förändringar.

 

Tillvägagångssättet är följande:

 

Betalningen registreras som vanligt i KR311. Välj betalningssätt, exempelvis bank om pengarna sätts in på bankkonto. Som belopp föreslår systemet fakturabeloppet omräknat till svenska kronor vid faktureringstillfället. Ändra beloppet genom överskrivning till det belopp som verkligen gått in på kontot.

 

Systemet kommer då att efterfråga ett ytterligare konto. Här anges lämpligen kontot för kursdifferenser. Beloppet salderas med ENTER i beloppsfältet.

 

 

KR.B7        Korrigering av felaktig kundfaktura

 

Upptäcker man att en kundfaktura blivit felaktig bör man gå tillväga på följande sätt:

 

 

a)        Om endast konteringen blivit felaktig

 

Är fakturering och kundreskontra integrerade kan konteringen i bokföringen endast bli fel om faktureringen gjorts i fel modul inom FA eller om kontonumren varit fel angivna i systemparametrarna SY62.

 

Om så är fallet kan konteringen korrigeras genom korrigeringsbokning i bokföringen. Tillämpas integration med bokföringen ska aldrig bokföring ske på kontot för kundfordringar. Påverkas kundfordringarna ska korrigering alltid göras enligt C nedan.

 

 

b)        Om endast förfallodag blivit felaktig

 

Korrigera förfallodagen i funktion KR22. I denna funktion kan även transaktionstexten ändras.

 

 

c)        Om kund, belopp eller annat blivit felaktigt

 

Ta bort den felaktiga fakturan genom att först lägga in en motfaktura (kreditfaktura om den felaktiga var en vanlig faktura eller tvärt om) under FA eller KR21 med i övrigt identiska uppgifter. Gå sedan in i KR311 och registrera både faktura och motfaktura som betalda. Som betalningssätt ange förslagsvis kassa vid registreringarna.

 

Den felaktiga fakturan är nu eliminerad och en ny inläggning görs under FA1 eller KR21, denna gång med riktiga uppgifter.

 

 

KR.B8        Bokning av kundförluster

 

Tillvägagångssätt vid reservation för icke definitiv kundförlust:

 

 

 

Tillvägagångssätt när en kundförlust ska bokföras som definitiv:

 

 

 

                                                                                     

 

KR.B9        Utländsk text på formulär

 

Engelsk text på kundformulär kan erhållas på två sätt:

 

 

 

 

KR.B10        Summering av betalningssumma i verifikationsregistret

 

Ett problem vid avstämning av check och plusgiro är att varje kundbetalning skapar en verifikationsrad i huvudboken, medan ett flertal betalningar som gjorts samtidigt normalt bara återfinns med en totalsumma i bankens kontoutdrag.

 

För att underlätta avstämningen kan man då välja att betalningssumman ackumuleras i bokföringsverifikationens textfält. Summan nollställs vid utskrift av bokföringsjournal. Det innebär då att totalsumman för betalningen kan återfinnas i den sista betalningsverifikationens textfält.

 

Varje betalningssätt summeras för sig.

 

För att betalningssumman ska summeras i verifikationstextfältet ska systemparametern "summering av bet.summa i ver.text" i funktion SY441 ställas till J.

 

 

KR.B11        Kreditgräns, spärrar och varning för obetalda fakturor

 

I INFOFLEX GROSSIST finns ett antal olika sätt att varna vid försenad betalning och att spärra kunder och orderregistrering, för anvisningar se avsnitt KO.B3.

 

 

KR.B12        Hur man lägger upp flera kunder med likartade uppgifter

 

Vill man lägga upp en ny kund med den mesta informationen lik en annan kund gör så här:

 

1.        Gå till KR11.

2.        Ange kundnumret för den kund som ska kopieras.

4.        Ange den nya kundens kundnummer.

5.        Ändra de fält som ska ändras.

6.        Uppdatera med F10.

 

 

KR.B13        Hur man lagrar tilläggsinformation på kund

 

Då modul TX, textregister, finns installerad finns möjlighet att registrera ytterligare information på kunden än vad som ryms i informationsfältet i kundregistret.

 

Registrera önskad informationstext i funktion TX11. Textnumret ska vara lika med kundens kundnummer. Informationen kan därefter hämtas i funktion KR93, kundupplysningar på skärm, genom att man trycker funktionstangent F9 eller KR11, KR92 med F9.

 

 

KR.B14        Årsbonus

 

Systemet hanterar årsbonus till kunder genom avräkning direkt på faktura eller genom beräkning i efterhand vid årets slut.

 

För att kunna använda standardfunktionen för årsbonus ska samma bonussats vara tillämplig för all försäljning till en viss kund. Se avsnitt KR.B14.1 och KR.B14.2 nedan.

 

Ska olika bonussatser användas för olika varugrupper på samma kund, se anvisningar nedan under avsnitt KR.B14.3.

 

I standardfunktionen för årsbonus är det möjligt att sätta en undre gräns från vilken bonus utgår, en s k bonusgräns. Denna anges som en procentsats av budgeterad försäljning till kunden. Därigenom kan en hög bonussats tillämpas på toppen till en genomsnittligt relativt låg kostnad. Systemet möjliggör också ett system med ökningsbonus.

 

Då standardfunktionen för årsbonus används, registreras i funktion KR11 en försäljningsbudget i kronor för varje bonusberättigad kund. I efterföljande fält anges bonusgräns i procent av försäljningsbudgeten samt bonussats i procent.

 

I funktion SY441 anges om bonus ska dras direkt på faktura, visas på faktura eller enbart beräknas i efterhand. Därtill anges om bonus ska beräknas på verksamhetsår eller kalenderår.

 

 

KR.B14.1        Standardfunktion med årsbonus direkt på faktura

 

Har man valt att bonus ska dras direkt på faktura, görs detta på all fakturering, manuell eller automatisk, utom av dröjsmålsräntor. Funktionen gäller även för fakturor och kontantkvitton i kassaterminalen, KT. Försäljning genom snabbkassan, KA, blir dock inte bonusberättigad, eftersom denna registreras på ett samlingskundnummer.

 

Ska bonus dras direkt på faktura, måste ett artikelnummer för en bonusartikel registreras i SY441. Artikeln måste finnas upplagd i artikelregistret med den benämning som man önskar får utskriven på fakturorna.

 

Systemet kommer i detta fall att på varje faktura kontrollera om kunden är bonusberättigad. Är kunden bonusberättigad och omsättningen inräknat fakturabeloppet överstiger bonusgränsen, påförs en artikelrad med bonus.

 

Bonusbeloppet beräknas utgående från för kunden angiven bonussats och baseras på fakturabeloppet. Om bonusgränsen passeras i och med fakturan i fråga, beräknas bonusen endast på det belopp varmed bonusgränsen överskridits.

 

Vid manuellt framställd faktura eller kontantkvitto ges alltid möjlighet att ändra eller stryka påfört bonusbelopp.

 

Det är möjligt att med hjälp av normala konteringsregler få bonus särredovisad på särskilda försäljningskonton.

 

 

KR.B14.2        Standardfunktion med årsbonus utbetald i efterhand

 

Ska bonus utbetalas i efterhand, ska detta anges genom att man i funktion SY441 på frågan om årsbonus väljer V, varvid ev bonus alltid visas som en extra textrad på faktura, eller E, varvid ev bonus ej visas på fakturan.

 

Bonusunderlag skrivs ut i funktion KR73. Bonusunderlaget är utformat så att det kan tillsändas kunderna.

 

Utbetalningarna till kunderna kan administreras som normala kreditfakturor med hjälp av funktion FA13, varvid moms påförs enligt normala regler.

 

 

KR.B14.3        Olika bonussatser för olika varugrupper

 

Ska olika bonussatser gälla för olika varugrupper för samma kund, kan inte bonus påföras direkt på faktura.

 

Skulle enstaka försäljningar göras av exempelvis varor till specialpriser som inte ska vara bonusgrundande, kan man gå runt problemet genom att vid dessa tillfällen använda ett annat kundnummer som inte är bonusberättigat. Observera också möjligheten att i tillämpliga fall stryka eller ändra bonusen på fakturan.

 

Vill man konsekvent arbeta med ett system med olika bonussatser för olika varugrupper, kan ett bonusunderlag specialutformas med hjälp av utläsning information via U/SQL till t ex MS Excel.

 

Alternativt kan bonusen beräknas utgående från försäljningsstatistik fördelad på kund och varugrupp i funktion KR82, som dock endast finns ackumulerad för verksamhetsår, eller från en utselekterad lista i modulen FS, fakturastatistik, som kan selekteras på valfritt datumintervall.

 

 

KR.B.15        Buntning av bokföringsverifikationer

 

Systemet innehåller möjlighet till att bunta bokföringsverifikationer för registrerade fakturor och betalningar.

 

Varje registrerad faktura och kundinbetalning får alltid ett eget nummer i kundreskontran. Om bokföringsmodulen är integrerade med kundreskontran, vilket väljs i funktion SY441, parametern "Integration med bokföring", och buntning inte tillämpas, skapas en bokföringsverifikation för varje kundreskontratransaktion.

 

Att inte bunta ger en mycket konsekvent korskoppling mellan bokföring och kundreskontra och därigenom en stor överskådlighet. Å andra sidan belastar en stor transaktionsmängd bokföringens verifikationsregister. En allmän regel blir därför att vid stora transaktionsmängder är buntning att föredra.

 

Om buntning ska tillämpas eller ej anges i funktion SY441.

 

 

KR.B15.1        Buntning av kundfakturor

 

Korskopplingen med samma nummer i kundreskontra och bokföring ger stor genomsynlighet i systemet, när man exempelvis önskar analysera transaktioner på olika konton i bokföringen. Normalt rekommenderar vi därför att buntning endast tillämpas för fakturor om transaktionsmängderna är mycket stora.

 

Buntning av kundfakturor görs automatiskt av systemet när fakturorna skrivs ut, om så valts i SY444, separat verifikation för varje faktura J/N.

 

Om endast en verifikation per dag önskas, måste således all fakturering ske endast en gång per dag, och alla fakturorna skrivs ut samtidigt. När en faktura är uppdaterad går man direkt vidare med att registrera nästa faktura, utan att skriva ut den första. När alla fakturor är gjorda backar man ur faktureringen och först då skrivs fakturorna ut, och kontering i bokföringen kommer att göras på det första fakturanumret. I verifikationstexten kommer hela fakturaintervallet att skrivas in.

 

 

KR.B15.2        Buntning av kundinbetalningar

 

För betalningar finns det större anledning att använda buntning. Det är ju normalt att på kontoutdrag från bankgiro och plusgiro alla betalningar som gjorts en viss dag visas som en summapost. Används inte buntning av bokföringsverifikation finns i bokföringens huvudbok i stället ett flertal poster, en för varje betalningstransaktion.

 

Om buntning inte används kan visserligen en viss hjälp erhållas vid avstämning genom att vid utskrift av huvudboken för bank- eller plusgirokontot be att få en summering per dag, men buntningen ger en ännu större överskådlighet.

 

Enda kvarvarande nackdel med buntning av betalningar är att man måste göra en aktivitet ytterligare, och att bank- och plusgirokontona inte är aktuella förrän denna bokföring gjorts.

 

Innan uppdatering av bokföring har gjorts finns möjlighet att återkalla en kundbetalning. All hantering av kundinbetalningarna och buntarna görs i menyn KR3.

 

Vid buntning av kundinbetalningar görs bokföring av dessa i funktion KR38. Efter uppdatering erhålls en uppdateringsbekräftelse, men journal rekommenderas fortfarande. Denna skrivs ut som vanligt i funktion KR6.

 

 

KR.B16        Autogirorutin

 

Om man har modulen för autogiro, ett program för telebetalning alt internetbank och avtal med banken för tjänsten autogiro kan man hantera autogirouppdrag.

 

Det går så till att man i KR11 markerar kunderna med kod P för plusgiro eller B för bankgiro, beroende på vilken betalningscentral som används. Båda kan användas parallellt om man har telebetalningsprogramvara för det.

 

I KR11 anges dessutom de uppgifter som centralerna behöver ha för att administrera betalningsuppdragen. Om man tidigare registrerat sin kund hos centralen men vill ändra uppgifter så skrivs de nya uppgifterna helt enkelt in på kunden. Vill man avsluta autogirouppdragen för kunden så tar man bort uppgifterna.

 

För att dessa grunduppgifter ska läggas upp, ändras eller tas bort hos respektive betalningscentral så kör man programmet KR3441 som tar fram alla nya, alla ändrade samt alla kunder som ska tas bort från registret i betalningscentralen. KR3441 måste alltså köras varje gång en ny kund läggs upp, uppgifter ändras eller ska tas bort.

 

KR3442 används sedan för att löpande skicka över betalningsuppdragen till centralerna. I KR3442 tas alla fakturor som ska betalas av kunder som man har autogirouppdrag för, fram och skickas till rätt central. När man godkänner att sändningen gått bra så bekräftar man det och fakturorna märks upp så att de inte skickas iväg flera gånger.

 

I KR321 hämtas regelbundet utförda betalningsuppdrag från centralerna och bokas automatiskt av mot fakturorna i reskontran i funktion KR322. Betalningsposter som på något sätt inte stämmer överens med öppna fakturor kan skrivas ut på observationslista, för senare manuell avstämning.

 

Se vidare under respektive programpunkt i handledningen.